以保障档案安全为导向构建医院档案安全体系

以保障档案安全为导向构建医院档案安全体系

彭淑珍

彭淑珍(清远市妇幼保健院511500)

【摘要】本文从培养“想安全，会安全，能安全”的档案管理能手，“增设备，建制度，备预案，建设档案实体安全体系”，以及“慎审核，重备份，勤检测，建设档案信息安全体系”等方面对营造医院档案安全文化，切实保障档案安全等问题进行探讨。

【关键词】医院档案安全体系安全文化

【中图分类号】R197.32【文献标识码】A【文章编号】2095-1752（2013）14-0145-02

国家档案局局长杨冬权于2010年5月在全国档案安全体系建设工作会议上提出，档案安全体系是档案工作“三个体系”之一，其核心是确保档案安全保密。医院档案作为国家档案的重要组成部分，是记载医院发展历程的关键材料，是国家、医院和个人宝贵的资源，具有非常重要的凭证作用和参考价值。由于档案资料的原始性，一旦遭到破坏将不会再生，将会造成信息资源的流失。由此可见，建设医院档案安全体系不仅是由档案不可再生属性决定的，也是国家档案管理趋势所向。只有在保证医院档案安全的基础上，才能充分发挥医院档案应有的价值。

医院档案安全包括档案实体安全和档案信息安全，要求档案管理者不但要积极采取措施以确保实体档案远离自然、人为灾害的损毁，同时也要“确保数字档案和电子文件内容真实、长久可读和有效利用。[1]”基于此，清远市妇幼保健院以保障档案安全为出发点，着重培养档案管理能手，通过构建医院档案实体安全体系和档案信息安全体系，提高医院档案安全水平，更好地服务医院全体员工。

1培养“想安全，会安全，能安全”的档案管理能手

医院档案工作者是医院档案的整理者、开发者、管理者、保护者，其档案安全意识和水平关乎医院档案安全体系建设的成败。作为医院档案工作者首先要树立牢固的档案工作安全意识，筑牢档案安全的防卫长城。近年来，档案失窃、档案有借无还、库房失火档案烧毁等档案安全事故屡出不穷。究其原因是医院档案工作者安全意识淡薄，工作人员责任心不强，防范措施不落实，库房安全设备匹配不到位等。归根结底是医院档案工作者缺乏“想安全”的档案安全意识、“会安全”的档案负责心态、“能安全”的档案管理技能。因此，在医院档案工作者中营造“档案安全文化”，培养档案工作者“想安全”的安全素质，显得尤为重要。医院档案安全文化是指对档案安全的追求、理念、道德标准和行为规范，被医院档案工作者所接受，形成组织氛围。只有当档案工作者对安全文化观念达成了共识，并用以指导档案管理工作，才在真正意义上拥有了防范档案安全事故的“金钟罩、铁布衫”。其次，“能安全”要求档案工作者具备正确的档案管理心态，高度的责任度是“能安全”的第一素质要求。通过提高思想认识，增强责任感，自上而下地构筑起一道档案安全思想堡垒[1]。再次，“会安全”要求档案工作者掌握扎实的档案管理技能。没有全面、牢固的档案管理专业技能，不可能自如地应对种类繁多、数量巨大的档案材料，以及处理突发应急档案安全事件。只有掌握了一定的档案管理技能，才能将“想安全”转变为“会安全”。因此，作为医院档案管理者应当积极参加省市档案局举办的各类有意义的培训班，切实提高档案管理技能，除此之外，还可以通过参观典范医院的综合档案室学习同行经验，以此查缺补漏，进一步完善档案管理技能。通过培养“想安全、会安全、能安全”的档案管理能手，为建设医院档案安全体系奠定人才基础。

2增设备，建制度，备预案，建设档案实体安全体系

设备设施配置到位，打造实体档案“安全居所”。医院档案现代化管理离不开现代化的设备设施，为医院档案室配置齐全的设备设施是档案得以永久安全妥善保管的基础条件，也是建设档案实体安全体系最为立竿见影的措施。医院应当加大预算投入，购置规定数量的空调、除湿机、高效杀虫、除尘设备、防磁设备、灭火设备以及档案消毒设备等。除此之外，有条件的医院还应增设可靠的安全防护设施，如防盗报警装置等。如果不能为医院实体档案创造一个“安全、适宜的居住环境”，其他健全的规章制度、完善的应急预案无从谈起。

建立健全规章制度，保障实体档案“出入安全”。俗语有“无规矩不成方圆”，健全且行之有效的规章制度对良好秩序的维护起到保障作用。《中华人民共和国档案法》中将“有效地保护和利用档案”作为立法目标，将“维护档案完整和安全”作为档案工作的原则要求，规定一切单位和公民都有保护档案的义务。作为医院档案工作者，应当在《中华人民共和国档案法》总的法律原则思想指导下，结合医院实际情况，建立健全各项规章制度，以确保医院档案工作有序运行[1]。清远市妇幼保健院为了做好档案安全管理工作，保障实体档案“出入安全”，从根源上杜绝医院档案“有借无还”、“人为损毁”实体档案的行为，先后印发了《清远市妇幼保健院综合档案安全责任制》，制定了医院综合档案统计制度、档案资料利用制度、档案资料移交制度、档案资料收集制度，把医院档案资料纳入健康、有序、规范管理轨道，规章制度的建立健全起到了“安全守门人”的关键作用。

完善档案应急预案，应对实体档案“突发事件”。制定完善的医院档案安全应急预案，不断提高预防和处置档案突发事件的能力，是强化安全管理的重要举措之一，是医院档案安全保障体系建设重要环节之一。只有提高医院档案管理工作者处理各类突发事件的应急能力，加强医院各部门对各类突发事件的协同作战能力，才能在第一时间消除突发灾害事件对医院档案材料造成的损害，达到确保实体档案安全的目的。基于此，清远市妇幼保健院制定了应急工作原则，建立了档案安全应急领导小组，成立了档案抢险救灾队伍，建立了灾情预警联络系统，切实完善并落实各项应急预案。

3慎审核，重备份，勤检测，建设档案信息安全体系

医院在档案管理中引入信息网络技术是一把双刃剑，随着医院档案业务的发展，信息网络技术的介入优化了档案管理流程，解决了纸质版档案不易保管，容易褪色变形等问题，但档案信息安全问题也越来越多地显现出来，更多地集中于档案信息计算机管理的安全方面，例如网络安全、数据安全等问题。只有妥善解决档案信息管理安全隐患，才能建立真正意义上的档案安全体系。

谨慎挑选档案信息管理软件，奠定档案信息安全基础。首先，档案信息计算机管理系统软件必须是安全可靠的，系统软件要通过测评与审批方可投入使用[3]。从源头上保证档案信息安全，奠定信息安全基础。

重视数字档案安全备份工作，防范档案数据丢失风险。数字档案信息与载体的易逝、易失与易变性，要求档案管理者必须重视保护其安全，以实现医院数字化档案的永久保存。备份是档案信息化建设的一项基本原则，即电子文件与纸质文件并存[4]。医院档案管理者必须充分认识到，档案多套、异质、异地备份保存是确保医院发展历程、名医成长历程、名科形成过程得以永久保存的一道可靠防线。

加强档案信息系统安全检测，保证档案数据存储安全。大量的数字化档案信息都是以数据信息形式存储在计算机系统中，其安全性会受到各种潜在危险因素的影响，因此加强档案信息系统和载体的安全检测，综合应用多种技术防范措施，保护档案信息安全显得尤为必要。医院档案工作者可以采取以下措施以提高存储安全性，例如在客户端安全杀毒软件并及时更新，定期对安装了医院档案管理软件的计算机进行病毒扫描查杀，同时设立专人专管该项工作，建立安全管理负责制。另外，及时在服务器端安装操作系统及数据库补丁程序，修补系统安全漏洞，提高系统安全性。

综上所述，医院档案的安全和保护工作并不是一项日常的业务和管理工作，而是应该作为系统性、常规性和全流程性的工作[2]。通过营造档案安全文化，使档案安全意识处处渗透在医院档案工作者的管理活动中。通过提高医院档案工作者的管理技能，培养安全本质人，为医院档案安全体系的建设培养具备“安全意识、安全态度、安全技能”的档案管理能手。通过一手抓医院档案实体安全，一手抓医院档案信息安全，建立起医院档案安全保障体系，筑牢档案安全的防卫长城。

参考文献

[1]欧阳慧芳.关于高校档案安全体系建设的措施[J].兰台世界.2012，（10）：64-65.

[2]尹玉石，王宇航，郭金婷.浅谈档案安全体系的建设[J].科技与企业.2012，（6）：6-7.

[3]肖乾，董俊翼，朱海群.关于档案安全体系建设的思考[J].机电兵船档案.2012，（5）：11-14.

[4]张福林.浅谈医院档案安全体系建设[J].档案管理.2011，（190）：93.