现代档案管理工作的途径和意义

现代档案管理工作的途径和意义

王莉娜

王莉娜哈尔滨市环境宣教信息中心150076

摘要档案管理必须适应有中国特色社会主义市场经济形势的变化.转变观念.锐意进取.勇于实践.用现代化.信息化档案管理事业更好的为国民经济服务.为全社会服务.为大多数人的利益服务.为全面建设小康社会服务.并加强各项事物管理促使档案管理现代化.

关键词档案管理服务手段途径意义

当今世界是知识爆炸的时代.而网络技术发展飞快.档案管理工作应充分利用成熟的网络技术不断提高档案管理信息化水平.使档案更好地服务于社会.档案管理人员在日常工作中应注意加强与应用单位的协调.经常到相关单位和部门宣传档案信息化的知识.鼓励引导各单位以电子文件的形式按规定格式.程序和要求上报有关档案资料以加强电子档案的管理和建设.档案管理工作不是独立的.档案管理信息化的实现依赖于方方面面的配合.要及时以数字化的手段收集.加工.整理传送和接收以及储存.这些工作的顺利开展需要建立一个有效的档案信息化运行机制

一、在全面建设小康社会的新形势下如何使档案管理工作

适应时代前进的步伐总体来讲应从以下几个方面入手.一是正确认识目前我国档案工作中存在的一些问题.就是对档案工作的重视程度不够.长期以来相当一部分人包括部分领导干部对档案工作都存在一些误区.认为档案工作就是就是抄抄写写.保管的事务性工作.不是单位主要工作不能给单位创造效益只要“守好摊”不丢失.不泄密能应付外调查档就行了.这表明一些人对档案工作缺乏了解.忽视档案工作.这种忽视档案工作的思想已无法适应现代档案管理的要求.二是档案管理交接手续不严密.档案管理人员有一些不是专职的.在工作变动时移交档案手续不规范.该清理的不清理.该签字的不签字.责任不明界限不清.甚至有人认为档案交接就是一串钥匙的问题.使得档案工作前后脱节.还有档案管理硬件设施不完善.档案管理人员培训不到位等现象.三是管理力量薄弱管理水平不高.管理手段落后.对档案的重要性.管档要求.档案材料的收集.整理.归档.装订等业务不太了解.一些归档材料还不够真实准确.导致档案的不完整.四是档案管理人员自身对档案的重要性宣传不够.档案管理人员对档案的重要性未进行广泛宣传.使得档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充.完善.更新.有的受专业和时间的限制档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识新技术.综上所述我们只有对症下药.提出档案管理的对策和思路.档案是对单位和个人经历.政治思想.品德作风.业务能力工作实际和企业各种行政活动.会议记录.政策条文等各种数据.文字的真实记载和反映.所以只有加强档案管理水平充分发挥其价值才能更好的为党组织.人事部门等提供工作参考为人民服务.因此档案管理工作要适应新形势下的各项要求.除了硬件设施到位以外.档案管理人员自身管理水平.业务素质也是重要因素.

二、随着我国经济规模的不断扩大.经济活动中不断产生大

量的各种数据.文件.报告.人事等各种材料需要我们及时.完整.准确的保存归档和管理.因此档案事业的发展必然要求我们必须跟上时代的步伐与时俱进.在实际工作中不断创新.必须要有新思维.新理论.新方法.要解放思想破除因循守旧的观念树立大服务理念.要摆正位置在经济发展的大环境子下发展自己对于档案工作的创新要这种解决好四个关系：（一）工作创新与基础关系.工作创新不是凭空捏造想象.不是空中楼阁.创新必须是在原有基础上进行.我国档案工作经历半个世纪的发展已形成了一套理论.方法和工作经验.档案事业得到了较快发展.形成了独具特色的工作体系.这些基础对我们今后的工作仍具有较强的指导意义.是创新的根基因此创新绝不是抛弃以往的成熟经验.而是要认真研究总结过去的基础上分析现在和将来的形势在发展中寻求新的突破（二）工作创新与现实的关系.工作创新不能脱离实际.当前档案工作仍处于初级发展阶段是由计划经济向市场经济模式的转变过程中.许多问题没有解决好.档案工作还处于受多种条件制约发展较为缓慢.全社会的档案意识不强.档案管理部门的工作不到位档案事业发展的后劲不足的状态.创新就是要重视现实面向未来从实际出发.围绕如何解决现实存在问题在打好基础快速发展上寻求突破.（三）工作创新与学习借鉴的关系.学习是创新的基础借鉴是创新的阶梯.创新是学习的动力也是学习的目的.档案管理工作创新既要学习本行业的专业知识借鉴本行业的成功经验和方法又要学习相关专业其它行业知识.借鉴其他行业和专业创新方面的成功经验.创新要：“推陈出新”原则.运用否定之否定规律认识规律和批判继承观念.在学习借鉴中创新.（四）工作创新与实践的关系.创新是事业发展的动力.但创新绝不是虚无飘渺的创新.理论创新.方法创新都要经过实践的检验.凡是对事业发展有促进作用的创新都要大力推广.在实践中不断完善.

三、在社会飞速发展的今天.档案管理也要与时俱进拓展

服务领域.信息服务的社会化.多主体有主要为企事业单位内对象服务转化为为社会全方位服务已成为档案管理者的共识这是因为档案部门既要面对党政机关.企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人.又要针对性的为特殊利用者提供特定的档案服务.信息化社会中人们对各类信息的需求日益迫切.随着科学技术的发展人们从事科学研究和生产建设行政管理活动变得越来越复杂.越离不开信息服务.对档案信息的单一需求必然将被档案.文件.图书情报检索资料的综合需求所代替.同时加强横向联合实现信息资源共享.随着信息时代的发展人类的知识和信息量都在急剧增长面对浩瀚繁杂的文献情报.任何一个文献部门都不可能将所有的知识和信息全部加以收集.整理加工.保存和利用.因此必须打破档案.图书.情报等部门各自为政的局面.建立一支完整的社会信息系统实行一体化充分发挥整体优势建立联合目录实行资源共享.正式建立社会信息系统的前提条件和核心内容这样可以提高信息资源利用的科学性.合理性.系统性.避免不必要的重复浪费.同时重视战略规划的制定和实施.档案管理的战略规划作为档案工作的重要议程.更加注重档案工作的长期性.远见性和可持续性.据了解国际档案界自1990年重视档案的战略规划.当档案工作数量上形式上发生变化或档案管理结构发生重要变化时都必须进行战略规划.由于战略规划是应对档案工作在社会经济飞速发展变化的大背景下的一种重大调整所以战略规划对档案工作具有方向性.全局性的作用.

四、最后要论述的是我们档案管理人员不但要根据新时期

新环境下工作的特点努力提高自身的业务管理水平还要努力与提高人民群众对档案材料管理重要性的认识.使全社会都认识到档案材料对我们每个人都息息相关.档案工作不是可轻可重无关自我.而是对每个人今后的工作学习有着重要的影响.再者就是对档案的规范化管理.做到档案的收集整理鉴定和保管各个环节科学规范.加强收集整理工作.完善档案内容及时补充档案缺失材料.提高档案的利用价值.要加快档案信息化的进程提高工作效率如何利用计算机技术对档案进行信息存储检索进而实现网络化管理.它已成为档案管理工作的重要课题.这就要求尽快建立档案数据库市档案的管理实现信息化.网络化.同时在规定的使用权限情况下部分信息对部门各个人开放.建立公开透明的档案管理机制.如此一来不仅能使大家增强档案意识.增加档案管理的透明度还为单位发现人才培养人才和使用人才奠定了信息基础.总之.要使档案工作有新的进展和突破就要真抓实干加强学习不断创新冲破原有的思路.模式形成一整套的档案管理思想.档案观念才能适应档案事业的发展.为实现档案管理的科学化.规范化现代化做出自己的贡献.