地质勘查单位档案管理的对策分析

地质勘查单位档案管理的对策分析

张月梅

四川省核工业地质局二八一大队四川省西昌市615000

摘要：地质档案记录着地质勘查单位一切历史活动，是地质工作的成果，是不可缺少的信息资源，为地质调查研究、矿产勘查等活动记录了大量的地质资料。整理好地质档案，保证地质档案的完整性与准确性已然成为管理档案工作者首要的责任。因此，本文从地勘单位档案的重要性出发，阐述了地质档案管理的现状，提出了搞好档案管理工作的几点对策，希望本文对地质勘查单位档案管理工作的顺利进行有所帮助。

关键词：地质勘查；档案管理；管理对策；地勘

前言：地质档案管理工作是地勘单位发展的重要基础，在国家对地勘事业大力扶持投资背景下，地勘单位在工作中积累了大量的地质信息资源与丰富的地质勘查资料档案。而档案为地质单位提供丰富的信息资源，是地质勘查单位的资料库，做好档案管理工作对单位各项工作顺利进行到了至关重要的作用。但在实际地勘单位档案管理过程中，仍然有许多问题，这些问题严重阻碍了地质勘查工作的顺利进行。

一、地质勘查单位档案的重要性

在档案管理的过程中，档案可以为地质勘查项目提供了很多重要的基础依据，在很大程度上决定了地勘项目的工作质量和效率。档案记录了大量的地质勘查成果和资料，这为地勘单位的发展提供了强有力的决策依据。档案作为地勘单位的重要资产，单位就要尽到民主管理、政务公开等资料整理的责任，强化相关工作者技术创新的管理工作，加强档案管理专业人才的引进，保证单位档案管理工作的顺利开展，促进单位的持续发展。

二、地质勘查单位档案管理的现状

（一）地质档案归档不准确

地质档案归档工作对相关工作者的专业性要求非常高，需要其大量的搜集管理工作资料。而有些档案管理人员却认为档案管理只是对档案进行简单地收集、整理，并没有提前制定科学的管理计划，甚至在地质档案归档过程中，会出现档案立卷不明确、分类不准确的问题，增加了地勘单位档案管理工作的困难，也为以后工作人员查阅档案带来不便。地质档案归档工作不仅仅要求管理人员对档案的快速整理，还要求对档案进行科学合理的分类、明确的立卷。

（二）管理方式落后

对于地质勘查单位来说，大部分的档案管理工作要依靠人工操作来完成。随着电子科技的发展，信息化工作的高效率在我国各个方面都有所体现。因此，地勘单位要改变传统的人工档案管理工作方法，加强信息化建设，以提高档案管理工作效率，降低档案管理工作难度，提升其管理工作的质量，为地勘单位对地质档案的合理高效利用提供方便。

（三）缺少相关技术人才

地质档案管理工作普遍得不到地勘单位的重视，对地质档案管理工作方面的投资也十分缺乏，相关专业人才得不到补充。地质档案管理人员通常都是来自于社会招聘，其专业知识素养也参差不齐，还有部分人员是通过关系进入单位[1]。这些人员素质低下、文化素养不高、专业技术能力欠缺，这就导致了地勘单位的档案管理工作很难顺利实施，在档案管理过程中也容易出现差错，加之档案管理工作的枯燥乏味，使其人员更换频繁，这也不利于地质档案管理工作的开展。因此，地勘单位要加强资金的投入，引进高素质人才，对设备进行更新，消除地质档案管理工作中产生的不良影响。

三、地勘档案管理的弊端

为了存进地质勘探技术的发展，我国由传统模拟地质勘探逐渐向数字勘探技术转化，并努力的探索信息化勘探技术向着更加全面的方向发展。但是，并不是所有地区和单位都能够给予同样的重视，仍然有一些偏远地区或基层单位的地质勘探管理相对落后，笔者根据资料整理了地质勘探档案管理存在的弊端：

（一）.传统的地质勘探科技档案仍然是依靠手工管理，建立的档案查找非常复杂，而且收集者必须通过上门的方式才能进行收集，耗费了大量的人力物力和财力。

（二）.由于手建档导致归档的资料非常庞大，人工技术又相对较慢，长时间的恶性循环，会造成地质勘探技术档案的数量和种类不清晰。

（三）.档案的收集与应用都需要手工办理这些程序。

（四）.因为档案室手工录入，因此，在查询的时候依然需要手工查询检索，并且只有专门负责的工作人员才能够清楚的检索。

（五）.传统手工收集档案的统计方式比较落后，不能够做到高效率、高标准的提供统计数据。

（六）.资料在查用、检索时仍然使用的是最初被手工归档的资料，资料被频繁的利用，容易造成破损，减低了原件的储存寿命，为档案管理工作增加不必要的麻烦。

四、地质勘查单位档案管理的对策分析

（一）提高档案管理人员的综合素质

在地质勘查单位中，地质档案管理人员的文化素质与专业技能参差不齐，加之档案管理工作枯燥乏味，管理人员更换频繁。因此，为了做好地勘单位的档案管理工作，单位档案管理人员必须要提升自身的文化素养和积累相关专业知识。随着档案管理工作网络化的实现，档案管理者就要加强档案管理工作知识的学习，以及对实现数字化、网络化的档案管理工作的计算机知识学习，提高接受信息学习能力，保证信息的安全性和准确性[2]。档案管理工作复杂且琐碎，管理人员要控制好每一个环节，做好档案的收集、分类、立卷以及归档等工作，使其工作实现标准化、规范化。

（二）开发档案管理工作的科学技术

随着我国计算机技术不断发展，地勘单位也要紧随时代发展的脚步，实现地质档案管理工作的信息化、网络化，为档案管理工作提供技术支持。所以，地勘单位要积极开发档案管理工作的科学技术。地勘单位可以通过扫描的方式来对档案数据的收集整理；还可以开发检索工具，对数据库进行科学合理的整理；为避免资料损毁，要做好防火墙设置，经常备份重要数据；及时更新电子档案，对存储系统进行升级，防止档案信息丢失。

（三）建立完善档案管理工作的相关制度

只有建立并完善地质档案管理工作规章制度，才能真正有效地规范管理人员行为，使其按照章程办事，端正人员的工作态度，保障地质档案管理工作的科学高效。例如，在实际档案管理工作中，收集和整理相关文件资料、地质信息资料等，要按照档案相关规定不断完善档案管理制度，保证管理规范化，加强档案管理的基础业务管理，对档案进行合理科学的分类、归档，以此做好档案管理工作。

五、地勘档案管理的发展趋势

（一）.档案工作计算机化。计算机应用于档案管理的检索、编目、统计、借阅、管理等方面，如果与现代化通信技术相结合，可实现远距离传递档案信息。

（二）.现代化存储技术在档案管理中的应用。随着时代的发展、光盘、硬盘和磁盘的广泛应用极大方便了人们的生活，同时，我们也可以将这些存储设备应用到档案管理中，能够实现档案全文图像存贮、自动检索等功能，实现了计算机在档案管理中时效性和准确性。

（三）.缩微技术在档案管理中的应用。缩微技术因为本身具备了多种特性被广泛应用，这些特性是指可以真实的反映档案文件原貌、规格统一标准、寿命较长、比较规范等特点。未来相当长的时期内，微缩技术都是档案管理中常用的手段，因为，微缩技术能够大容量、高效率的保存档案资料，并且查询检索都比较方便。

结论：地质勘查单位档案是地勘发展的历史记录，是地勘单位的资料宝库，搞好单位的档案管理工作是每个相关工作者义不容辞的责任，而档案管理工作存在归档不准确、服务方式落后、专业知识缺乏等许多问题。因此，单位要完善相关规章制度、加强网络办公化的安全以及对相关工作者进行培训，提高其综合素质，以便更好地为地质调查、矿产勘查等工作服务。

参考文献：

[1]杨华.新时期下地勘单位国有资产管理现状分析与对策[J].经营管理者，2016，07：86.

[2]叶素琪.关于地勘单位地质档案管理的对策分析[J].办公室业务，2016，15：131.