浅谈办公室电子文件的归档管理

浅谈办公室电子文件的归档管理

刘海

四川省巴中市巴州区扶贫开发局636600

摘要：面对事业改革的新形势、新任务，办公室应该更新观念，树立改革创新、大局、法制建设、市场竟争和以扶贫为中心的意识;建立扶贫信息系统、积极开拓扶贫服务市场。随着电子信息技术的飞速发展和办公自动化的逐步完善，电子计算机已被越来越广泛地应用于办公室的日常工作，以往手续繁杂的办公行文、来往函件等都可以通过网络直接在计算机上办结。文件从产生到处理结案几乎不使用纸和笔，由此而产生了大量的电子文件，这些电子文件以其快捷、方便等的优越性大大地提高了工作质量与效率，给我们的工作带来了极大的便利，然而，如果一旦操作不当或染上病毒，后果不堪设想。因此，探讨研究电子文件归档的方法，确保电子文件的安全，是当前扶贫信息化建设的一项重要内容,是当前我局信息化建设的一项重要内容，也是档案管理工作中一个急需解决的课题。

关键词：办公室电子文件归档管理

一、电子文件在归档方面的现状与分析

1.原稿被忽视，随意遭删改。在电子计算机上起草、制作文件，这是办公室的常事,然而，一旦文件定稿打印在纸上后，作为草稿性的电子文件经常被忽视，这些电子文件绝大多数未被保留，它不是被清除就是被新文件菠盖。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施，甚至随意对其进行增、删、改等操作，使具有原始性的电子稿件面目全非，失去了归档保存的意义。

2.归档程序不明确，存贮载体不安全。目前有相当一部分单位对电子文件的归档程序不明确，存贮载体也存在安全问题。如有许多单位的办公自动化系统在设计时没有考虑到档案工作的特殊性和技术性，把应归档的文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上，这样，一旦信息系统出现问题，电子文件就会遭到破坏，甚至全部丢失；有些单位以软磁盘作为电子文件存贮的介质，由于软磁盘极易遭到损坏，其保存的期限及可靠程度也存在较大问题，因此极不安全。

3.归档不鉴定，真伪不辨别。电子文件的鉴定，是对其价值的断定和对其真假进行鉴定的一项工作。对于电子文件收集归档阶段的鉴定工作来说，就是解决文件的去留问题。然而，现在有些单位对归档电子文件的真假与价值，既不做辨别，又不做鉴定，只是将计算机上所有的文件都存到光盘上，就算归档了。这样归档，一方面是达不到存真去伪、存精去杂的目的；另一方面是使大量珍贵的文件湮没在价值不大或不精炼的档案材料之中，给归档的管理带来了诸多不便。

二、造成上述问题的原因主要有两个方面

1.思想认识问题。传统的档案工作是以纸质文件材料为主要工作对象，自从计算机应用于档案管理后，电子文件以其自身独特的优势正在逐步地取代以往的纸质文件。电子文件是一种新生事物，作为一名档案工作人员理应去认识它、接受它。然而，有一些从事档案工作的人员对档案信息化建设的意义认识不足，这些人观念陈旧、意识淡薄，认为档案还是纸质的妥当，对电子文件的优点视而不见，不接受新生事物，不参加学习培训，不懂得计算机操作，总是按老的一套来对待工作，这就给电子文件的归档工作带来了影响，这是原因之一。

2.管理工作滞后问题。目前，计算机软件的开发很快，五花八门、日新月异，然而，国家对电子文件的归档管理还没有具体法律法规，许多单位对电子文件归档工作的管理只停留在以前对纸质文件管理的水平，缺乏一套行之有效的对电子文件归档进行规范化管理的规章制。有的单位虽然有规章制度到计算机的特点，但其工作程序、操作方法却没有考虑到顺畅、方便。管理工作严重滞后于计算机应用软件的发展，这是影响电子文件归档的其中原因。

三、对电子文件归档的几点建议

电子文件归档的目的就是要使人类活动的真实历史记录在电子信息时代更好地、更完整地、长期地保存下去。为此，笔者建议要做好如下几个方面的工作。

1.做好鉴定，确定价值。电子文件在归档之前，鉴定小组要对电子文件的真实性、完整性和有效性进行鉴定。第一要辨别电子文件的真伪;第二要确定电子文件的价值;第三要确定电子文件的完整性。只有真实的、有价值的电子文件才有保存的必要。

2.按照程序，做好归档。电子文件的归档，必须按照程序进行。首先，对应归档的电子文件进行收集、分类和整理;其次，对电子文件进行鉴定，确定其去留问题;再次，将电子文件脱机存储在可靠的载体上并送交档案室归档。在格式上，一般采用通用格式；在时间上，由各单位自定，按期限进行归档；在保存数量上，一般保存两套以上同版本的电子文件，其中一套由档案管理部门统一保管，另一套由相关业务部门异地保管。对网络环境下生成的大量的业务电子文件也要做好备份，但不要将备份文件和原电子文件存放在同一台服务器上。

综上所述，电子文件以其自身独特的记录形式和与纸质文件无可比拟的优越性使工作质量和效率大大提高，它的产生给传统的档案工作理念、技术和方法带来严峻的挑战，是档案管理工作的一场新的变革。尽管电子文件也存在某些不足与缺点，然而，其利远远大于弊。因此，只要我们辩证地分析问题，有针对性地采取有效措施，不断地改进和完善各项管理工作，电子文件的归档工作就一定能够做好。

参考文献

杨玲玲纸质档案与电子档案共存期管理问题浅析[J].治黄科技信息，2007，（05）。