信息化环境下档案归档工作的提升策略徐杨

信息化环境下档案归档工作的提升策略徐杨

徐杨

徐杨

（河北省保定市涞源县交通运输局）

摘要：人类历史和社会发展需要通过档案来进行重要记录。档案记录着各机构的发展变化、各部门各项活动开展的职能记录等，为社会的发展提供依据。我们可以看到档案管理工作的重要性。而随着信息化时代的到来，电子档案成为档案管理的发展的必然趋势。

关键词：信息化；档案；问题；策略

电子档案归档工作是对电子文件身份确认的过程，其与纳入档案管理体系的电子文件的长久保存价值有直接的关系。电子档案归档工作中应将电子档案的文件按要求进行整合，如明确时间、相关软件、范围、格式等，电子档案电子文件的归档还应遵循按时归档的原则，将各部门档案进行集中归档，并按照一定的格式等将具有保存价值的档案存储于可脱机的载体上，并对电子档案进行双份备份。通过电子档案的归档工作，可以解决档案管理中归档文件的凭证与依据，也为以后档案归档文件的使用和资源共享打好基础，达到互补的目的。

1单位档案工作中存在的问题

1.1电子档案独立性较差

在电子档案应用前，大多数单位采用传统的纸质档案归存信息，纸质档案过于开放，缺少私密性，而且大部分都不重视对档案的管理保护，因此时常发生管理人员随意更改档案或者档案丢失的情况，这些工作上的不足在很大程度上降低了保存电子档案信息的可靠性和完整性。

1.2电子文件业务系统网络设计中档案管理功能不完善

电子文件业务系统的档案管理程序设计之初，没有档案管理人员参与；而多数档案工作者又对计算机及网络了解甚少，不具备改进其设计的能力。这样建成的企业电子文件业务系统中，对电子文件的归档管理不可能完全符合档案管理的要求，存在的问题自然也不会少。而在技术上，企业电子文件业务系统只设计了电子文件的逻辑归档功能，而没有考虑对其进行物理归档。然而这看似提高了工作效率，减少了档案工作者的负荷，但如果遇到病毒或者服务器网络遭到攻击，电子档案的丢失将难以避免。

2档案归档工作的提升策略

2.1正确认识档案

档案在企事业单位发展中有着重要的作用，以档案为依据，可以了解经营发展中的不足，从而不断完善经营策略。对此，应当重视档案工作，将档案工作上升到战略高度，结合档案工作实际，制定完善的档案管理机制，对档案工作做出明确的要求，从而更好地促进档案资源的利用。

2.2构建合理的电子档案归档管理体系

电子档案缺乏独立性，而且对电子档案归档的管理不足，因此想要提高电子档案的归档水平就需要在工作人员内部建立科学的管理体系，电子档案归档合理性的提高需要与实际情况相结合，具体表现为：第一，及时整理归档文件，集中保存待归档的文件；第二，在归档工作开始之前，确定合理的整理方法，然后由专门工作部门将文件整理成电子档案，并对此进行鉴定，监测；第三，制定科学明确的归档分类规定，如统一文档的格式和规格，逐一调整归档文件；第四，实行责任制，将责任明确到个人，确保每一项工作的落实。这种合理归档体系的制定有利于促进电子档案归档的顺利进行。

2.3电子档案归档工作的信息化

在电子档案归档工作中，应首先提高对档案的信息化建设重要性的认识，电子档案归档工作实现信息化管理是一项重要工作，各部门应引起高度重视，并增加相应的人力、物力、财力、精力的投入，树立正确的信息化档案管理意识，总结电子档案归档工作中陈旧的管理手段和方式，创新电子档案管理的机制，推进电子档案归档工作的信息化速度，实现档案信息资源的合理配置。将信息化的优势在电子档案归档工作中充分的发挥出来，为国家和社会发展提供更为优质的服务。

2.4转变观念，与时俱进，实现文档一体化管理

转变传统的档案观念，不再以归档作为档案形成的条件。把文档一体化这一概念贯穿到档案管理工作之中，力争做到提前归档。依据有关法规要求，保证电子档案从形成、传输直到归档的全过程由程序实现备份背景信息、记载载体数据，从而确保电子文件归档的质量。在程序上设计相关语句，对生成电子档案的专用软件必须一同归档；针对电子档案对设备的依赖性，应尽量采用知名的大型软件系统，因为这类软件具有发展的持续性和很好的向下兼容性，在应用软件更新的同时，应及时处理相应老版本的电子档案，将其另存为符合新软件要求并可以继续读取利用的档案格式，使其保存价值得以延续。

2.5严格检查电子档案的真实性和完整性

对电子档案进行长期归档的目的是为了保存历史真实，完整的档案信息，因此想要真正提高电子档案的归档水平就必须确保存档档案信息的真实性和完整性，主要包含以下几个部分：其一检查存档电子档案的格式、内容、规格、要求载体是否与纸质原件相同；其二则是存档档案的格式是否符合归档的统一要求。具体工作措施有：首先规定工作人员保留文件的纸质原件，对存档电子档案的每一次修改都要与原件进行对比修改，如此能够确保各种类型电子档案的检查都有对比原件。

2.6专业的档案管理人员培养

培养专业的档案管理人员首先应控制好人员的流动性；其次为保证电子档案归档工作的长期延续开展，作为档案管理人员应加强学习，并不断更新知识结构，提升工作中的综合素质和能力。还应对档案管理人员进行定期的考核，建立定期考核制度，促使管理人员认识到电子档案工作的重要性，并根据工作情况确定薪酬等。

结束语

综上，随着社会发展的深入，档案工作愈发重要起来，应当重视。基于档案的作用，要加快档案信息化建设，加大档案工作的培养，完善档案工作机制，进而促进档案的开发利用。

参考文献：

[1]郝晨辉.档案信息化标准的发展与展望[J].档案学研究，2017（04）：61-66.

[2]汤男楠.企业档案信息化建设存在问题与对策研究[D].安徽大学，2017.