建筑工程电子文档管理研究与分析

建筑工程电子文档管理研究与分析

周影

广东华隧建设集团股份有限公司510280

摘要：为了加强企业和项目部对现场施工进度和质量的管控，文章以某地铁土建工程项目引入电子文档使用为例，系统介绍了其在建造全过程中实施施工资料电子化工作方案，分析了该工程项目在实施电子档案建设时的难点，并基此提出提高电子文件的管理措施。

关键词：电子文件；电子签章；电子档案；建设工程

引言

施工项目文件是建设项目单位从项目前期准备到竣工验收所产生的工程信息文件。建设工程电子文件，是以电子媒介作为工程信息的主要存储介质，并通过互联网或者电子设备进行传阅和保存。它将建设工程质量验收、质量检查以及施工记录等通过互联网技术，实现资料和信息的实时共享和管理，是各参建单位加强现场管理的一种高效便捷的手段，是以信息化带动传统企业转型升级的重要转变途径，是进行绿色施工的重点建设要求。

在此基础上，住房和城乡建设部于2017年发布了“电子文件和电子档案管理建设条例”，规范了电子文件和电子档案的建设要求。并要求施工单位负责工程电子文件管理的组织和协调，组织招标、勘察、设计、施工、监督、检测等单位，对单位组建的工程电子文件进行捕获，整理和归档，并向建设单位交付。

本文以某地铁项目土建工程为例，阐述其如何利用建设工程电子文件实时在线数据分析来提高现场的质量监管力度和帮助决策层对质量问题作出有效决策，证明电子文件在施工期间的质量控制中的重要性。

1、工程概况

1.1项目简介

该项目为某地铁项目土建工程，共1站1盾构区间，其中车站为地下明挖车站，采用整体式矩形框架结构。车站总长679.233m，宽度11.080m～27.825m，开挖深度17.102～20.855m。车站主体标准段为地下两层两跨钢筋砼框架结构。盾构区间隧道左线长1623.871m，右线长1615.136m。整个项目各工点全部利用电子文档来记录施工数据，并生成规范的档案文件，为后期建设工程档案归档做准备。

图1项目整体卫星图

1.2该项目电子文件开展的难点

该项目施工工期紧，建筑体量大，且新版的《建筑工程施工文件管理规程》加入样本容量和最小抽样量的计算，还需要将现场检查和检验的原始记录附在检验批上，作为填写检验批质量验收记录的依据。因此，做好内外部产业对接是整个电子文档发展的难点。

2、电子文件特点

2.1存储载体多种多样

传统的文档记录，载体是纸质文件，而电子文件，载体包括各种形式的U盘，磁盘，光盘等。

2.2信息传递高效便捷

传统纸质文件，由于原文件单一，在同一时间同一地点只能为一个客户服务，信息传递不便，而电子文件通过互联网高效传递信息，可以同一时间为更多的客户提供服务。

2.3文件制作环保高效

传统纸质文件制作，通过人为打印、盖章、审签等一系列程序，最终才形成合法有效文件，而电子文件形成，将上述工作全在电脑系统内形成，更环保、高效。

2.4信息存储量高

不论是磁盘或者光盘，还是其他电子载体，较传统纸质载体，存储使用空间都大大压缩。

3、工程电子文件质量要求

3.1内容真实、完整、准确、系统

项目电子文件的内容必须真实，完整，准确，系统，与实际项目一致，能够反映施工活动的全过程。其内容及其深度必须符合当前国家技术规范，工程勘察，设计，施工，监理等相关标准和程序。

3.2完整的电子签章

工程电子文件应包含有效，完整和可读的电子签名。

3.3电子文件清晰和规范

传输文件人员必须确保电子文档图像清晰完整，不会出现歪斜，失真或页面泄漏。

4、电子文件实施方案

4.1电子文件应用目标

结合建筑工程施工文件管理规程，建立有序的内外业衔接秩序，实时采集和记录现场验收情况和验收数据，加强现场验收数据的有效性和准确性。通过电子文件加强对现场质量问题把控能力和对项目进度进行动态跟踪和分析，同时，降低施工项目部的纸张投入量，减少成本，进行绿色施工。

4.2实施方案

在该项目开始实施前，进行全过程的梳理，明确每个工作节点任务和计划内容，整个过程集项目部、企业以及主管部门形成三位一体的监管体系，如图2所示。建设项目工程信息交互是项目部、参建单位总公司和分公司，主管部门以及城建档案馆是数据交换和传输的枢纽中心。在项目实际开展前期，对现场土建施工人员和资料员进行前期系统操作培训以及对新规范的熟悉。而后由土建施工员以及资料员对系统操作和新规范的培训，过程中配置专门的电子文件管理人员，负责电子文件编制过程的实时监督，以确保电子文件的及时性和合法性。交互平台配备有主管部门和档案管理人员监管账户，相关人员可登录系统远程监管。

图2项目实施开展流程架构图

5、电子文件应用

5.1内业资料一体化交互管理流程

各项技术资料，通过资料编辑模块中资料员在线系统编辑模块、施工员手机端APP数据录入模块编制完整后提交至资料审批模块，经项目部、监理等各方审批后分门别类存储至资料管理模块，项目竣工后移交档案馆。原材料合格证、检测报告等质量保证资料通过互联互通中心或者原件经加工扫描成电子文件后按前述流程完成交互。

5.2移动设备保证数据的真实性和可靠性

利用手机设备拍照功能，对现场实际情况进行记录和留底，提高现场验收数据真实性，避免工程资料造假。并且，对资料实际形成时间以及资料审批时间进行实时记录，提高流程以及资料审批透明度，保证现场验收的真实和可靠。

5.3确保监理到岗，规范验收程序

利用照片保存监理到岗情况，避免因为监理未到岗施工单位自己验收，违规施工等情况引起的一系列质量和安全问题。通过对到岗的监理进行拍照，确保责任到岗，将验收流程规范化。

5.4检验批无纸验收

《建筑工程施工文件管理规程》验收环节加入了现场验收检查原始记录表的填写，为真正进行无纸化验收及保障数据原始性。该项目中现场验收检查原始记录表主要是通过手机移动设备进行录入和采集，并通过现场拍照等作为现场验收佐证材料，提高现场验收真实性。

5.5物质进场跟踪

通过电脑PC端以及手机端等设备，可以对项目部中的材料报审情况进行实时跟踪和查阅。利用物质追踪功能，加强对现场进行物质跟踪以及对材料报审结果进行管理。

5.6隐蔽工程验收

隐蔽工程验收主要采取对现场隐蔽部位进行拍照留底，加强对隐蔽工程现场环境采集，有针对性地进行隐蔽工程隐蔽过程追踪，项目部有针对性地对隐蔽之前、隐蔽时以及隐蔽之后现场状况留底，还原现场实际情况。

5.7施工方案报审

该项目采用专项方案电子报审，通过实时上传方案至云平台，加强项目部领导班子以及公司领导层对现场方案落实情况进行跟踪。因此，公司各有关部门可直观看到公司所辖项目部方案编制以及专家论证情况，。

5.8电子档案归档

施工过程资料作为归档资料一部分，需要加强过程中规范操作。该项目以“建设项目电子文件和电子档案管理技术规程”和“电子档案元数据标准建设”的相关要求为基础，用于编制电子档案。在电子档案制作过程中，系统对元数据进行自动获取，并且记录对应关系实体的相关流程操作，避免手动录入，为将来电子化归档以及自动化归档做准备。归档数据的归档是离线归档或在线归档。有必要不断深化电子文件加密算法和加密签名，以实现电子文件的高效，安全，高效传输。

6、结语

某地铁项目土建工程采用电子文件进行施工过程资料的编制，减少了纸质数量的投入，并且通过电子文件的使用实现了互联网线上的电子文件利用，加强公司领导和项目管理人员对数据的动态管理。通过手机端的投入使用，加强了内业和外业的有机互动，实现了内外业结合。其成功范例可为建筑业进一步推广使用电子文件提供借鉴参考。当前电子文件在建筑界的应用是建筑施工质量管控的时代性改革，难免会产生诸多问题，但是，通过全体同仁的共同努力，在不久的将来，必将更好地为建设项目信息化建设服务。

参考文献：

[1]中华人民共和国建设部.建设电子文件与电子档案管理规范[M].北京：中国建筑工业出版社，2007.

[2]马智亮，秦亮，任强.建筑施工项目信息化管理系统框架[J].土木工程学报，2006，39（1）：103-107.

[3]CJJ/T187-2012建设电子档案元数据标准[M].北京：中国建筑工业出版社，2013.