如何推进机关事业单位干部档案数字化建设

如何推进机关事业单位干部档案数字化建设

张晖

武汉市房产信息中心430015

摘要：近年来，我国数字化水平已达到了世界先列，相应的也带动了各行各业的不断发展，基于这种背景下，机关事业单位干部档案管理工作也迎来了新的发展机遇和挑战，其要想更好的适应政府职能体系变化需求，就要大力加强数字化水平，构建完整的干部档案数字化管理体系，进而在推进机关事业单位数字化档案建设的基础上，更好的提高干部档案管理工作效率和质量，使其所具有的利用价值发挥到最大化。

关键词：机关事业单位；干部档案；数字化建设

进入新时期以后，我国政府职能发生了很大的变化，这也给机关事业单位干部档案管理工作提出了很高的要求，其不仅要加快信息化建设步伐，而且还要大力采用各种先进的数字化管理技术和管理系统，这样才能弥补以往档案管理的弊端，实现干部档案资源的有效开发和利用。本文也会对时下机关事业单位干部档案数字化建设的重要性进行详细的论述，并根据实际需求，提出一些可行性强的建设策略，以便为相关单位作为参考借鉴。

1.干部档案数字化建设的重要性

1.1提升机关事业单位档案管理信息化水平

众所周知，我国机关事业单位干部档案信息与人事管理工作有着十分紧密的联系，要想确保这些信息能够得到及时的更新和处理，使其始终保持良好的完整性和实效性，相关档案管理人员就要具备现代化的管理意识和管理理念，充分利用数字化技术和系统来进行档案管理工作，这样才能在保证机关事业单位干部档案管理质量的基础上，为促进其干部档案数字化建设打下良好的基础。

1.2加快机关事业单位档案管理工作效率

由于我国机关事业单位工作岗位十分繁杂，所以相应的档案管理工作也是任务量繁重，仅仅依靠传统手工管理，很难达到相应的管理效果。因此，为了促进机关事业单位干部档案数字化建设，相关档案管理人员就要具备一定的信息化技术，进而能够在日常工作中，充分利用各种数字化档案管理系统和技术，这样才能减轻工作压力，提高档案管理效率，实现我国机关事业单位人事管理工作的有效开展。

1.3便于干部档案信息的开发和利用

只有确保机关事业单位干部档案信息的完整性和保密性，才能促进事业单位人事管理工作的全面开展，因此，大力加强机关事业单位干部档案数字化建设，很有必要。在具体实施过程中，相关工作人员必须对现有的干部档案管理模式进行全面的优化，并引入先进的数字化设备和管理技术，以便使干部档案管理工作不断向着多层次、立体化、全方位的方向发展，进而以全新的面貌来适应当下政府职能变化需求，更好的促进干部档案信息的开发和利用，这样才能有利于机关事业单位内部体制改革，更好的实现伟大的中国梦、复兴梦。

1.4适应当下快速社会发展需求

从本质上看，机关事业单位干部档案，是反映干部工作情况、政治背景的最原始凭证，其在某种程度上，具有很强的权威性和历史价值，必须对其进行全面的严加保管和珍藏，才能适应当下快速社会发展以及机关事业单位内部体制改革需求。因此，这就需要对干部档案管理系统进行有效的完善，通过加大数字化建设力度，来达到档案存储与提取的便捷性。同时，基于现下各机关事业单位办公自动的有效实现，干部档案管理模式也要做出彻底的变革，力争做到无纸化管理、数字化管理，这样才能发挥出档案信息的历史价值，推动机关事业单位的不断发展。

2.数字化干部档案建设现状

2.1档案建设安全性不高

机关事业单位之所以大力开展数字化档案建设，其最终目的主要是为了便于单位人事管理工作的顺利开展，提升干部档案资源的利用价值和管理质量。同时，通过数字化建设，还能实现对干部档案的有效开发和利用。因此，在实际建设时，就会大力采用各种先进的数字化技术和管理系统，这些数字化档案建设工作在开展过程中，尽管会大大提高档案的实用性，但是也导致了很多新的安全问题的发生，例如，软硬件系统发生故障时，就会使得干部档案信息出现丢失、不完整等不良现象，因此，必须对档案数字化建设的安全性给予高度的重视。

2.2建设投入资金短缺

机关事业单位要想构建数字化档案建设，就需要政府及有关部门投入大量的建设成本。但是由于各地经济发展水平参差不齐，所以导致很多机关事业单位在进行档案数字化建设时，经常发生因资金不足，而无法正常开展的情况，不仅不利于机关事业单位实现档案信息化管理，而且也对干部档案的开发和利用带来了很大的困扰。此外，从当前我国机关事业单位档案数字化建设现状来看，很多单位档案管理人员，由于自身缺少现代化意识，所以对于数字化建设也未能给予正确的认知，在实际建设时，很多工作人员依然会采用传统纸质档案管理方式，不仅导致档案占用面积逐渐增大，而且也提高了管理成本，给干部档案的查阅和使用造成很大的影响。

3.强化干部档案数字化建设的相关策略

3.1强化组织领导

对机关事业单位干部档案管理工作而言，对其进行数字化建设，无异于进行了一场全新革命，而要想保证最终的建设效果，促进干部档案的合理利用，相关管理单位就要不断加强组织领导，使之可以对数字化档案建设给予正确的认知和高度的重视，进而将干部档案管理责任落实到个人，并树立正确的数字化档案理念。同时，还要协调好财政、信息化管理部门的合作关系，加大政府投资力度，进而获取到优质的技术支持，提高数字化档案建设工作效率和质量，更好的实现我国机关事业单位可持续发展目标。

3.2构建完善的数字化档案管理系统

数字化档案管理系统具有较强的综合性，其在建立过程中，会涉及多项设计软件，如：系统设计、数字化软件开发、数字化档案整理、数字化档案系统管理、数字化档案扫描、数字化档案光盘备份等，这些系统软件必须保证一定的兼容性，才能实现事业单位数字化档案管理工作的有效开展。同时，为了进一步提高机关事业单位档案数字化建设质量，各相关管理部门还要大力加强档案网络和数据库建设，以便可以实现对干部档案信息的有效存储和处理维护。此外，相关档案管理人员还要灵活掌握双服务系统，即在档案储存过程中，利用高速扫描仪器对其进行扫描，以便可以达到双备份目的，进一步提升数字档案的安全性和保密性，这样才能有利于规范干部档案信息管理工作，促进其利用率的不断提升。

3.3组建一支高水平的档案管理队伍

随着现下我国机关事业单位干部档案信息的不断增多，档案管理模式也由传统劳动密集型向知识密集型发展方向靠拢，并以现代化办公设备为依托，来实现数字档案的办公自动化管理。基于此，对于相关档案管理人员的要求也在逐渐提升，不仅要求其具备较强的信息化管理水平和分析能力，而且还要拥有一定的责任意识和管理素质。因此，相关单位就要对数字化档案管理人才的培养给予相应的重视，通过定期开展数字化档案管理培训，来增强档案工作人员的技术水平和管理能力，使之可以摆脱传统思想观念的束缚，更好的为我国机关事业单位数字化档案管理工作所服务。

结束语：

综上所述，随着我国信息技术的全面普及和运用，机关事业单位干部档案管理工作也要进行重新的调整和完善，相关单位既要大力加强数字化档案建设，树立正确的数字化档案理念，又要构建完善的数字化档案管理系统、组建一支高水平的档案管理队伍，这样才能提高干部档案的利用价值，实现机关事业单位数字化档案建设目标，进而在推动人事管理工作顺利开展的基础上，更好的满足政府职能变化需求。

参考文献：

[1]朱金龙.浅析我国事业单位信息化档案管理建设[J]社会经济,2017,02:36-37

[2]李百灵.新时期机关事业单位档案信息化建设探析[J]山西档案,2017,06:11-12.

[3]詹洪亮.档案数字化建设探析[J]黑龙江档案,2017,01:72-73