论企业档案管理工作的创新问题

论企业档案管理工作的创新问题

张红霞

国家能源投资集团有限责任公司北京东城100000

摘要：随着当前我国经济形势的不断变化。我国企事业单位档案管理工作的重要性日益突出。档案管理工作不仅承担着企事业单位生产信息的传递，而且是单位组织记忆的基石，是构建、组织和维护企业运行系统的重要因素。在新的形势下，必须将创新因素融入到档案管理这个系统工作当中，才能更有效的为企事业单位提供有力支持，文章以企业单位为研究对象，从档案管理创新的含义入手，阐述了档案管理工作的重要意义，并从现存问题和机遇两个角度分析了新形势下档案管理工作的重要性和紧迫性，试图探寻新形势下我国企业档案管理工作的创新路径和对策，具有重要的时代意义，也为企业档案管理工作提供了新的借鉴和思考。

关键词：企业单位；档案管理；创新

当今社会，企业单位在大的经济背景下，都必须顺应时代潮流进行改革创新，才能够更好地适应社会和市场的需求，才能保持市场竞争优势。档案管理工作本身是一个比较系统的重要工作，它囊括了档案的管理、鉴别、保存等内容。企业单位档案管理工作的好坏直接影响到该单位资源的管理和利用过程。因此，在新的形势背景下，我国的企业单位更加需要在档案管理工作中不断进行改进和创新。

1档案管理创新的含义

档案管理创新可以简单这样概括，档案管理创新就是不断根据市场和社会变化，重新调整人才、业务和技术，以知识创新适应信息化发展，满足用户档案服务需求，同时达到经济效益和社会责任的目标的过程。这个过程就是档案管理本身的过程，即档案管理过程就是信息资源创新的过程，管理就是创新。

2档案管理工作的重要意义

档案管理工作是确保企业健康发展的基础，作为企业工作的重要组成部分，能够为企业带来高效率的管理方式和提升工作质量，是记载企业发展历史，还原企业真实的重要性工作。它一方面记录了企业的优秀文化成果，一方面为企业进一步研究发展规律及企业经营业绩提供原始资料。它为企业的决策者提供单位运行的经营信息，调整策略的依据，为企业经营者提供支持性证据。有利于企业在社会中的主动地位，有助于促进经济的可持续发展，有助于企业的竞争活力。

3新形势下档案管理工作的重要性和紧迫性

随着改革开放的不断深入，我国社会政治、经济、文化随之发生了巨大的变化，国际化、信息化越来越促使着企业必须要站在世界的角度进行适时调整，以满足经济全球化和政治民主化的要求。新形势的发展，对档案管理工作提出了更好的要求。以往档案工作中存在的弊端使档案管理工作改革创新重要且紧迫。

3.1档案管理工作现存问题

①档案管理工作人员素质参差不齐。工作人员的素质很大程度上那个决定了该工作效用的发挥。当前我国的档案管理工作从业人员，素质和能力上参差不齐。很多企业的档案管理工作人员无法紧跟企业和市场的发展，无法与先进的现代化档案管理设备相互配合，降低了档案管理工作的工作效率和企业整体的契合度，阻碍了企业的上升发展空间。

②档案管理无法完全与现代电子信息技术对接的问题。尽管现在我国企业基本上都已经建立了内部信息系统，但是依旧有部分企业的文件处理和档案管理在传送过程中存在问题。档案管理与信息技术对接，需要良好的技术和部分资金做支撑。所以尽管绝大多数的企业已经意识到，档案信息化管理非常重要，但是由于资金技术原因，依据无法改良档案管理的工作。另外一些企业尽管建立了相应的电子管理系统，但是却无法做到紧跟市场步伐和企业发展需要，造成我国企业档案管理的落后，被动和受到孤立的档案信息化无法实现档案其自身拥有的优势资源，企业效率难以提升。

③档案管理评估体系不健全。档案管理的评估工作是过程性与阶段性总结档案管理工作的关键所在，很多企业没有根据自身档案管理工作特点与工作流程制定相应的管理评估体系，致使对档案管理工作状况欠缺了解与准确分析，难以制定切实可行的工作调整与优化方案，制约企业档案管理工作优化与发展。

④档案管理缺乏大局意识。在企业，制度改革创新往往成为其工作的重点，力度大，领导重视，而档案管理工作却束之高阁，无人问津，这就使得档案管理工作的科学化、法制化和规范化难以保证。大局意识的缺乏是档案管理发展的重大阻碍，加之机制不够灵活，变革速度慢，企业档案管理的内部发展与社会发展的外部环境不相适应，延续几十年不变的档案管理一贯制，实际工作中的“重藏轻用”现象比比皆是，忽视了档案真正的现实价值。

3.2档案管理工作创新新机遇

社会的信息化和多元化使企业的档案管理面临复杂的人文环境，要攻破改革的攻坚战，要使企业效益得到运营，要充分发挥企业主体地位在社会的发展中占领不可替代性，企业的文化和历史占有重要地位，企业深层次的历史发展问题影响着企业发展的方向和决策，因此，档案管理工作的创新不仅仅作为企业历史的记载，同样发挥其真正的价值和内涵，为企业提供佐证，使档案管理工作从事务性的搜集和整理工作变成参与企业管理的角色转变。技术环境的变化和发展是档案管理工作面临的新情况。信息化的发展使得局域网和远程互动平台建设迅速便捷，关于产品的信息数据实现流转和资源共享。档案管理工作将信息进行归集和研编，并提供给相关部门为其所用，管理手段和存储介质要与技术环境的发展相匹配。

组织环境的变化要求企业单位进行战略性重组以适应企业内部需求和与外部环境相匹配时需要作出管理关系的相应调整。企业内部产业结构的挑战，业务链的不断完善，使资源权属和组织结构也要随之发生调整。档案管理工作要在原始工作的基础上对档案材料进一步的分析和界定，保证其统一齐全的保管，根据企业发展的需要，进行资料的分拆、移交、继承。

4加强我国企业档案管理工作创新的对策

①档案管理理念创新。档案管理理念指导是档案管理工作的先导，因此档案管理理念的转变是促进档案管理工作创新的首要工作。第一，树立全局思想，顺应各项社会事业发展潮流的大方向，充分利用档案资源，在支持全国经济建设的大前提下，做好本企业的档案管理工作。第二，解放思想，增加与本企业以外市场信息的交流，改变封闭式的企业文化氛围，加强档案管理工作的影响力。第三，把握企业之间既竞争又合作的关系。在企业内部实现自我营销机制，根据企业的总体工作部署和安排积极宣传档案管理工作的工作要求，主动参与企业的管理和建设，将无形的力量运用到有形的具体工作中，实现企业间的互动、衔接和协调良性竞争机制。这就使得企业在大环境范围内，在同行业间良性发展和互动，履行指导、监督和服务的职责。

②加强对企业档案管理工作人才的培养，这是从根本上解决我国企业档案管理工作落后的举措。首先，根据公司不同需要和实际情况制定培养人才战略。当今的时代是一个知识竞争和人才竞争的时代。面对复杂系统的档案管理，不同公司一定要有人才培养意识，然后根据自身需要状况，制定人才培养计划，使接受培养的人员能够在理论和实践方面都达到较高水平。其次，为档案管理工作者提供有利于培养创新意识的环境。档案管理人才的培养需要一个良好的环境，而这种具有创新意识的环境需要企业和社会共同提供，相互协调。首先，由于档案管理工作是系统的工作，工作人员需要非常多的科学理论来作为基础，因此公司应该给予员工相应的知识获取渠道。其次，档案管理工作的创新容易受到很多因素影响，因此工作期间尽量排除对工作人员的不利干扰，促使工作人员不断总结创新经验，提高创新能力，发掘创新方法。

③加强对档案管理信息资源的搜集，运用现代化管理手段，是做好档案管理工作的基础。经过长期实践证明，档案管理创新必须建立在拥有大量档案信息资源的基础上。改良传统档案管理模式，引用电子办公设备，开创档案管理模式新道路是当代企业档案管理工作的必经之路。首先，注重档案管理室的现代化。大多数企业的档案管理存在设备老化，面积有限，功能不健全等问题。因此要加强档案管理部门的现代化建设。其次，加快档案管理工作数字化进程。档案管理的数字化打破了以往档案管理的单一手段和过于细致的分工，能够使档案管理工作更加科学化和深层次。运用信息技术手段，对原有档案管理方式进行改良，建立健全系统完整的电子档案管理制度。

④优化档案管理人员的队伍建设，把好入口关，构建优胜劣汰的用人机制。机制和体质的运行必须由通过人的实践来完成，在执行和落实制度中，人员队伍建设至关重要。要严格掌握入口关，根据企业对档案人员的实际需求，引进并招聘相关专业，具有一定文化水平，与企业内涵建设发展相匹配的人员。对人员队伍进行优化管理，提升素质并加强队伍人员的培育工作，从理论层面加强队伍人员对档案管理工作的认识和重视，从实际层面给予档案管理人员需要具备的职业素养“缺什么补什么”，按照岗位设置，分层次、分阶段、分渠道，有目的、有重点的多元教育方式，使管理人员不断更新管理知识和业务技能，可以通过纵横两个角度加强队伍人员同同行业、同区域的精英进行交流，也可以在岗位上实行流动轮岗制，增加档案管理人员的综合素养和复合能力。

5结语

综上所述，我国企业的档案管理工作正面临着经济全球化发展的机遇和挑战，只有不断的进行创新，把握经济发展新步伐，探究档案管理工作的新模式、新道路，才能够保持企业的不断进步，满足企业的发展要求。保持档案管理工作与企业的发展创新同步，促进企业的跨越式发展，是档案管理工作实现自身工作目标和社会价值的根本途径。

参考文献：

[1]于明明.浅论事业单位人事档案管理创新[J].城建档案，2013，（1）：55-57.

[2]哈斯格日勒.浅谈如何提高档案管理工作水平[J].东方企业文化，2013，（1）：103.