简析内业资料标准化管理“1552”体系应用

简析内业资料标准化管理“1552”体系应用

李雅杰胡松尤文艺

中建五局土木工程有限公司湖南省长沙市410007

摘要：近年来，建筑市场整体形势趋于严峻，相关主管部门不断加强对施工单位从业行为的督导工作。工程项目的内业资料作为工程竣工检验和施工整体质量评估的重要凭据，做好内业资料的管理工作，对施工单位的市场准入具有积极正向的深远影响。中建五局推行内业资料标准化管理“1552”体系，通过改良制度管理，提高企业内业管理水平，强化工程项目各线条的内业资料编制能力，提升企业综合竞争力，达到以现场保市场的目的。可为同类工程管理提供参考。

关键词：内业管理标准化“1552”体系

1.工程项目内业管理的重要性

工程项目的内业资料是项目建设过程的一种数据表现形式，是项目部管理及施工活动的记录文件的集合，具有以下作用：

（1）当前国内高等级市政工程的结算普遍采用计量支付的方法，工程项目内业资料是工程建设囊括质量信用等级评价、竣工交付建设单位、施工索赔流程和项目结算以及工程运营期维修等工作的基础；是计量支付环节中的基础，其重要性毋庸置疑。

（2）工程项目内业资料作为一种通过数据还原各工序施工情况的手段，对现场施工可以发挥监督、指导的作用，实现施工过程中的自我纠偏。同时内业资料也是相关住建主管部门、行业监督部门与施工企业内部上级单位进行督导检查工作的主要内容。

（3）做好施工现场管理资料的收集、整理、归档工作，是项目管理的基本工作；不同的施工企业编制的内业资料往往带着强烈的风格烙印，可以体现出施工企业项目管理的真实水平。

（4）工程项目内业作为现场的数据型真实具现资料的集合，能够真实地反映出各施工工序的程序性，侧重性地甄别出施工工序中的主控项目和一般项目。好的内业资料具有较强的借鉴意义、指导意义，便于初入职场的新员工及其他新入场管理人员更好地借鉴、学习、了解现场工作。

2.工程项目内业管理的现状分析

工程项目的内业资料起始于项目开工前的准备策划阶段，将工程建设施工任务划分为单位分部分项工程，以便进行后续的体系监控管理。内业资料的分类管理依据地方标准《福建省市政工程施工技术文件管理规程》DBJ/T13-135-2017，对建设工程进行分序、分部、分项，逐条逐目逐篇编制，保证编制资料的完整性和流畅性。当前施工企业内业资料编制及管理过程中普遍存在以下问题：

（1）内业资料的失期。

及时性不够是施工企业内页资料管理中普遍存在的问题。不断滞后的内业编制工作往往会拖延到项目竣工时期，从而对工程收尾结算造成严重的负面影响。后补的资料不仅虚假造作、不合规范，更会靡费大量的人力物力。

造成该问题的最根本原因是施工企业对内业管理不够重视，项目上内业资料管理的负责人往往是兼职或非专业的人员担任，对施工管理的现场施作过程缺乏全面深刻的认知。

（2）内业资料的失真。

内业资料的编制流程必须遵循对现场真实体现的原则，为现场施工工序提供强力的数据资料支撑，以提高对现场作业的监管力度，提升现场作业的工作效率。然而在当前建筑市场中，存在部分施工企业本末倒置，用规范要求数据来倒逼资料填写数据，按照技术测定标准数据的允许偏差随意预估工序检查数据，完全无视现场真实施作水平。同时内业资料的严重失真也会导致资料数据严重雷同、前后自相矛盾、缺项漏项等不良后果。

（3）内页资料的不统一。

由于当前国内尚未出台限制内业资料统一的完整规范，造成了建筑市场内业资料管理不严的乱象。施工单位与监理单位、建设单位甚至住建主管部门要求的内业资料表格、审批流程、填写要求等不尽相同，对内业资料的编制造成极大困扰。更有甚者需要施工单位同时准备多套资料，造成人力物力的损耗。

（4）内业资料管理自动化水平低。

目前国内市政工程内业依然以纸质资料为主，信息化水平不高。因为手写错误、相关责任人签字困难而造成纸张浪费甚至延误工序现象屡见不鲜。纸质载体的内业资料在编制和保存的过程中同时存在着各种不便。因此如何合理有效地提升企业内业资料的信息化水平是值得施工单位考虑的问题。

（5）内业资料管理人员专业化水平低。

前文提到的问题，归根结底，是施工企业对内业管理工作的不重视，缺乏资料本位意识，没有让专业的人来做专业的事，也缺乏培养专业内业管理人才的前瞻眼光。缺乏专业性的人才，缺乏系统性的培训，缺乏完整性的指导，从而产生一系列的内业管理问题。

3、中建五局内业资料标准化管理“1552”体系的实际应用及效果

为持续推动公司内业管理标化水平建设，提高公司内业管理人员业务水平，确保工程项目编制内业真实性、时效性、可靠性，满足项目建设需求。中建五局通过在内业管理领域长时间不断探索，结合工程项目建设相关的工程质量检验评定标准，总结提炼出公司内业资料标准化管理“1552”体系。

3.1“1552”体系中“1个组织机构”

组织机构的建设，是为了界定资源调配的把控和信息流通的程序，明确内部人员的从属关系，从而保证资源和信息流通的有序性。并通过这种有序性，稳定和提升这个组织所共同使用的资源在实现其共同价值目标上的效率和作用。具体的举措如下：

（1）成立内业管理领导小组。

为加强企业在建工程内业资料体系的深度管控，中建五局督促、指导各在建项目成立内业资料管理领导小组（如图3.1），项目经理任组长，总工任副组长，由技术部、工程部、质检部、安监部、物资部、合约法务部、综合办公室、档案室各部门负责人任组员。明确各部室内业管理职责，强化项目内业管理资料本位意识。

（2）编制各部室内业管理制度。

工程项目内业管理制度是保证各部室内业编制、存放、管理工作有序化运行的体制框架，是指导工程项目各线条内业管理行为的一种准则。为方便和统一资料整理、报验、交接工作，完善内业资料管理，实现内业资料“形成格式化、归档模式化、共享网络化”的效果；由内业管理领导小组组织各部室编制相应线条内业管理制度，对项目内业和台账资料统一进行严格细致分类和编号、归档工作，更便于管理人员保管及查阅，更有针对性、更深入地调控项目内业管理工作。

3.2“1552”体系中“5个管理原则”

中建五局福建分公司的内业管理，倡导遵循“及时、准确、真实、规范、完整”的“5个管理原则”，严格督促各在建项目落实公司内业管理要求。

3.3“1552”体系中“5个管理要求”

3.3.1内业资料要分类明确、卷内目录详尽，及时归档，具体管理举措为：

（1）建立试点，推行项目档案室建设工作。

2017年，中建五局以福州地铁四号线项目作为试点，建立了统一保管存放、管理工程项目内业资料档案的库室（如图3.3），并配置钥匙，设专人管理，负责对每日收到的管理文件、技术文件进行分类、登录、归档；负责项目文件资料的登记、受控、分办、催办、签收、用印、传递、立卷、归档和销毁等工作。通过良好的物质环境条件和严密的防护管理手段，确保档案的完整与安全。建立起工程项目内业集中统一管理的信息中心。经验证，此举有利于对工程项目施作过程中各线条、各部门形成内业资料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督和指导工作。

3.3.2各部门、作业分部必须指派专人专项负责内业资料管理工作。

中建五局深度落实内页资料管理责任制，安排各线条专人专项管理内业资料。这是一种以实施问责作为警戒手段的强有力的行政措施。优胜劣汰、奖优罚懒、弘扬先进、审批落后，提高能效，是该举措的根本目的。

各内业管理专员对各自部门所形成文件资料的真实性负责，特别是与工程质量关系密切的资料，要有专人负责复核和审查，所有数据做到准确无误。施工资料与检验批资料、施工日志及监理日志对应。相互有关联或交叉的内容必须保持一致，不得相互矛盾。

3.3.3项目部各职能部门及各作业分部应根据工程进展情况和项目管理要求，及时组织搜集、记录、整理和形成各类资料，各类资料要确保及时、真实、可靠、完整。具体控制措施为：

（1）组织各线条内业编制人员集中归集、整理内业资料。

集中项目上各线条内业管理的优势人力物力，统一进行内业整理工作（如图3.5）。这一集中办公方式不仅实现了面对面的沟通，还有助于加强团队意识和凝聚力。较之以往的远程沟通，集体办公的工作效率得到了极大提升，尤其是在个人作业的过程中遇到问题，可以通过寻求协作，在集中办公的环境下轻松解决。

（3）专人核查手写资料编制效果，确保手写内容要字迹工整，填写规范、签字齐全，所有原始记录不得随意修改或乱涂乱画，保持资料的整洁性。

（4）加强内业管理业务培训。市政工程内业管理工作专业性较强，对从业人员的业务水平、技术涵养具有一定的要求。中建五局机关设置专职内业管理岗位，专人定期开展全覆盖的内业管理业务培训（如图3.7），通过培训来正本清源，严肃标准，严格要求，规范工作。

分公司每季度末，由分公司总工程师牵头，实行季度检查考评制度（如图3.9）；对内业资料进行检查考评，对项目部各部门、作业分部内业资料进行一次检查考评，开具整改通知单，制定具体措施，明确责任人，限期整改。到期后，分公司及时组织复查，并随机开展专项或重点检查，详细检查记录。

相关检查一并制定具体奖罚措施，要求项目部分别针对月度、季度内业资料检查中发现的问题认真进行统计分析，制定整改措施，完善管理漏洞。同时根据检查考评结果，依照有关奖罚规定，对相关人员进行奖励或处罚，达到奖勤罚懒、奖优罚劣的目的，确保内业资料质量。

4.结束语

专业化、精细化、标准化是工程项目管理发展的的必然趋势，内业管理作为工程管理的基础一环，加强内业管理工作刻不容缓。福建分公司推行内业资料标准化管理“1552”体系，通过“1个组织机构”统筹调控；通过“5个管理原则”和“5个管理要求”严格管理；通过“2度考评”实现激励，有效提升建设工程内业管理水平，管理经验可为同类工程管理提供参考。