医院人事档案管理存在的问题及对策

医院人事档案管理存在的问题及对策

邹丽颖

邹丽颖

（辽宁本钢档案馆山东辽宁117000）【中图分类号】G271【文献标识码】A【文章编号】1007-8231（2011）12-2040-02

医院人事档案是指医院医护人员在医疗、科研等过程中形成的文字材料，它反映了医护人员的思想品德、专业能力、工作业绩和科研水平等方面的情况。人事档案及其管理在医院发展建设中起着不可替代的关键作用，为医院领导提供各类人员的信息,为劳动工资制度改革、医院各类专业技术人员的职称评定和医院职工享受各种福利待遇提供依据，是医院人才开发的重要资源。随着医院规模的不断扩大、人事制度改革的不断推进，使人事档案管理工作逐渐成为公众关注的焦点之一，也给医院人事档案管理提出了更高的要求。但医院现行的人事档案管理工作模式明显滞后，不能适应现代医院发展的需要，甚至阻碍着医院的发展。

1医院人事档案管理存在的问题

1.1人事档案管理意识淡薄

由于医院的中心工作是医疗，是为广大群众提供优质、安全的医疗服务，因此普遍存在重医疗质量及业务的发展而忽视其他方面，特别是原本就不引人注意的档案管理工作，归档意识和利用意识都比较淡薄，直接影响了医院的人事档案管理工作。科室和个人不主动把各种进修培训、工作业绩和科研等材料归档，缺少个人业务能力、工作表现等动态信息的补充，造成人事档案内容的不齐全、不完整，部分人事档案内容陈旧，只是干部履历表、本人政治情况、入党入团材料、工资变动情况等，不能全面地反映医院各类人员真实的历史和现状。人事档案收集工作不及时、不到位，不能及时补充新内容，导致许多材料丢失，破坏了人事档案的完整性。

1.2人事档案管理方式和手段相对落后

目前，人事档案管理基础设施相对落后，铁制档案柜的防潮隔热效果不佳，陈旧的纸质人事档案出现发黄、受潮、霉变、虫蛀等现象，经过多次整理的纸质人事档案，损毁现象较为普遍，严重影响了档案的完整与安全。

医院档案室的计算机管理仍停留在初级管理阶段，与档案信息化建设的要求相差甚远，损毁、丢失和涂改人事档案的现象时有发生。还有的人事档案混乱，材料来源不明；有的字迹不清，难以辨认；有的应归档而没有归档，不应归档却归档。

人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。随着计算机软件的成熟，档案管理已经逐步向电子化、数字化的方向发展，大大提高了档案的科学管理水平和工作效率。但医院的人事档案目前大都还采取手工编辑、查找、检索，使人事档案在利用过程中不能以最快的速度、最简捷的方式进行，极大地影响了工作效率。

1.3人事档案管理者主动服务意识相对薄弱

大部分医院人事档案都是由人事部门或办公室工作人员兼职。人事档案工作量大而繁琐，在日常的档案材料收集和整理过程中，由于兼职档案员的专业知识和能力有限，在一定程度上制约了医院人事档案管理的发展，也往往使档案质量得不到保证；而且相当一部分人是从临床、护理岗位转岗而来，档案专业知识匮乏，使档案管理水平落后于时代发展的要求。缺少档案专业知识、保管条件落后、档案人员队伍不稳定，这些问题既影响了人事档案管理人员的积极性，又影响了人事档案的管理水平，使人事档案在管理中普遍存在“重管理、轻利用”的现象，只是沿袭传统的工作模式，对材料的收集缺乏主动性和及时性，只是被动地提供档案资料，忽略了医院人事档案的动态性规律，没有树立起开发利用档案信息、主动为医院各项管理工作服务、为领导提供系统的人事档案材料的意识。

1.4“人档分离”现象严重

有些大学生由于毕业分配派遣等原因，学生档案已无从查找，只好重新建档。这样建立的人事档案，内容匮乏，缺少系统性，忽视原有档案的真实性，利用价值不高。

另外，随着卫生人事制度的改革，人才流动加速，有些人递交辞职报告后一走了之，对记载个人信息的档案不闻不问，不关心自己人事档案的去向，导致单位虽有其人事档案却没有人在岗的现象出现。种种原因，造成“人档分离”。

1.5人事档案内容陈旧，质量不高，对新出现的档案材料的归档范围难以把握

相当多的人事档案材料陈旧，多数是个人履历、入党志愿书、职称评定、组织鉴定、工资变动情况等，材料空洞，多是反映过去情况的，反映当前情况的少；个人总结、组织意见多是套话，无法全面、公正地反映一个人的情况，缺少个人工作作风、职业道德等方面信息的补充。另外，针对专业技术人员新出现的档案材料的归档范围难以把握。如：卫生专业技术人员的资格考试合格人员的登记表、执业医师资格认定表、注册登记表、专业技术人员继续教育登记表等是否属于归档范围迄今没有明确规定。

2加强医院人事档案管理的对策和建议

医院的竞争归根结底是人才的竞争。人事档案是人才的主要信息来源，对医院全面掌握人才情况，优化卫生人力资源起着重要作用。因此，加强人事档案管理工作有助于医院的发展和提高医院的竞争力。

2.1增强档案意识，推动人事档案工作的开展

要增强领导的档案意识，把人事档案管理纳入重要议事日程，并作为医院发展的重要内容来抓，使医院人事档案管理与医院同步发展。医院领导要加强对人事档案工作的领导和支持，妥善解决医院人事档案业务建设、机构设置、人员配套、库房建设等问题。要增强医院职工的档案意识，使他们充分认识到档案的重要性，认识到档案与自己日常工作和生活的密切关系，更好地支持档案管理工作；同时，加大力度宣传《档案法》、《档案法实施办法》，以此来增强领导和档案工作人员的法制观念。

2.2加强人事档案管理，健全人事档案管理制度

在医院人事档案管理活动中，对于不适应新形势的规章制度必须进行改革，及时建立新的管理制度，使人事档案工作更加制度化、规范化。在档案收集上要及时、完整；在档案的鉴定上必须遵循“取之有据，舍之有理”；档案的整理归档要严谨、科学；档案的借阅应根据具体情况，注意档案的安全；档案的更新应及时、准确、完整，尤其应注意对档案的新内容进行及时主动地补充收集。

在人事档案管理工作中，要根据新形势、新情况、新任务，建立健全与之相配套的合理的人事档案管理制度，包括归档制度、借阅制度、收集制度等，使人事档案管理工作更加科学化、制度化、规范化，做到有章可循，有法可依。

2.3提高人事档案管理人员的素质，加强人事档案管理队伍的建设

在知识经济时代，现代化程度不断提高，医院人事档案管理工作涉及医院管理的方方面面，档案管理人员不仅要掌握档案学基础知识，还应结合医院人事档案的特点，具备医学、计算机、人事管理学、医院管理学的知识。人事档案管理队伍素质的高低，将影响人事工作的开展及医院的发展。因此，要选派各方面都过硬的干部从事人事档案管理。同时还要注重对现有人事档案管理人员的培训，使其适应新形势下对档案工作的新要求，从而全面提高医院人事档案管理人员的素质

2.4建立人事档案的网络化管理模式，增强服务意识，积极主动地提供利用

人事档案管理要与时俱进，实现网络化管理。这样既可以提高工作效率，也可以降低管理成本。同时人事档案信息地提供，也是医院用人的重要途径。因此，人事档案管理人员应认清形势，端正态度，注重人事档案的服务性，提高其价值，改变长期以来坐等上门的被动服务方式，积极主动为医院人力资源管理提供服务。

医院人事档案管理，不仅需要人事档案工作者严谨科学的工作态度，也需要院领导、各职能部门和广大职工干部地支持，只有这样才能不断开创医院人事档案工作的新局面，使其为医院的发展提供强有力地保障。