电子文件档案管理探索

电子文件档案管理探索

姜芳

齐齐哈尔市不动产登记中心碾子山登记处黑龙江齐齐哈尔161046

摘要：随着社会的快速发展，从书信时代逐渐步入了信息化时代。网络化，自动化，办公标准化等等也得到了逐渐的提升，在先进的管理和技术上，电子文件引起了更多人的重视度。本篇文章将会围绕着关于电子文件管理进行浅析，重点剖析电子文件档案化管理的要点。

关键词：电子文件；电子文件要点因素

前言

在信息化的时代中，电子信息技术也取得了快速发展。办公自动化，网络化，标准化等都得到了一定的提升。电子信息技术体现的优势在于以办公自动化管理系统替换了复杂的工作程序，工作效率高。现如今许多的日常工作都可以直接的在计算机和网络上进行，随着无纸化办公和办公自动化的推广，电子文件渐渐的取代了传统的纸质文件，随之大量的电子文件相继涌出。

但电子文件和传统文件又有一定的区别，它需要通过繁杂的编码与解码以提供人们使用，它可以复制并存储在不同的介质之中。使用者只要获得其应许，就可以随时随地的查找所需要的信息。然而在面对全新的电子文件管理形式下，传统的档案管理手段已经无法到达现要求，因此，需要适应现代化的管理制度和信息社会的发展，进而加强对电子文件实行档案化管理模式。

1档案化管理的意义

电子文件的档案化管理是指在老式的档案管理经验与基础形式上，再结合其电子文件自身特征，进而引用先进的网络技术和计算机，对电子档案信息实施文件级的管理模式，从而实现有效，方便快捷的电子档案信息管理模式，并成立一个电子文件库。为社会提供准确，真实，快捷的档案信息服务。

档案化的电子文件管理模式引用了先进的理念和技术，以虚拟化，灵活化，开放化的方法进行对于电子文件的管理。专业档案部门再通过计算机，网络，光盘存储，图文扫描等先进的技术方法对单位或学校产生的电子文件进行统一化的管理。

2电子文件档案化管理的优势

2.1文件档案化的管理较于老式档案化时间上的优势

电子文件档案在相关文件办理完毕后可以随时归档，或者在某时间段进行统一的归档，先由文件形成的有关部门通过网络传输给档案部门，再由档案人员接收该登记，最后在依据不同的文件档案进行分类化的管理。这样以方便以后的查阅，这样随时的归档，一方面避免了文件的遗失现象，保障了档案的完整性；另一方面是电子文件档案化管理的自身优势，方便，快捷。

2.2电子文件在归档方面的优势

电子文件的管理应用了电子编码技术，可以进行编辑修改而不留一点痕迹。所以电子文件在形成过程中要随时进行加密保护和身份验证，以保障文件在输送过程中不出现任何差错，以保证档案部门接受的文件准确无误。

2.3电子文件在保管方面的优点

社会在不断地进步，相对的计算机也在快马加鞭的向前奔，电子文件易老化变质等都会影响电子文件的长期使用性。所以档案部门在接受到电子文件时，需打印一份纸质档案作为备份，其次档案部门在收到文件后对文件进行优盘转换，再通过统一的优盘储存，以方便将来计算机技术发展后，仍能够查阅以期的档案信息，保障前期信息资源的再利用。

2.4对于电子文件的分类和编目等方面的优势

由于电子文件的特殊性，档案部门在收到文件时，需要马上给每份文件文件号，并且进行相应的分类。在信息归档的同时应进行主题词的标注等，方便其查阅性。这样使用者在对其进行使用的时候根据其标注情况，即可找到相对应的文件，这在很大程度上减轻了相关人员的劳累性。

3电子文件在进行档案化管理时需要注意的要点

3.1关于存放环境的要求

为了保障电子文件的安全性，应将其存放于防磁性能好的专用柜架内，环境温度需要要控制在一定范围以内。同时还得注意防火，防有害气体等“七防”工作。

3.2接受文件时需做好备份工作

电子档案有一定的优势性，但是也存在着一定的弊端性。电子文件也有不稳定性，所以做好电子文件档案的备份工作是有必要的。文件备份的方式要切实作到两点：第一，要建立多套备份，一式几份，还要进行分开保管，避免电子档案意外丢失状况；第二，针对电子档案载体寿命短的特点，最好每隔几年要进行一次保护性复制。

3.3对于电子文件的技术处理工作做好归档

档案工作人员为了保障电子文件的原始性，可以通过相关技术处理，将其归档于“只读性”文件，这样就只能读其文件，而不可更改，以保障文件的原始性。对电子文件真假的区别问题,我认为电子文件制发单位可在机内输入隐形条码,使之与伪造和复制件有一定的区别。这样当网上用户使用任何文件时，只能知道文件的内容，而无法知晓该文件的条码。只有具备隐形条码的文件才是原件，所以档案部门应当将电子文件和隐形条码一同归档，进而维护电子文件的原始性。

3.4关于电子文件的保存问题

电子文件虽然有一定的优势性，但是由于产生时间短的缘故，仍缺乏实际存储效果的验证。对于须要长久保存的文件，应该定期的对它进行复制，以防止文件遗失状况。在电子文件存储还不具备长久性的特点是时，纸质档案和电子文件档案可以并在。当电子档案存储技术进一步的改进之后，对那些文件价值高和参考作用大的档案管理，可采取以磁和光介质归档为主,纸质载体归档为辅的做法进行共同管理；对那些任凭整价值高的档案，可采取纸质体归纳为主，磁和光介质为辅的方法。这样一来，不但能提升档案管理工作的高效率，还能降低文件库房紧张状况。

结语

以目前来论，由于信息技术的不稳定性和电子文件的易修改性，归档文件时要实行两套制，即电子文件和纸质文件两种方式归档。在进行具体归档时还需要进行细致的分类归并注明其文件的标题，以便于后期查阅。总而言之，电子文件档案化管理对档案部门和电子文件形成部门都有一定的现实意义。档案部门在积极应用电子文件进行档案存储时，需要注意其弊端性。各个行业在使用电子文件档案化管理时都应密切配合，增强其法律意识与档案管理技术，共同的推进电子文件的标准化，自动化，网络化管理，加强对于电子文件的档案管理工作，以达到电子文件档案化管理工作有效开展。

参考文献

[1]柳向红.电子文件档案化管理的特点[J].兰台世界,2005(4)。

[2]王威.谈档案信息电子化的发展前景[J].世纪桥,2010(15).