浅析档案信息化建设中的档案信息服务

浅析档案信息化建设中的档案信息服务

程琳

十堰市妇幼保健院程琳

摘要：当前计算机信息技术、远程设备的广泛推广，给社会在信息发展上带来了巨大的转折。对此趋向信息化的发展对档案信息服务提出更高的要求，使得档案工作以信息化、电子化、网络化进行完善。要不断地与时俱进，迈入信息化的发展道路上，以此来不断地达到现代人们的服务需求。本文以此为初衷，简要的论述了档案信息化服务几方面的工作认识，给予相关研究人士以参考。

关键词：信息化；档案信息；服务；管理

一、合理配置和有效管理档案信息资源

面对现今的档案信息化现状，档案信息资源的组织和配置要满足于人们对信息的消费习惯，以实施达到人们的服务需求以此实现用户需求为目的，对资源进行配置来给企业带来高效益的发展。针对档案的信息资源在配置规划方面要科学合理，适当的做出相应的干预或引导，以最佳地实现用户对档案信息的不断需求，在这个出发点上，要理性化构建，切勿过多的配置档案信息资源，对可能出现或面临的重复建设要避免重复性的配置，力求达到在有限的信息资源上获得最佳的经济效益和社会效益。对于社会的信息化这就逐渐促使档案信息化构建服务工作呈现出很明显的整体性。档案工作部门要在这样的趋势下清楚明了档案信息服务与社会发展的关系，从而掌握好档案工作发展的方向和理论依据。

在我国档案馆是档案信息的主要来源机构，档案馆内的档案信息资源，档案信息服务的基础和根本。因此档案馆的馆藏结构和馆藏内容显得尤为重要。档案馆要从当前的、近期的及长远的用户需求为导向，不断调整优化档案馆的馆藏结构。馆藏档案信息的价值决定了其满足信息需求的层次和程度，档案信息的均衡配置，要从国家层面、地区层面、部门层面、组织和个体用户层面等不同维度综合加以衡量考虑，做到档案信息资源配置有先后、有缓急、有侧重及有计划。

二、以用户为中心的服务对象定位

以往这几年，在档案信息上主要工作是保管和整理档案相关的信息文件。在档案信息化的逐渐演变，档案信息的服务思路也发生了很大的变化，对工作的重心现如今主要是以档案信息的利用及服务为主，以此更加注重对档案信息的服务工作。由于现代信息技术的发展趋势，在档案信息服务方面就需要注重到技术性的拓展运用。当今的信息用户接触现代信息技术较多，信息素养较高，这对档案信息管理的水平和档案信息服务的水平提出了高要求、高标准。在档案信息服务的工作人员，就必须具备一定的综合素质，掌握好一定的文化知识结构，还有利用好现代化的信息技术进行档案信息服务工作。

档案信息化工作以用户为中心，首先就需要对服务对象进行在类型方面的合理区分。但是，由于处于网络的环境状态，对档案的信息用户在类型上就很难进行区分。网络环境下的信息用户不再受专业、部门、地域、时间等因素的限制。同时用户群体非常复杂，用户的信息素养不同、专业背景不同、语言文化不同、地理位置不同，而且在利用信息资源时表现出来的需求和行为方式也有所不同。另外网上用户根据其兴趣取向，形成了很多网上的社区。总而言之，网络环境带来了许多新的变化，这就要求档案工作者要从用户角度出发，探讨用户档案意识的培养方案、档案信息服务的宣传策略等等。我们要必须对以往的坐等用户上门的阵地式的服务模式进行改革，要对档案信息服务工作进行重新思考及定位。在不断提升自身核心竞争力的同时，主动为用户服务。可以说，面向用户的信息服务方式是主动的、积极的、个性化的服务方式。档案信息化建设中的档案信息服务要面向用户，适应开放的、全天候的、交互式的档案信息共享的需要。

三、开放档案信息服务态度，注重信息安全及信息保护档案信息是重要的资源，是开展很多工作必不可少的信息资源和基础性条件，

档案信息化建设中要求档案信息秉承开放共享的态度，为社会提供更优质的档案信息及服务。档案信息服务的开放首先要做到档案工作开放，同时要加强档案信息内容的公开和共享。长期以来，档案信息公开一直是档案信息资源开发所面临的核心问题之一。随着市场经济体制的发展和日趋完善，社会信息化程度有了明显提高，一些公务信息随着公务管理实践的开展在一定程度上有所公开，并可供大众自由查询。在档案信息开放的同时，一定要做好档案信息的安全保护工作，建立档案信息安全体系，为档案信息化建设提供有力保障。目前的信息化环境下，公共传播途径日益增多，更要重视档案信息的安全体系的建设。掌握好开放与保密的关系，严格执行档案管理制度，采用有效的监控预警方式、采取应急防范及异地备份等有效措施，把档案信息安全保障体系建设落到实处。

总结

综上所述，网络信息化的技术给当前人们在工作和生活中带来了很大的变革，在档案的信息服务工作方面也有了进一步的高要求，面对信息时代的到来给档案部门带来了全新的挑战。作为档案的相关工作人员和档案管理部门就必须以新的视角要重新审视所处的环境，要认清档案信息工作的现状，以此作出合理的定位，采取正确的方式来不断地完善档案信息服务工作，从而不断适应眼前的发展趋势，满足用户的需要。总之，在当前的信息社会的发展中，跟随市场的经济的不断演化，档案工作部门就要找到自身所肩负的社会使命，来履行自身的服务职责，实现自身的发展价值，应用在外部的社会环境中，以此在社会发展中获取自身发展的不竭动力。

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