探究电力科技档案的收集与整理

探究电力科技档案的收集与整理

王长姝

云南红河建水供电局云南红河哈尼族自治州654399

摘要：科技档案是供电企业越来越重视的一种档案。在企业的生产经营中越来越受到重视。认真做好企业科技档案的收集整理工作，提高科技档案的质量要求。这对公司的科研成果，提高管理水平，降低企业消耗，提高经济效益有很大的帮助。企业应加强科技档案的收集整理，为档案部门收集整理科技档案提供便利。

关键词：电力企业；科技档案；收集与整理

1电力企业科技档案概述

1.1科技档案定义

科技档案是一种重要的科技信息资源。主要指得是在生产生活以及工程建设中需要并要求监管的图纸、图标、计划、影像等一系列的科技文件材料。科技档案主要是对信息进行保存，并能够为企业充分利用，用于企业间信息以及技术等方面的交流与合作。科技档案具有本身良好的特点，可以应用于企业发展的各个方面，既能够进行知识的储备，也能够作为依据的凭证，通过科技档案能够发现企业发展中存在的问题，并且进行企业的整顿与改革等，最终实现企业的改革创新，提高企业的效率和收益。

1.2电力企业科技档案特点分析

（1）专业性。科技档案与传统的文本档案等还是具有一定差距的，科技档案主要面对的是专门特定的专业技术领域，在这些领域中的特定的生产等方面的活动记录。在电力企业中主要就电力相关问题与内容进行记录，尤其是当今发展中，新技术以及新手段的引进也使得电力企业的科技档案的专业性进一步增强。（2）多样性。电力企业科技档案的多样性主要是由于电力企业的活动以及基本内容决定的，一般电力企业的相关科技活动与生产活动形式复杂多样，在这种情况下就产生了更高的要求，最终产生的科技档案的内容也相对复杂多样。(3)成套性。在目前的电力企业中，相关的生产内容与生产科技都是针对某一项目或者是某一生产流程进行的，因此就整个项目需要完整的科技档案，最终的科技档案是根据项目或者工程成套进行或者存在的。

2电力科技档案的收集与整理应遵循的总体原则

2.1电网建设项

目应实行项目档案管理责任制，与项目建设同步管理。

2.2应将项目

档案管理纳入招投标、合同管理、工程监理、项目管理程序和工程质量管理体系。

2.3项目档案工作应实行统

统一领导、分级管理的原则，确保项目档案完整、准确、系统、安全保管和有效利用。

2.4项目各单位应根据国家现行有关档案管理规定

设置专门档案管理机构，配备专、兼职档案管理人员，配置能满足项目档案管理需求的设施设备，并实现项目文件的信息化管理。

3电力科技档案的收集与整理工作的管理职责

3.1通用职责

3.1.1各参建单位项目文件管理应与项目建设同步，在建设单位的统一领导下，对职责范围内形成的项目档案的完整、准确、系统和有效利用负责。

3.1.2各参建单位应根据本标准的规定，完成合同约定范围内项目文件的收集、整理、归档、移交工作。

3.1.3各参建单位可参照附录A和附录B的归档范围，将符合本标准要求的各类载体的项目文件，按规定向建设单位和本单位档案部门移交。

3.2建设单位职责

3.2.1应建立健全项目档案管理体系，落实项目档案管理责任制，制定统-的项目管理制度和工作标准，实行全过程质量管理。

3.2.2应在合同中明确各单位项目文件的编制范围、质量要求、移交时间、份数及违约责任等;合同中未约定的，可按上述要求单独签订补充协议。

3.2.3应在合同中约定竣工图的编制深度、出图范围、交接时间、套数、电子文件格式等具体要求。

3.2.4多个项目集中招标，但各项目分别由不同建设单位负责实施的，应在合同中约定总承包、勘察、设计、施工、监理、调试和物资供应、设备厂家等单位的文件收集、整理和移交职责。

3.2.5应对各参建单位的项目档案收集、整理、归档工作进行交底、监管、指导和协调。

3.2.6应对移交的竣工文件进行核查、汇总整理、系统编目、编制检索工具。

3.2.7应组织监理单位对设计变更执行情况进行审核，并汇总审查，提交设计单位编制竣工图。

3.2.8应按照国家现行有关档案管理的规定，做好项目投资、融资过程及重大决策过程形成的项目文件、会议纪要、记录等的收集和移交工作。

3.2.9在城建规划范围内的项目，应按国家档案局档发(1997)20号文的规定，向城建档案管理机构移交相关档案。

3.2.10建设单位各部门可参照附录A和附录B的归档范围，将符合归档要求的纸质及电子文件按规定格式收集、整理，经本部门领导审查后，向本单位档案部门移交。

4加强科技档案整理工作的措施分析

供电企业在生产和经营活动中对科技的档案要求越来越高，企业对科技档案的调阅愈来愈频繁，已有的档案管理模式适应不了新环境下档案工作的新要求，加之供电企业的不断发展，电力事业的改革等因素的影响，使电力企业愈来重视科技档案的收集、管理和利用，在提高管理和利用方面，对科技档案工作进行卓有成效的保护措施。

4.1案卷内的科技文件有序排列

在供电企业的所有科研科技档案，应按照时间顺序进行排列。零散的科技档案做到有规律、有目的地排列。对各工程基建项目资料应按照开工时间、材料、设备开箱验收、设备安装调试、运行、维修等一系列的运行制度进行整理，也可按照各自相关联的案卷实行类目排列或单独组卷。

4.2案卷封面制作规范

科技档案的案卷封面要制作规范，符合标准。可在案卷外封面的正表面和案卷内封面上制作。制作时，应简明案卷题名、准确概括案卷内容。对案卷题名应包括名称、代字、代号、组件、部件、阶段的代号和名称。对编制单位，应注明案卷材料的主要单位或负责人。写清楚案卷文件材料的起止日期。按照科技档案要求，对档案的保管年限注明保管期限，并填写保管密级。填写案卷的目录号、分类号和顺序号，以及档案室的代号和编号，对本案卷的定本进行微缩编号的填写。

4.3准确填写页码

对科技档案案卷内的文件材料进行页码编写，对有书写内容的页面进行编号，统一规范单页面在右下角编写，双页面文件材料正面在右下角，背面在左下角进行编写。对于成套、册等科技档案的情况，原目录可代替卷内目录，原页码也可代替卷内页码。若与其他零散科技档案组合一起的，应排在卷内文件材料的末尾，备注中注明总页码即可。

4.4卷内目录编制清晰

对卷内目录的编制应清晰，顺序号按照阿拉伯数字进行标注，文件材料题名、文件编号、责任人、日期、页次等应清晰规范。卷内目录的编制应排在案卷文件材料的前面。

4.5卷内备考表制作

卷内备考表要标明科技文件材料的件数、页数和需要说明的问题，应排在卷内文件的末尾。

结束语

总之，电力科技档案的作用在企业生产经营中的地位越来越显著，只有认真做好科技档案的收集与整理等工作，不断提高科技档案的案卷质量，有效地服务于企业的生产经营管理活动，才能实现档案工作与企业的同步发展。

参考文献：

[1]陈世琴.探析企业科技档案的收集与整理[J].办公室业务，2015.

[2]赵洋，刍议科技档案的收集管理[J].信息化建设，2015.

作者简介：王长姝（1979年10月），女，汉族，籍贯：云南绿春，本科