探索县级妇幼保健机构档案管理分类模式

探索县级妇幼保健机构档案管理分类模式

王伟民

宁城县妇幼保健计划生育服务中心024200

摘要：档案管理是医院管理中需要重点管理的内容。随着社会的不断发展，对妇幼保健院档案管理也需要不断的发展才能跟上时代的步伐；对于档案的整体归类的方法需要不断地改善创新，才能帮助医院充分利用好档案，发挥档案自身的价值。其中分类模式主要是指将不同科室的档案分到不同的档案区，使档案更加清晰明了，更加方便应用。下面本研究首先简单介绍了分类模式开展的目的及优势，然后详细分析了妇幼保健院档案管理中分类模式作用以及档案管理中应注意的问题，以供参考。

关键词：分类模式；妇幼保健院；档案管理

加强医院对妇幼保健的档案管理和重视，对医院起着很重要的作用。妇幼保健院的管理工作是非常重要也是非常具有技术性的，因为档案是为医生和护理人员需要的时候，要及时送到，所以档案管理属于一种“售后服务”。为医院临床治疗以及手术战线上的医生提供及时的帮助。常言道“无规矩不成方圆”，所以不管是在哪里都需要有一定的制度管理，而制定有效的妇幼保健院档案管理制度，让管理档案的部门认识到自己工作的重要性，同时明确职责，全身心的为妇幼保健院的档案做好管理，使档案更具有针对性，才能更好地为医院服务。

1档案管理中分类模式实施的目的及优势

将妇幼保健院中的档案进行分类管理，目的就是为了规范档案，将不同类型的档案做好分类、保证档案的完整性，这样也是方便以后寻找档案，同时也可以提高档案的使用率，使档案能体现它自身的价值所在，使档案在医院临床上能起到更好的效果，可以更好的服务医院。其中分类档案实施的优势主要有以下几点：首先妇幼保健院内每天都会入住很多的患者，医院各个科室也是在不断的更新各种信息，档案管理部门就需要每天不断收集整理医院各个科室需要的材料，所以通过分类的方式就可以保证资料能以最快的速度找到并送到需求人手中。其次，分类管理模式有利于历年来的档案资料的快速查找，方便使用。另外，分类模式管理档案还可以有效地改善医院的信息不被其他人泄露，保证档案的完整性。

2妇幼保健院档案的分类方法及具体措施

2.1档案的分类总体方法

在医院档案分类管理中主要开展的方案是按照档案类型及其作用进行分类整体，分类管理，包括对档案的分类整理装订和编制等。并由专门负责档案的人员，进行查找和整理，将重要的档案和经常用的档案做上标记，方便查找。

2.2档案分类的具体措施

（1）病例档案类。病例档案主要包括住院患者的病例档案，其主要有病例档案科管理，为临床的医师提供及时的资料参考和服务。

（2）行政文书类文档。①相关部门发来的一些文档类的材料，包括：国家颁布的妇幼保健卫生的通知、指令、下达数等有关资料；省级市级政府部门颁发的有关妇幼保健卫生和用药方面的指令、通知；医院的上级领导部门领导下达的各项检查指标等材料。②医院已做的活动整体的布置、活动前后的事项形成的文件材料。本院领导请示上级领导的工作计划和报告以及得到上级领导的审批文件；妇幼保健院内的职能部门检查本院各科室的调查形成的文件；经过相关部门的检查，得到的各项合格证书；医院举办周年庆或一些大事件的记录形成的文件；本院自主制定的相关条例和规定形成的文件资料。③会议形成的文件档案，领导层面召开的会议内容，领导为下级以及普通的医护人员开会或者培训学习的资料。④院内部医生护理等相关人员的材料。医院内部发生的一些奖励、惩戒、职称的评定等相关的文档。

（3）财务类。主要有医院的财务部门整理保管的一些档案，包括财务中的凭证，原始凭证、支出和收入的账单，有关医院购买医疗设备的相关花销的账单凭证，会计人员没有所做的财务收入报表、支出报表、税收报表等，这些档案的管理，交由专门管理的人员进行保管。基建设施设备的档案，就是医院在建造、购买、管理医院等方面，形成的数据文件，以及医院各种类型的基建图纸和招标标书等，可归入档案的有项目的招标、审批、施工等相关文件。

（4）影像图片类。主要将医院内的一些活动中的视频资料，医院从建立到现在为止使用过的各类资料，一些著名医学类专家到本院的题词，与其他医院合作过的一些重要项目资料，在保健科室内做的大型的手术以及健康教育方面拍摄的图片；友好往来接收的各种礼品等，都存放在同一类的档案室里。医疗科技类，主要是针对医院内各个科室所用的高科技设施设备，新开发的科研成果，以及专业医师针对妇幼保健这一方面做的行业分析并在此行业发表的学术论文，每一年运用的医技检查的电子数据，都存放到档案室内保管。

（5）专业档案类。医疗教学档案，对于一些其他医院的先进技术和经验给予本院的医护人员共同学习的资料；业务学习档案，对于刚进医院的医师和医护人员，都要进行严格的培训和教育学习会形成一些资料；科研档案本院研究部门研发出的新成果形成的档案。

3妇幼保健院档案管理工作应注意事项

3.1特殊档案的开发

妇幼保健院对于一些产妇和新生儿的生命健康在特殊时期会制定特殊的档案，为以后的医学领域的发展和研究有很重要的利用价值。比如，为了响应中共中央国务院对于医学卫生的改革发展，同时也为了提高农村妇女的身体健康我市对妇女设立一个检查身体的项目作为试点，目的是检查我市农村妇女的宫颈癌和乳腺癌的相关指标，通过这个项目的检查，进一步得出新的服务模式和优化方案，通过这些方法来建立研究的档案资料。

3.2档案资料的收集

定期进行收集资料，一些长期收集比较麻烦的文件材料，要根据情况而定，及时收集起来，以避免因为时间过长不能及时收集导致资料的流失，资料一旦形成后就随即就有参考价值了所以一定要定期的进行资料收集。医院内一些特殊的需求记录成资料的可以在当时收集好资料就整理成档案，方便以后使用。另外还应该做好年初汇总工作，一年过后，根据资料的性质，将资料进行归类整理，一些不常用的放到适当的位置。将一整年的档案资料都再次做出分类整理，为本年资料的储存做准备。

4结束语

综上所述，通过分类处理妇幼保健院的档案，使得档案归档更加合理，使用更加方便、充分的体现了档案自身的价值，科学的规划档案的分类，使医院的信息档案更加的全面，医院能更好的利用好档案储存的信息，同时使医院各类档案可以更清晰，为医院临床提供更加优质的服务。

参考文献：

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[5]某三级甲等妇幼保健机构医疗保健服务半径分析[J].罗煜，彭伟，刘彩霞，刘捷.中国卫生统计.2016（06）