探析会计档案管理工作

探析会计档案管理工作

罗芳玲

佛山市高明区交通运输综合服务中心

摘要：会计人员要做好会计记录管理工作，需要不断学习、认真讨论、不断创新。通过提高财务管理水平，首先要加强会计档案管理，促进会计工作的不断改进，加快小康社会的服务。会计档案是国家档案的主要组成部分之一，是各单位和部门经济活动的重要信息资源载体。它能够充分反映经济活动和财政收入的数据，以及重要的史料和详细记录数据的基本证据。在经济管理中发挥着重要作用。专业档案的数量、范围和金额不能与会计档案进行比较。为此，对会计档案管理的作用和一般情况进行分析。

关键词：会计档案；档案管理

引言：会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料。它是记录和反映经济业务的重要史料和证据，它是对一个单位经济活动的记录和反映。通过会计档案，可以了解每项经济业务的来龙去脉；可以检查一个单位是否遵守财经纪律，在会计资料中有无弄虚作假、违法乱纪等行为；从会计档案中可以详细地了解到企事业单位的生产经营、技术开发、社会服务的基本情况，通过对不同时期的单位运行情况进行分析比对，可以扬长避短改进管理。会计档案工作是运用科学的方法管理会计档案，为各项经济工作服务。会计档案管理是国家档案的重要组成部分，它是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。会计档案是信息的重要载体，是主要信息源。管好用好会计档案，是使单位经营管理、有序、高效运行的有效保证。

1会计档案的特点

1.来源的广泛性。凡是具备独立会计核算的单位，都要形成会计档案。一方面会计档案在社会的各领域无处不有；另一方面，会计档案的实体数量也相对其他门类的档案数量更多一些。尤其是在企业、商业、金融、财政、税务等单位，会计档案产生的数量也很大。至今，我国独立核算的企业和行政事业单位就有百万个之上，再加上其他各种类型的经济组织越来越多，每年形成的会计档案不计其数，形式多样，内容丰富。因此，会计档案产生的广泛性、普遍性和数量之多是任何专门档案无法比拟的。

2.内容的专业性。由于经济活动和财务收支这些过程，会计档案随之而产生，其内容直接反映企事业及各个机关单位全部的经济活动及财务收支情况，反映各单位某一特定日期的资产、负债、所有者权益状况，以及某一特定时期的经营成果和现金流量情况，同时还反映会计核算的具体内容、核算程序、核算方法和结果。这些都是会计核算的专业材料，与其他档案不同的是，其特殊的内容和专门的方法决定了会计档案具有较强的专业性。

3.形成过程的严密性。会计档案的形成过程是十分严密的。在经济业务活动中，所发生的每一项经济业务都要取得或填制原始凭证，会计人员要对原始凭证的真实性、合法性、合理性进行审核，然后根据审核无误的原始凭证填制记账凭证；再根据原始凭证和记账凭证登记账簿；然后根据账簿，定期在进销存软件中编制财务报表。在这一系列程序中，会计凭证、会计账簿、财务报表密切相连，形成了有机整体。由此可见，会计档案的形成过程远远要比一般的档案严密。

4.档案类别的稳定性。社会上会计工作的种类繁多，如有工业会计、商业会计、银行会计、税收会计、总预算会计、单位预算会计等，但是会计核算的方法、工作程序以及所形成的会计核算材料的成分是一致的，即会计凭证、会计账簿、财务报告等。会计档案内容成分的稳定和共性，是其他门类档案无可比拟的，它便于整理分类，有利于管理制度的制定和实际操作的规范、统一。

2会计档案的重要性

（1）会计档案不仅是财务工作的基础和依据，也是反映领导接受监督，并且参与经营管理的重要信息资料，它能够对未来经济发展进行预测，使经济发展战略更加迅速。会计档案也能够传递档案管理的科学规划方式，使决策发展会计信息过程得到控制，在经营管理方面有着一定的支持和促进作用。根据会计档案对历年的会计数据进行分析和比较，能够促进企业部门以及当地未来经济的发展趋势和发展方向，为决策者提供更好的资料，有利于符合该企业的经营发展计划。

（2）会计档案是经济科学研究的可靠资料。

建立会计档案是为了能够更好的建立管理体系准确的记录单位的经济和账目的进出，为日后发展提供经验和教训，也为研究经济科学提供了系统完善的资料和依据。

（3）会计档案是打击犯罪的重要依据。

会计档案能够做到将各项会计活动具体内容进行客观的记录，为打击经济犯罪提供重要的原始资料依据，使一些经济犯罪活动事实无从狡辩。

（4）会计档案是会计监督的基础资料。

在当代社会的审计和税务、工商、海关报关等行政机关检查过程中，会计档案是利用率较高的组成部分。经过对会计资料进行反复审核，确认在审查过程中，会计处理是否真实，单位经济业务是否合法，以及是否按照依法纳税等，一旦有经济问题出现，要提出科学的改正意见。

3会计档案管理中存在的问题

（1）会计工作与会计档案管理相脱节。

通过会计部门的专业人员对会计工作进行工作延伸和年终总结，作为会计核算的成果，即为单位会计档案资料，但是，由于专业会计人员在对会计基础业务能做到非常熟练，而对会计档案的管理知识却了解的很少，对相关的规范化标准更是一窍不通。会计人员仅会单纯的记账工作，对凭证单据的装订不明确，原始统计数据凭证会出现遗忘和丢失等情况。

（2）会计档案立卷不规范。

有部分单位的会计报表、账簿和基本凭证以及整理完成的资料文件混乱，没有明确的摆放位置，而对于活页账面没有将其按照规定标准对封面进行填写，未能够按照年份、月份的时间顺序排列整齐。还有些单位经过装订后没有按照要求进行封贴，也出现在封贴处没有会计人员的签名盖章但已经封贴完成的情况，以及封皮名称，序号相关内容填写不完全等常见现象。进行会计档案资料在双方交接时，按照固定规定的时期保存，在进行查找的时候特别困难，由于应销毁档案不能够及时销毁，容易被混淆；也会导致积累的档案多，没有足够的存放室。

（3）会计档案保管不规范。

对于会计档案管理工作，有部分企业单位做的不完善，不能够及时的将企业和个人的档案上交到综合档案室加以保管，而是由会计人员自己保存管理；有部分企业单位没有建立综合档案室，而根据档案的类型，指派专业的工作人员进行保存、管理；还有部分单位虽然有专业的档案管理人员，但是没有按时管理档案。

4搞好会计档案管理的对策

（1）规范会计档案保管的期限管理和销毁。

各单位对会计档案管理方面，需要严格按照会计档案管理办法规范进行整理，当会计档案保管期达到规定年限的时候，要将其销毁处理，根据单位会计档案管理部门提出销毁意见，以及财会部门工作人员共同的鉴定，经过严格的审查后，需要编制会计档案销毁清册。对于机关和事业单位需要告知本单位，经过单位领导的批准后方能销毁；企业单位接受企业领导的详细审查，经过上级主管部门的批准后可以销毁处理。

（2）规范会计档案立卷。

在进行会计凭证装订时，要选用会计凭证装订封皮，将装订线封粘牢固，还要在封粘处加上会计人员专用的印章。认真检查封皮表面相关内容要按顺序项填写完整。装订完成后，按照月份的先后顺序，将档案放入会计档案盒内，将档案盒面上的内容进行完整填写。在年终时，要按照规定封账，对于活页账簿，要将空白账页全部取出，对已经设置会计科目完成但是却没有业务发生的账页要予以保留。确定按照账页的编号顺序将“目录”及“账簿使用登记表”进行填写，与账簿一起装订。在装订后，要将装订线封粘牢固，专业的会计人员需要在封粘处加盖印章并且签名。

（3）完善会计档案管理的各项规章制度。

会计档案管理工作要进行严格的办理，如果会计档案需要移交，要确保移交双方的手续齐全，方能进行交接，双方的档案员、会计人员、监交人、报账员要一同办理交接手续，并且还要加盖公章，对会计档案进行清点工作，认真检查档案是否齐全、完整，账目与实际是否相符，案卷整理质量是否按照规范操作。最后要确保交接凭据要一式三份，双方单位都需要各自保留凭据。

（4）对会计人员在上岗前进行加强培训学习，会计人员作为会计档案整理的责任人，提高会计档案的案卷的质量是目前的首要工作任务。根据会计人员对会计档案规范化整理和认知以及专业知识熟练的基本技能等方面的程度，决定会计档案案卷质量的优良。对此，会计人员首先要进行会计档案管理和培训操作技能等基本知识掌握，在会计人员上岗培训的时候，所有培训人员都要从最基本的档案资料基础整理学起，更好的掌握档案管理的基本操作技能和基础知识，从根本上提高会计档案管理人员的基本整理工作的能力。

（5）对会计档案监管加大力度，根据档案的实际情况，做到理论与实际相结合，将会计档案的案卷目录、分类、编页、排列、组卷、装订、移交等基本操作流程进行详细划分。在对各项会计业务进行检查中，确保将会计档案规范化管理工作作为检查重点，保证会计工作的检查与监督得到整体性和连续性。

结束语：会计档案管理是财务管理的重要组成部分。加强会计档案管理可以促进财务管理水平的提高。加强对会计记录的收集、储存和检查，可以为生产管理、社会管理和经济体制改革提供更好的服务，促进经济发展和社会文明。

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