浅谈文秘档案管理工作

浅谈文秘档案管理工作

苏玉婷

肇庆市房屋测绘所广东肇庆

摘要：随着科学技术的快速发展，传统文秘档案管理工作也面临着前未有的机遇和挑战。在新时期，文秘档案管理工作如何抓住机遇，不断提高文秘档案工作管理水平，是每一个从文秘档案管理工作人员都必须思考的重大问题。本文从规范文秘档案处理程序，推进文秘档案管理工作，提高文秘档案管理质量，是当前一项重要的课题。

关键词：文秘档案；整理程序；管理工作

文秘档案作为记录事物的记事簿和还原历史的重要依据。文秘档案的真实记录成为人们日后不断观察和研究的依据。社会的进步促使文秘档案工作逐渐深入到人们的生活，利用科学和与时俱进的管理方式进行文秘档案管理，才能实现文秘档案管理工作的价值。因此，做好档案管理工作，对任何一个管理单位来说都具有重要的作用。

一、文秘档案处理程序

1.区分归档与不归档的档案盒（案卷）按照归档范围和不归档范围的规定，把不归档的、留存在本单位供工作参考的档案盒（案卷）与应归档的档案盒（案卷）区别开来，把应归档文件的档案盒（案卷）移交档案部门。

2.编制移交目录：就是把归档文件目录或案卷目录复印成一式三份，移交部门一分，接收部门一份，以便双方核对、检查。另一份留存在档案盒或案卷内。在移交目录后还应附有《移交备考表》，内容包括：档案盒（案卷）总数、移交人、接收人、交接时间等项目。

3.查验收归档档案盒（案卷）移交时，档案管理部门要对档案盒（案卷）进行严格检查。检查包括两主面的内容：检查档案盒（案卷）质量和检查档案盒（案卷）内文件的数量。

4.办理移交手续：归档文件的档案盒（案卷）检查完毕，对符合要求的档案盒（案卷）就可以办理具体移交手续。具体移交时，交接双方各拿一份移交目录，按照目录的内容清点归档文件的件号、页号、卷号；核对无误后，双方均应在三份移交目录和移交备考表上签字；将三分清单分别交由交接双方：一份文书部门或业务部门留存备查；两份存档案部门。

二、对文秘档案管理工作的建议

1.提高文秘档案管理人员的责任意识。文秘档案管理是一项专业性很强的工作，它要求文档案管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识。因此，文秘档案管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文秘档案管理工作。要认真学习《档案法》、《档案人员职业道德》和国家有关文秘档案管理工作规定，使文档案管理人员充分认识到做好文秘档案管理工作是自己应尽的义务。同时，要把文件的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为文秘档案人员的职责范围。

2.加强文秘档案管理工作的保密性，合理开发利用文秘档案。由于文秘档案管理工作的重要性，防止文秘档案的丢失、泄密。因此，要专门的档案管理人员进行管理，同时也要在安全工作上做好一切措施，例如：做好防盗、防火，以及防蛀等。除了档案管理工作的保密与安全性之外，档案所具有价值和共享也是人们不断关注的焦点，所以，我们应该采用多种形式，及时、准确、迅速的开发和利用文秘档案资源，使文秘档案管理人员不但要熟悉文秘档案管理工作，还能够对其的进行利用，提高文秘档案的利用价值。

3.加强文秘档案管理工作的信息化水平。掌握信息化技能，是新时期做好文秘档案管理工作的基础。计算机技术在文秘档案管理工作中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种信息化管理技术，迫切需要文秘档案管理人员去掌握和运用。文秘档案管理信息化是当前社会对文秘档案管理工作的必然要求。所以，文秘档案管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文秘档案管理人才。同时，要努力实现文秘档案管理工作的信息化水平。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解不同，对同一个文件的分类各异，就不可避免地产生分类不准确的现象，影响案卷的质量，给今后文秘档案的利用工作带来不便。通过利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率。

4.提升文秘档案管理人员的综合素质。提高文秘档案管理人员素质，推动文秘档案管理水平提升的关键。要注意加强文秘档案工作队伍建设，选择政治可靠、作风正派、责任心强的人员从事档案管理工作，注意对他们的教育培养，关心他们的工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。要注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。当前社会和经济生活处于快速发展时期，新的行业和领域不断形成，这些对文秘档案管理工作提出了新的要求和挑战。

三、结语

总之，文秘档案管理工作具有很强的挑战性。作为文秘档案管理人员要很好地把文秘工作和档案工作结合起来，强化责任意识，不断提高自己的专业素质和综合素质，从而提升文秘档案管理水平，更好地为经济建设服务。

参考文献：

[1]陈慧.文秘档案信息化管理的相关问题和实施原则[J].内蒙古电大学刊，2016，16（01）：73-85.

[2]李素芹.浅谈档案管理的规范化标准化[J].潍坊教育学院学报，2006（03）.

[3]李素芹.浅谈档案管理的规范化标准化[J].潍坊教育学院学报，2006（03）.