浅析国土资源基层档案管理问题

浅析国土资源基层档案管理问题

王娜

泗水县土地评估勘测服务中心山东济宁273200

摘要：要真正将国土资源的档案管理工作做好，达到科学与规范化管理，就一定要针对当前国土资源档案管理现实工作中存在的问题进行对应分析研究，更新观念、寻找办法，让国土资源的档案管理针对性更强、时效性更高，以满足当前的工作要求。

关键词：新时期；国土资源；档案管理；方法研究

档案是记录并反映历史的重要途径，拥有凭证作用及法律效力，能够给研究者与使用者提供资料数据参考。国土资源档案中详细记载了各项新建设用地范围、土地类型变化、房产权属交易变化等，是土地权属管理与利用的基本依据，怎么样把国土资源档案管理做得更好，切实提升国土资源管理能力，已经成为亟待解决的问题。

一、当前存在的问题

（一）工作人员观念需要提升。

国土资源档案管理人员还没有完全从旧有思维观念里走出来，其管理意识同经济社会的档案信息需求极不协调。市场经济进程加快，档案信息的重要意义已经为人们所关注，群众的档案意识明显提高，基本可以充分意识到档案信息在经济资源中的地位，而国土资源档案信息的服务工作却仍然没有引起相关从业者的重视，这极严重地影响到了档案信息利用的发展。

（二）工作人员业务能力需要提升。

世界已经进入到知识经济时代，这给档案管理工作的业务知识能力更新带来了更高要求，而一部分国土资源档案管理工作者思想却不能与发展大背景相适应，缺少新思路、新办法，从当前档案管理工作者队伍构成情况来分析，其在文化素质与专业知识构成上，虽较过去有显著提升，但是多数管理者同时代发展要求比起来，仍然存在很大差距，尤其是明显欠缺现代化的档案管理知识。

（三）管理方法不够科学。

有一部分国土资源部门（特别是基层档案管理所），对于档案的管理工作做得极不规范，容易让重要的资源档案发生流失现象。像因为气候潮湿、地理变迁等原因，所造成的档案管事故时有发生。有的基层国土资源部门在收集档案资料时本来就没有做到完整规范，再加之积压时间长、堆放凌乱，给管理与利用工作造成很大麻烦，甚至有些初期档案还出现了虫蛀、霉变与破损等现象。

（四）管理设施欠缺。

目前各地相关硬件建设已经取得了一定成绩，但是仍然有些国土资源部门办公室与档案室不能分开，档案库房小、基础设施差，个别部分仍然在用木柜管理档案，防护措施做得不好，造成了档案资料管理的难度居高不下问题。而在信息化管理方面，虽然多数都实现了硬件装配的信息化，但是在软件落实上，很多地区还都处在非常落后的阶段。

（五）档案利用率低下。

国土资源档案真实地反映了土地运行的动态化过程。市场经济环境中，不同的决策者均需要在现有资料记载里面取得历史经验，用以指导未来工作。国土资源档案是国土资源工作中的极重要部分，可是很多的国土资源管理者均没有明确认识到档案存在的重要意义，没有将档案投入到市场中的服务意识，以至让大量档案沉积资料库，得不到功能的发挥与利用。二、解决问题的方法

（一）做好档案管理配套硬件建设。

国土资源档案部门要充分调整并充实当地档案内容，将其进行统一化管理。各级国土资源档案均会涉及到诸多方面内容，并真实地记录并反映了相关工作的历史情况，将档案管理配套设施建设好是国土资源工作的先决条件。为了使档案管理做得更好，可以按照“六有”思路展开工作，所谓的“五要”即：（管理领导要明确、配套设施要健全、管理人员要负责、资金投入要到位、工作制度要规范），要依法成立专业化职能管理部门，始终坚持依法设置档案、依法管理档案、厘清关系、健全制度、软件硬件统一筹措，让档案管理向规范化与标准化逐步推进，国土资源档案管理对硬件的要求是很高的，应当在财力允许的条件下，添置更多现代化设备设施，给档案管理与利用工作创造更加优良的条件。

（二）做好制度建设工作，让档案管理水平不断提升。

国土资源部门的档案管理工作属于基础性较强的业务工作，它同时拥有档案数量众多、保管时间漫长、查阅调用次数不固定、管理难度偏大等问题。要想把这项日常性工作做好，就一定要先期做好制度建设及规范管理等工作。我单位按照工作实际内容，曾经先后制定并健全了档案使用管理、库房定期管理、档案安全保密、实用电子档案管理等诸项制度，并严格遵从档案管理的国家标准要求，真正做好日常的管理工作，积极推动档案管理向现代化迈进，认真贯彻落实“电子文件档案管理暂行规定”，将电子档案归纳整理之后，明确纳入到相关部门的职责权限之内，以保证电子文件档案的来源真实、数据完整、使用有效。我省级档案管理系统在档案装具设施上都已经使用了规范化的无酸卷盒，并且让已经入库的国土资源档案均实现了计算机管理，并对其进行科学门类划分，基本实现了永久或者长期档案的数字化管理，这是值得市县级档案管理部门加以学习的。

（三）以有效的收集整理让档案资源更丰富。

国土资源档案管理部门包括数量众多的文书档案，可以按照卷为基本归档单位进行档案的细致划分，可以将其细划成财务数据类、地籍统辖类、土地规划类、土地建设、监督检察类、照片光盘类、地质资源类等。要及时将不同类别的档案资料进行收集整理，并随时监督指导下属部门完成年度资料的移交整理。自从2005年以后，我单位档案数量增加迅速，给档案整理工作带来一定难度，工作中便实行外部用证管地，内部用图管地的手段，确定土地登记权属，加强建设用地及地质矿产资源批复，并调整各项相关业务工作。国土资源档案管理要以数字化与信息化为先决条件，把档案管理工作同附属业务工作联系到一起，共同规划布置、共同收集整理、共同进行档案归类，以确保国土资源档案管理工作向更加规范更加标准的方向推动。

（四）以积极培训让档案管理人员综合素质提升上来。

为了确保档案资料的科学化与完整化，各级国土资源档案管理部门需要仔细贯彻落实立卷管理制度，形成档案管理的人员合理覆盖，将各科室的档案管理人员的作用充分调动起来。近些年来，我单位特别注意加强档案管理人才的引进与培训，在使其做好本职工作的同时，加强了下属国土资源部门的档案管理指导培训工作，目前已经形成一把手大力支持，各部门协调配合的良好工作局面。

（五）让服务质量为档案利用率服务

在软硬件建设与制度化完善的基础上，应当要将档案信息积极开发并利用起来，使档案信息可以全面服务于该地区的管理与地政、矿政工作及经济建设工作，力争让相关工作可以在档案辅导的作用下做得更好。尤其是省市县三级法院、律师事务所、高等院校及审计单位等到各级国土资源档案部门调取档案时，要给其提供最大的方便。

二、总结

要强化国土资源档案的社会服务功能，档案只有被充分利用才能够体现自身的价值。档案开发利用服务，主要是改变以往的思维定势，应用多种渠道进行档案的应用，充分发挥国土资源档案的作用，更好的为经济社会服务。因此，国土资源档案管理是一项专业性、综合性的工作，只有科学规范的管理档案，坚持与时俱进，才能适应新形势的发展，开创档案管理的新局面。这样就需要档案工作者不断的研究和探索新方法，学习新知识，接受新技术，使国土资源档案管理工作实现新的飞跃。在当前的新环境背景下，我国国土资源一定能够得到更为充分的开发利用，而相关的国土资源档案管理工作量也会明显增多。我们必须充分认识到目前在进行档案管理时所存在的问题，并根据这些问题采取合理化解决对策，从而将国土资源档案管理工作做得更好，给相关研究与使用人员提供方便。

参考文献：

[1]陈培婷.加强档案管理促进国土资源保障科学发展新机制构建[J].华人时刊（下旬刊），2011（10）.

[2]贾峰千.浅谈新形势下基层国土资源档案管理工作[J].城市建设理论研究（电子版），2011（16）.