做好档案工作之我见

做好档案工作之我见

杨金菊

杨金菊（云南省烟草公司保山市公司龙陵县分公司）

摘要：在档案管理运行过程中，加强档案利用保密工作，增强保密意识，确保档案利用工作安全，本文结合档案工作实际，就如何做好档案利用保密工作作简要阐述。

关键词：档案保密工作见解

0引言

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、医学、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录重视档案工作就是对历史的尊重。在新形势下，档案工作面临新的考验和挑战，只有进一步增强责任感和使命感，努力发挥档案工作的独特作用，更好地服务于本单位工作大局，更好地发挥档案工作服务经济建设、促进经济发展的作用，服务政治建设、促进政务公开的作用，服务文化建设、促进文化繁荣的作用，服务社会建设、促进社会和谐的作用，服务党的执政能力建设、促进长治久安的作用。

档案包含着涉及国家和企业的秘密资料、科技成果、经济数据，档案真实地记载和反映了我县的“两烟”生产经营发展，包含着我们公司“两烟”生产经营的商业机密和长远发展。因此，我们在充分利用档案的同时，要做好档案的保密工作，充分发挥档案的职能作用，为企业的“两烟”生产经营服务。

1转变观念，正确理解档案保密与利用的关系，利用档案资源为企业“两烟”生产经营服务

长期以来，在我国档案保管和利用方面，由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保管轻利用、利用不足的现象。随着时代的发展，科学技术的进步，档案工作也面临新的挑战，我们要正确理解保管与利用的关系，处理好保管利用保密工作，充分利用档案的优势，为企业的发展发挥档案职能作用，把档案工作紧紧围绕企业的烤烟生产、卷烟经营、专卖管理及各项工作服务，不断提高档案资源的利用效率，在“两烟”生产经营中体现档案资源的价值和作用，使档案资源利用最大化。我公司历来重视档案资源的利用，充分利用档案资源，为企业生产经营服务。树立档案的价值在于利用的理念，充分发挥档案的职能作用，查阅档案上千人次，特别是在编写龙陵烟草志时，档案提供了真实可靠的依据，为龙陵烟草志编写顺利完成打下了良好基础。

2宣传学习《保密法》，档案工作是一项基础工作，只有长期持之以恒的工作努力，才会有随时运用的便利

一是加快电子档案建设，在档案资源利用广度和深度上下功夫；二是加强档案研究，增强档案人员的保密观念，强化档案人员的保密意识和工作责任感，关键是加强《保密法》的学习，档案人员要强化保密意识，就是要从思想上深刻认识新形式下保密工作的重要性，言行上逐步养成保密习惯，从政治高度充分认识档案保密工作的重要性，特别是在对外开放和发展社会主义市场经济条件下，提高对档案保密工作复杂性和艰巨性的认识，始终保持高度的政治敏锐性和警惕性，把档案保密工作列为档案管理重要工作之一，增强对《保密法》的精神实质、立法目的、意义的认识，转变思想中存在的现在是和平年代，又没有密级档案资料，又不是钱，无人要、无人盗窃、不用保密、“无密可保”、“保密无用”的观念，进一步提高档案人员的保密意识。

3做好档案利用过程中的监督保密工作

档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。一是制度建设，档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，有据可依，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。二是队伍建设，担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的政治、业务、文化素质。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。三是监督措施，在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护，对某些为获取凭证而来查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案，对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒，做好利用监督，并做到三勤：嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；眼勤，勤观察动态，置利用者于视觉之中；手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。四是健全保密制度，严格档案保密管理,保密工作政策很强，按照《保密法》的要求，我公司建立健全了一系列档案保密制度，把制度建设当做档案管理重要工作之一，如档案借阅制度，查阅制度，阅览制度等，通过建立制度、用制度管人管事，确保档案不失密，不泄密和档案的完整性，自公司成立至今无一泄密事件发生。

4正确把握保管期限划分的原则

一是以反映本企业主要职能活动和基本历史面貌的，对本企业、国家历史研究有长远利用价值的档案列为永久保管。主要包括：本机关制定的属于法规政策性的文件，处理重要问题形成的文件材料；召开重要会议的主要文件材料；重要的请示、报告、年终总结，综合统计年报表；机构演变、机关领导人任免的文件材料；上级机关颁发的属于本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料和非直属上级机关针对本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料；职工花名册。二是凡是反映本企业一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。主要包括：本机关一般工作问题文件材料，一般会议的主要文件材料；人事管理工作形成的一般文件材料，如职工录用、转正、调资、调动；直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料；半年、季度工作总结；下级机关报送的重要总结、报告和统计年报表等文件材料。三是凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。主要包括：本机关一般事务性的文件材料；上级机关和同级机关颁发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；下级机关报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。

5强化档案管理工作意识，更好地服务于企业的发展

5.1加强档案管理人员对档案工作重要性的认识；逐步增强档案人员的业务素质和管理技能，特别是信息化时代对档案信息的管理技能，不断提高工作人员对计算机等现代化管理工具的应用能力。

5.2加速永久档案从纸质向数字化的转化进程，永久性保存的档案因纸质年代久发黄，字迹淡化，造成档案的损耗，因此急需将这类档案转化为电子版，图片可以进行扫描，文字可以扫描识别，或者重新输入。

5.3进一步加强信息化管理，将档案资源和档案各项管理过程数字化，开发一套适合本单位档案管理的软件（平台），进行网上运行，通过信息系统加工和计算机网络的传输，登录查询相关档案资料，方便管理人员可以随时归档（添加档案信息），提高工作效率。

5.4加大对《中华人民共和国档案法》的宣传力度，使人人遵守档案法律法规，尽快搭建档案信息化平台，开发利用档案资源，做好编研工作。

5.5进一步加大资金的投入力度，开拓思路，更新观念，把档案工作做得更宽、更实、更细。

5.6加强信息化管理人才的引进与培养。为了适应新形势下档案工作的需求，必须引进高级人才或对现有工作人员进行培训，学习新知识、新技术，拓宽知识面，优化知识结构，根本上提升档案管理水平，全面提升档案管理人员业务素质，逐渐掌握计算机和其它有关方面的知识技能，造就一批掌握现代科学技术的复合型档案管理队伍，实现档案工作的现代化和信息化。