运用科学技术提升档案基础工作

运用科学技术提升档案基础工作

卫星

大庆市肇源县公开选拔干部办公室

摘要：在大数据时代背景下，各项工作运行过程中所产生的数据信息不断增多，使得员工的工作压力加大，工作难度提升。传统的档案管理工作已经无法保障档案的安全性，而科学技术的应用优势受到了相关工作人员的广泛关注，目前，在新时期的技术发展背景下，如何应用科学技术提升档案基础工作的效率和质量，就成为了相关档案工作人员的重点工作内容之一。基于此，本文就对科学技术的应用方法及相关档案管理工作注意事项进行简要的分析和研究。

关键词：科学技术；档案；基础工作

档案是国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。因此，档案管理工作的重要性不言而喻，相关单位应当意识到，实际应用科学技术开展档案基础工作对员工的工作能力及素质要求比较高，这是保证各项工作顺利开展的基础所在。

一、现阶段档案基础工作的实际发展现状

1、员工的技术操作能力问题

当前不论是党政机关还是企事业单位都倾向于实行减员增效，这样就使得不少机关或单位未设立专职的档案人员岗位，并且，相关单位没有定期对工作人员进行知识技能的培训工作，在新时期的发展背景下，工作人员无法掌握科学技术的正确操作方法，无法满足大数据时代下单位对档案管理工作的基本需求。这也与员工对自身工作重要性认识不足有一定的关系，这些都是目前在优化档案管理工作过程中需要解决的重点问题。

2、管理制度的设置问题

单位档案制度建设工作是档案管理的一项基础内容，档案工作想要规范管理、高效运作，离不开完善和可持续优化的制度建设机制。然而，单位在基建期往往都偏重于工程进度，不重视档案文件的流程管理，档案文件形成被简化，极易造成最终文件缺项漏项，增加后期工作量。而在最后移交时，往往是在工程完工后期，档案移交整理人员存在速战速决的思想，这些都不利于档案的整理工作。此外，个别单位在成立初期阶段，存在未成形的制度，或制定了制度也只是应付了事，过于简单的问题。这就极易造成文件的前期管理、监督不严和后期的移交混乱。

3、档案基础工作内容方面的问题

档案工作是一个细致繁琐的工作，随着信息技术的广泛运用和电子文件的大量产生，传统的档案工作发生了巨大的变革，使用档案管理软件已成为档案工作不可或缺的重要组成部分。工作人员应当意识到：档案收集是一项最重要的基础管理工作。日常不及时收集档案，会造成档案材料的不完整、不系统，另外收集的质量决定了归档文件的质量，平常收集档案材料时不认真或者不专业，极易造成不符合归档要求，文件缺张少页，甚至文件不闭合、缺审批、签字手续等，为后续的档案整理工作带来很大的难度。这些问题都影响了档案基础工作的稳步运行，必须要及时进行优化改革工作。

二、有效应用科学技术优化档案管理工作的方法

新时期，科技信息技术的应用优势受到了人们的广泛关注，要想真正发挥科学技术的应用价值，还需要针对现存的档案基础工作问题进行有针对性的优化研究工作。

1、宣传教育及培训工作

首先，基于档案管理人员工作观念及工作能力方面的问题，相关单位应当定期对员工开展宣传教育工作，将单位的发展目标与员工个人发展目标结合起来，并重点介绍科学技术的特点及应用方法。同时，只有让档案管理人员认识到档案存在的作用和必要性，并掌握日常处理档案的注意事项，才能更有利于形成规范的档案，也才能更方便于档案的收集和整理工作。相关单位还应当设置培训教育课程，邀请专家为员工分享工作经验，传授工作技巧，推动档案基础工作的稳步运行。在这个环节当中，还需要结合培训内容对员工进行考核，根据考核结果分配具体的工作内容，这是提高档案基础工作水平和质量的关键环节。此外，单位还应当关注于工作人员的个人素质问题，可以开展一些文化活动，引导员工自觉提高自身的个人素质。

2、优化监管制度

应用科学技术提升档案基础工作主要是依靠于信息技术手段，因此，需要对网络环境及信息数据的安全进行管理，以此来保证管理工作的全面性和科学性。在这个环节当中还涉及到对管理机制的制定工作，《中华人民共和国档案法》是我们档案管理工作的纲领性文件。档案工作者要以《档案法》为核心，结合各行业的自身特点，制定合理的内部管理条例。其内容应包括档案的组织机构、归档范围、保管期限，分类方法、组卷原则，整理办法以及查借办法、档案销毁制度、库房管理等。

3、档案日常收集工作

档案的收集是档案管理工作的前提条件。档案管理人员在日常工作中既要注意档案收集的“量”，更要注意档案收集的“质”。为了文件收集齐全完整，首先不论项目大小应参照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》，确定并编制适应本单位的文件归档范围和保管期限以及归档日期；其次档案文件的形成质量应参照《科学技术档案案卷构成一般要求》GB/T11822制定详细细则后下发，以便文件形成部门更好地了解哪些文件需要归档。在日常文件材料形成过程中，注意载体和书写材料要符合耐久性要求，注意文件的闭合、签字手续完备和原件归档。这些都为今后档案的整理工作提供了重要保障。

4、其他优化研究工作

在实际应用科学技术开展档案管理工作时，相关单位必须要加大资金技术投入，引进相应的计算机软硬件设备。尤其是应当关注于软件设备的更新工作，档案软件的使用是档案管理的又一项重要的基础工作，文件录入的信息越详细、越准确就越便于今后的查找。档案软件的投入使用宜早不宜晚，生产后期的投入使用无疑会增加档案的工作量。另外，在软件的初期模板定制时应结合自身实际需要，与软件设备厂家共同研究制定适合本企业的模板类型。电子档案应至少三份，异地保管并要存放在专用的防磁柜中，另外电子文件利用时应注意其保密性等等，这些都需要档案人员在工作中不断完善。

结论：要想运用科学技术提升档案管理工作，必须要关注于员工的工作能及个人素质问题，建立科学全面的监管机制，定期开展培训教育工作。并加大资金技术投入，引进计算机软硬件设备，研究电子化档案的存放安全问题，不断研究优化档案基础工作的可行措施，从而推进我国档案事业的可持续健康发展。

参考文献：

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[2]黄媛萍.科技档案整理归档问题的分析与对策[J].办公室业务，2019，311（06）：61.