强化档案意识完善档案管理赵恩鹏

强化档案意识完善档案管理赵恩鹏

赵恩鹏

赵恩鹏

山东省巨野县人力资源和社会保障局274900

作为一个档案工作者，必需要强化档案意识，了解我们工作的对象、工作职责和工作任务，做好本职工作。档案意识是档案和档案工作在人们头脑中反映的总和，即人们对档案和档案工作的认识过程和反映能力。人们档案意识的强弱，直接关系和影响着人们对档案工作的认识、档案法制观念和档案利用需求行为等。所以，强化人们的档案意识，对档案工作的顺利开展起着至关重要的作用。任何一个单位都要形成自己的档案，都需要把自己的实际情况进行整理归档，为单位工作提供借鉴和依据。近些年来，许多企事业单位已经成立了档案室，并逐步规范，合理利用，这包含着无数档案工作人员辛勤劳动的成果。要想真正的提高社会档案意识，完善档案管理，个人认为需要把以下几个方面和档案工作相结合起来。

一、增强档案意识，健全规章制度

增强全员档案意识是搞好档案工作的重要保证。首先，抓时机，把主管领导作为主要宣传对象。各级主管领导对档案工作的有效开展起着非常重要的作用。通过举办各种档案法规讲座、组织人员参加档案培训来提高干部职工的档案意识。其次，制定明确的岗位目标责任制，从而使各业务部门重视档案的收集、整理、归档。第三，健全档案管理制度，严格按照制度进行筛选归类立卷，各类档案、资料按类别存放在不同档案柜，按要求建立全宗卷和各类台账。增强与各部门档案负责人员联系，促进档案的收集、保管、立卷归档和借阅工作，使档案资料进、出及时，真正实现资源共享。对查阅、借阅档案资料严格按照制度和手续办理。第四，要求各部门积极参与、配合，及时收集有关资料。另外，我公司还将有关人员外出学习和参加会议的资料进行收集和整理，有效地发挥档案信息的作用。同时要求档案部门参加公司生产技术会议、科研成果鉴定验收、设备开箱验收和基建竣工验收，规定了档案工作“三纳入”、档案人员“四参加”和档案资料管理程序，明确责任，层层把关，保证档案资料的完整性、准确性，使档案工作逐步走上了健康有序的法制轨道。

二、建立高效档案管理人员队伍

加强档案管理队伍建设，在基层单位要设置兼职档案管理员，明确职责和任务，保证档案管理机构的健全和档案管理工作的正常开展。档案工作是一项日常积累性工作，这首先不但需要各部门兼职档案管理人员在日常工作中注重各类材料的收集和整理，还需要档案管理人员密切保持与各科室、部门的联系，争取全方位收集单位自身产生的档案。二是制定符合单位档案特点的管理规范，包括归档范围、立卷程序、保管期限及密级规定。三是将档案利用信息及时提供给单位领导、各部门，使他们亲身体验到档案的利用价值，促使他们更积极主动地配合档案部门做好各类档案的收集、整理工作。从事利用服务工作的档案管理人员，是制度的直接执行者，对档案安全负有直接责任，能独立处理利用中出现的一般问题。涉密档案管理人员要严格执行保密制度，提高档案保密安全意识。

三、强化措施，消除隐患

我单位在具体工作中，强化了以下三项措施，以防出现各种隐患：

1.在日常管理工作中，档案库房实行专人保管、专人查阅，非本公司档案人员，不得进入库房。2.每天保持良好的卫生环境，检查库房安全情况，每天下班前检查库房门窗及电源设备是否关好。3.档案资料借阅实行专人负责，认证执行档案资料借阅制度，做好借阅登记，定期清点催还归位。借阅者离去之前仔细检查翻阅过的档案和文件，发现问题及时查处。

四、合理运用现代化科学技术，

促进档案信息化管理

档案信息化建设是企业档案工作的发展方向。随着社会科技的进步，档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业发展的重要方向。现代化管理主要体现在两个方面：一方面是利用现代化高科技手段提高档案工作效率，克服以往档案工作的人工操作的落后性，通过不断地添置现代化的设备，如利用计算机进行检索，档案的扫描技术、现代化的档案保护技术，使档案工作从落后的手工操作走向现代化的管理。另一方面是利用现代化管理手段推进档案信息化的管理，通过计算机软件对文件、档案的全部信息进行统一管理，对档案及文件信息的生成、转化、提供利用实行计算机一体化管理，提升经办人员档案管理水平。我公司系统不断升级，2010年全面启用国家电网公司统一推广的协同办公档案管理系统，增强了档案资料的网上远程查询和借阅功能，提高了档案的利用率，为全公司档案信息资源共享创造了条件。目前，我公司文书、科技、实物、声像档案已全部实现信息数字化、利用网络化管理，通过企业网络实现档案信息共享。档案管理模式从以档案实体保管为主转变为以数字化信息提供利用服务为重心，从管理部室到班组都可以通过局域网随机查阅、检索档案信息，大大提高了工作效率。

档案是一种原生的信息资源，档案的生命和价值在于利用。我们现在收集、整理的档案，几十年、几百年后也同样是珍贵的历史资料，可供后人借鉴。“快捷、准确、真实”是档案利用的原则，“竞争、效益、资源共享”是档案利用的宗旨。因此，随着社会的发展，随着企业单位领导和广大职工对档案的重要性以及档案资料的利用价值认识的逐步提高，人们将学会查阅档案信息和利用回溯性信息，可以预测，对档案利用的需求会不断增加，档案利用者会越来越多，档案的利用量也会越多越大，这种趋势将会全面和持续的发展下去。总之，档案学作为一个专门的社会学科会永远存在，档案工作为人类社会分工的一部分，也会永远存在。