浅析工程档案的电子化管理趋势

浅析工程档案的电子化管理趋势

沙印亭

沙印亭（天士力制药集团股份有限公司天津300000）

关键词：工程档案；电子化；集团档案

一、工程档案的电子化管理是必然趋势工程电子文件是指在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。工程档案的电子化管理是必然趋势，只有实现电子化管理，才能实现以下目标：（1）实现现场资料管理的规范化管理，将工程规范和工程划分（WBS）、工程表格直接挂钩，简化施工、监理单位工程资料表格的填报程序，提高了现场资料填写的准确性和规范性，节约管理时间。

（2）建立一个较完整的现场资料的管理体系，将现场资料的产生和工程进度计划及资料检查结合起来，采用事前计划，事中控制，事后检查的方式进行管理，形成一套现场资料、资料填报、审批、检查的信息化系统，能够更方面的指导和控制现场资料的形成。

（3）使用资料的自动编制和自动导入系统，能够达到工程档案的自动编制，保证编制的规范和准确，提高竣工档案的编制效率，减少竣工验收阶段资料归档工作量，缩短竣工档案的编制时间。

（4）在以上的基础上实现工程资料、资料的网络化审批和计算机智能化审查，提高资料、资料审查的准确性、完整性和系统性，提高资料、资料的审查效率并能及时对工程过程中资料数据进行统计、分析。

（5）电子化管理更有利于工程档案后期的集团统一管控和提供利用，尤其是在业务跨地区，甚至是跨国界的大型集团化企业中，其便利化的效果更加明晰。

二、工程档案的电子化管理措施（一）完善档案管理工作的基础设施基础设施是档案管理工作的硬件，也是工程档案管理信息化的基本条件，只有完善基础设施建设，才能真正深化档案管理的信息化改革。在实践中，企业需要为档案管理部门配备现代化的档案管理系统，提高管理者的操作能力。随着档案信息管理软件性能的不断提高，对于计算机硬件也有了一定的要求，企业需要对网络服务器、计算机、录入设备、输出设备等硬件做好调查，为档案管理工作者配置较好的硬件设施。基础设施完备才能确保档案信息化系统的稳定与安全。

（二）建立集团化档案信息化系统集团企业档案信息化建设的目标就是要实现所属机构与总部档案系统档案信息的互联互通。根据总部及所属机构网络基础建设情况，信息化系统建设模式，程度以及系统维护能力等不同的情况，部署可支持既集中又分布的混合式建设方案。方案中应充分考虑应用规模大而广，注册用户数量多，对系统性能要求高等因素，应具备良好的网络环境，总部与下属机构通过专网或VPN连接，最终实现总部与属下机构形成分布式虚拟数字档案馆。集团企业档案信息化建设需满足以下要求：（1）总部和各下属机构的档案管理信息系统组建成一个虚拟档案馆。总部可以查阅到各下属机构的档案信息资源，各所属机构的档案信息由相应的档案管理部门自行维护。但总部档案管理部门享有这些下属机构档案信息资源的最高管理权，由总部赋予各个所属机构系统用户的权利层级。根据总部档案管理部门的授权，系统用户在权限的范围内可通过局域网或者互联网，在任何时刻、任何地点享有档案信息或其它信息资源查询和阅览服务。

（2）建成各类数字信息资源库，并对数据进行有效的组织和挖掘，为全集团的生产、管理、决策提供高质量的服务。建成后的数字档案馆的数字信息资源库的内容不仅涵盖了原来的档案信息资源，而且进一步扩大到文件、矢量化图纸、语音、视频、图形图像等更为广阔的领域，从而使档案信息资源库通过计算机网络联接成超大规模的知识库。通过对数据有效的组织和挖掘，可以为公司的生产、管理和决策提供必要的依据以及高质量的服务。

（3）文档管理一体化通过档案管理平台的标准接口与办公系统规范化衔接。各部门形成的电子文件可以做到实时接收、及时管理，从而减少档案管理过程中的重复录入和原件扫描过程。实现文档管理一体化，减少纸质文件发放数量，各部门间的信息发布和公务处理更加快捷，创建起一个高效、全面协同的工作环境。

（4）档案业务在线指导增加档案业务在线指导、档案信息在线查阅、档案知识在线学习和档案活动在线组织等几个功能，将传统的上级档案员通过交通工具来往各级单位进行业务指导和监督转变成网上实时指导和监管；将传统的去档案室查阅档案转变成网上足不出户打开档案网站查阅的模式。

（5）系统规范化统一管理B/S结构的管理平台集中部署在档案室或信息中心，实现所有使用者零安装和零维护。只要对使用者进行简单的培训，即可推进顺利推进档案信息化系统在全集团的应用。这种管理模式有效防止了档案员由于缺乏计算机应用知识而使用不便的困惑。

应该有计划、分步骤、分阶段建设信息系统。第一，先建成系统的基本框架，包括各种资料数据的采集与录入、应用软件的选用与开发、网络系统的建立维护等。三个环节可以同时进行，其中信息资源的采集是重点，也是基础，档案信息的采集与报送工作应当规范化、制度化，把其当成档案日常管理工作中的一项经常性的工作来抓。第二，进一步完善、改进和提高整个系统，并将成熟的经验推广、普及，不断提高整体应用水平。第三，进一步加大投入，使整个系统臻于完善，最终满足档案工作的全面需要。

（三）进行制度维护，确保利用安全档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况,对不同层次的利用人员确定不同的利用范围,规定不同的审批手续,使提供利用工作有单可循,并在大力开展档案利用工作的同时,确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各类档案利用规章制度的条文应严密而简明,便于执行,并在实践中认真加以总结,不断充实和完善。

（四）掌握工程档案特点，拓宽档案收集渠道从实际情况看，工程档案是比较复杂的，每个部分的内容层次不齐，管理难度较高。声响材料类形成的文件数量不多，不易引起档案人员的足够重视。为了保证工程档案资料收集齐全、完整，我们档案人员将需要存档的文件建立了档案收件簿，档案管理人员首先了解各类业务工作存档的分类程序和流程，对哪些档案资料、资料的内容、数量做到心中有数。

（五）实施文件全生命周期规范性管理从文件的产生、流转开始管控，制定和实施文件工作标准和规范是档案工作现代化和提高工作质量和效率的需要，更是实现档案电子化管理的基础。实现馆（室）藏档案信息化，一方面是将现有馆（室）藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息，更重要的一方面是通过接收电子文件进馆。但不管是通过馆（室）藏档案数字化还是接收电子文件，都应该坚持规范性原则，制定相应的标准、规范和法规，如：字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准（包括信息的显示、打印、传递等直接面向网络用户的服务格式）及数据交换标准。只有从文件的产生、流转开始规范化控制，才能使电子文件的归档、管理、传递、利用等工作都实现更有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。

参考文献[1]赵曼宇,李玉芝,李响.工程档案电子化管理的必要性[J].兰台世界,2013年z6期.[2]张靖宇,李钰强.浅论工程档案电子化管理[J].西北水电,2010年4期.