基于数字化理念下房地产档案管理的探讨

基于数字化理念下房地产档案管理的探讨

郭漫漫

济南市济阳区自然资源局山东济南250000

摘要：我国经济实力的不断增强极大的改善了人们的物质水平，随着城市建设日新月异的变化，房地产迎来了发展的黄金时期，房产转让、抵押、买卖等行为越来越多，大量的交易记录产生，由此而带来的档案管理工作也面临新的挑战，大大增加了房地产档案管理人员的工作量。随着数字化理念在诸多领域的运用，房地产的档案管理工作同样在数字化基础上进行了大幅度的改进以适应市场需求。房产档案是交易的重要凭证，也是对房地产行业有效管理的重要依据，因此档案管理工作必须高效、清晰、明了。本文通过介绍数字化管理的特点及必要性，分析了目前房地产档案管理中面临的问题及处理措施，为大家更加深入的了解数字化理念在房地产档案管理中的运用提供参考。

关键词：数字化理念；房地产；档案管理

电子信息技术的发展让人们认识了数字化管理的诸多优势，尤其是其强大的储存功能、统计功能、便捷的查找功能以及广泛的传播功能等，促进了很多领域的科学化管理，并逐渐形成常态化管理模式。基于数字化理念下的管理模式在房产档案管理中的应用可以将房地产上、下游的产业链进行信息整合，方便了资料的查找和储存，而且可以迅速的统计出房产大数据为房地产的发展趋势及市场决策提供可靠的信号，还可以通过其便捷的操作减少档案管理人员的劳动强度及人数，节约了劳动力资源。

一、房地产档案管理中应用数字化理念的必要性

以数字化理念为基础的房地产档案管理是利用计算机或者多媒体等工具和数字化技术对房产信息数据进行储存和整理，从而将房地产档案中的信息转变为数字化的表现形式构成数据库，及时查找、统计，为用户提供信息支持，实现资源共享，同时方便档案的管理的模式[1]。

中国人对于家的观念特别看重，而多数人则认为家首先需要房子作为基础，房产成为一代又一代人奋斗的目标，随着经济条件的不断改善和大量房产的出现，房产交易的数量也猛增，随之而来的房地产档案管理工作难度更大，这不仅仅表现在工作量的增加上，还有管理模式上无法满足市场的需求。传统的档案管理多为纸质文件，在整理上比较繁琐，步骤较多，而且储存需要严格的条件，对温度、湿度等有严格的要求，查找、借阅起来更加麻烦。此外，纸质版资料不好复制，几乎没有备份，长期存储纸上的字迹会模糊，管理不当纸张易发霉、破损等，因此档案潜在的用途也难以发挥。数字化理念下的管理模式有几大优势，传统档案管理方式起到了优化的作用。其一是数字化信息借助网络技术及计算机技术，信息的传播范围广，传播速度快，因此信息获取途径和速度也随之增加。其二是数字化管理还可以借助网络等展示房产的图片，并结合文字对房产信息进行说明，更加形象、明了，便于用户了解[2]。其三是计算机登记和整理房产信息资料更加方便，提高了档案管理的工作效率，而且方便将信息备份，对于信息的长久保存有利，比传统的工作形式更加便捷、科学。其四是计算机的存储功能强大，传统纸质版档案存储需要专门的档案室、档案柜、档案盒等工具，而计算机信息的存储不需要这些工具，而且计算机的储存量更大。这些优势有效的促进了房地产档案管理的科学、规范化发展，提高了工作质量，为房地产信息的大数据统计提供了便利。

二、数字化理念下的房地产档案管理面临的问题

（一）网络安全问题

数字化管理需要网络和计算机的支持，因此房地产信息也要面临网络常见的安全问题，比如计算机系统所致的数据丢失、黑客的入侵等，都会使庞大的数据库面临危险。房地产档案涉及经销商、开发商以及客户等多方面的信息，任何一方对数据的保护措施不得当，都会给不法分子可乘之机，或者无意间造成数据损坏。一旦数据丢失或者在网络中全面公开，不仅破坏了有序的房地产环境，而且破坏了信息资源的合理共享，更给网络诈骗等犯罪提供了机会。

（二）形式不统一

目前，不同区域的房地产档案管理标准是有区别的，这对于统一管理房地产行业有不利影响。数字化管理的房地产档案中缺乏规范性，比如图纸的制作、表格样式等没有明确的要求，档案中的数据各式各样，没有统一的表达形式，房产的参数不清晰，在不同地域的资料借鉴方面易产生误解，并且大数据的统计也会出现加大的误差。

（三）水平较低

虽然数字化理念已经普遍的应用到房地产档案的管理工作中，但是其管理的水平却不高，尤其在中小城市数字化管理仅停留在基础工作中，主要形式为传统的手动编写和网络数据载入结合管理，没有形成完善的系统，对数字化技术的应用不充分，不能完全发挥数字化模式的效用。因此，房产档案数据库体系还不健全，更缺少建立资金的投入，而且中小城市的房产手续很多都不齐全，甚至部分房产是违规的，这类档案无法及时录入数据库中，导致数据库涵盖范围不全面。

三、优化房地产档案数字化管理的对策

（一）提高信息库的质量

目前房地产档案管理的数字化模式主要体现为两种形式，一种为检索性数据库，根据提示的档案内容，对档案的目录、范围以及检索途径进行说明。一种为文件性数据库，是将档案文件完整的载入数据库中，借助网络功能帮助人们方便的获得信息[3]。提高信息库质量可以对数据库的信息进行整合，改变信息的组织形式，还可以利用智能化技术为使用者提供人工自主服务，使工作更加便捷、高效。因此，建立高质量的信息库是推动房地产档案数字化管理的重要途经。

（二）信息传输平台

档案的数字化管理除了要建立数据库以外，还需要有可以传输的平台，才能将信息有效的利用。如果没有信息的传递，只有信息整合，那么数据库就无法实现其价值。以往的档案信息一般只在原件或者经过处理的二次文献中存在，人们需要信息时还需要去档案馆内按照摘要的提示以及通过拍摄的方法获得信息，不仅增加了工作的难度，而且浪费时间和精力，信息容易出错。数字化管理可以依靠网络系统建立信息传输平台，增加传递的方向，跨国空间和时间的限制进行远程传送，促进档案信息的流动[4]。因此，传输平台是实现数字化管理的基础，首先要建立局域网，在通信协议上形成统一，将网络和计算机资源充分利用，设置专门的服务器，加强网络安全，实现资源的共享。

（三）打造专业队伍

数字化理念的运用不是纸上谈兵，也并不是单纯的会操作电脑而已，它是一种现代化专业性很强的理念，工作人员需要掌握其专业的知识和技术才能完成数字化管理。首先，管理队伍需要有扎实的专业知识，了解相关法律法规和工作标准、流程等，相关部门需要对档案管理人员进行数字化理念及技术的相关培训，提高管理队伍的专业素质。其次是管理队伍要有较强的业务能力，主要体现在对管理学、计算机技术、办公业务等方面的能力上，工作人员的业务技能是保证数字化管理稳步推进和适应市场形式的保障。再次是相关部门需要建立完善的管理制度对档案管理人员实施科学的管理，比如考核机制、激励机制等，对工作人员的岗位进行明确的划分，明确各岗位职责，并且对其工作质量进行合理的考核，对优秀员工进行必要的奖励，以提高队伍的积极性，促进工作的顺利开展。

四、结束语

在房地产档案管理中应用数字化理念是符合时代发展的必要要求，但是在实际管理中还存在一些问题尚未妥善的处理，随着数字化模式的不断推进和技术的不断进步，房地产档案管理工作的数字化管理会更加科学和严谨，相关部门需要加强队伍建设，重视网络安全，合理规划数字化管理布局，从而为房地产档案管理工作创造良好的环境。

参考文献：

[1]冯晓蕾.浅析新形势下房产档案的数字化管理[J].办公室业务,2017(11):124-124.

[2]刘丹.谈房产档案数字化管理出现的问题及解决对策[J].才智,2017(34):249-249.

[3]彭峻宇.加强房地产档案管理工作的探讨[C]//2018年6月建筑科技与管理学术交流会.0.

[4]王春莲.房产档案的数字化管理探索[J].产业与科技论坛,2017,16(12):236-237.