如何提升办公室档案文书管理工作

如何提升办公室档案文书管理工作

刘丽1李杰2

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1.临沂市公路应急处置中心山东临沂276017；

2.临沂市公路局郯城县公路管理局山东郯城276199

摘要：只有积极开展办公室档案文书管理的创新工作，提高办公室档案文书管理工作的效率和质量，对于单位长远工作发展具有重要的意义。本文首先说明了办公室档案文书管理具备的特点，然后分析了办公室档案文书管理工作存在的问题，最后详细阐述了提升办公室档案文书管理工作的措施。

关键词：办公室；档案文书；制度；收集；信息技术

一、办公室档案文书管理具备的特点

（一）办公室档案文书对资料的收集和保管工作

通过档案管理工作能够将历史的资料和信息进行记载，保存真实的数据，为以后资料的借鉴和引用起到重要的作用。档案的管理具有很好的安全性和完整性，主要针对发生的人事和事件的过程进行记载，以及相关文件和资料进行管理。通过纸质以及实质性材料作为记录的载体，然后进行人工分类存入档案室，在管理中的主要环节有收集、编册、管理、保存以及借阅。

（二）文书的档案形成与文书工作，也应用在文书工作中

在进行文书的管理工作中，主要包括以下几方面的内容：①文件的搜集；②文件分等级；③文件的运转；④文件的催办；⑤文件的承办工作以及整理和归档等末期工作。通过文书档案的形成为基础，进行档案的收集、整理、保管以及检索和使用等。档案的形成来源于文书，也应用于文书，所以文书档案的质量会直接影响档案的质量。

（三）档案文书的种类比较复杂

由于档案比较多，并且内容丰富多彩，正因为档案文书具有这样的特点，因此想要进行真实并且全面的记录单位的工作，需要进行科技档案、行政管理、会计档案以及特种载体档案等各方面的工作。文书档案也具有多样性的特点，其中包含上级相关的红头文件等，同时也包含单位相关的协议书、责任书、合同等资料。

二、办公室档案文书管理工作存在的问题

（一）办公室文书档案管理队伍建设滞后，管理方式单一传统

一般来说，办公室文书档案是由办公室的一个或者多个工作人员代为管理，往往没有较好的存放地点，一些档案室甚至用废弃的办公室，这样一来，档案就没有较好的存放地点，进而造成文书档案管理的工作职责模糊不清，出现大量的管理乱象，严重不符合相关的档案管理标准。由于各个单位大多不重视档案管理工作，对管理资金的划拨也较为有限，进而造成整个档案管理工作建设始终止步不前。

（二）办公室文书档案工作认识较为落后

在许多企事业单位中，员工对文件管理工作缺乏了解，根本不知道自己还有管理档案文书的职责，加上档案管理工作较为繁琐，工作量大，许多的人不愿意去做，加上领导不够重视，进而造成企事业单位文书档案管理工作始终落后于企事业单位的发展。要想一项工作切实有序地开展，首先相关的部门和领导必须要足够重视，而未来企事业单位的档案管理工作要想有所改善，领导必须重视起来，在思想上让单位全体员工重视起来，参与到其中，摆脱原有的懒散思维，加大宣传力度。

（三）文书档案管理工作还存在不规范和不积极

在当前的企事业单位文书档案管理过程中，在积极性方面主要表现在管理人员都缺乏相关的管理经验，专业知识和专业技术不够，理论水平也欠佳。一些单位的档案管理工作人员甚至不是相关专业出身。因此，在实际的工作中，责任意识不够强烈。这部分人员因为不容易受到领导的重视，加上薪酬待遇和其余部门的工作人员有极大的差距，这样一来，积极性不高，其工作积极性就大受影响，因没有上进心，最终造成整个办公室文书档案管理工作始终较为落后。

三、提升办公室档案文书管理工作的措施

（一）建立完善的办公室档案文书管理制度

做好办公室档案文书管理工作的首先要条件就是要有一个完备的档案文书管理制度。这不仅需要单位领导的高度重视，同时也需要建立起完善管理体制，不断推进档案文书管理制度的优化建设。要建立起独立的档案文书管理的科室，要有固定并且安全的场所，将各种将办公室档案文书按照一定的门类顺序进行分类存放，还要注明标签，方便日后查阅。

（二）提高档案文书的收集能力

在办公室档案文书的管理中，资料的收集工作是管理的基础，所以必须提高办公室档案文书的收集能力，才能提升档案文书管理水平，具体措施有以下几种：

1、对档案文书进行分类收集和保存，确保格式规范，分类清晰整齐，并进行妥善保管。

2、对收文和行文的程序进行规范。

3、对资料进行目录编号，入库的档案应尽可能齐全完整。特别要注意凡在办公室活动中直接形成的具有保存价值的公文、材料、电报、簿册、图表、会议文件、声像照片等均应在工作结束后，由综合科立卷，交档案部门集中统一管理。

（三）档案文书管理需要与网络信息化技术相结合

1、电子文件归档方式方面

利用云计算服务以及移动互联网技术进行远程归档。档案员无需下载和安装，只需要在具备WIFI或者移动网络连接的环境下，根据自己的需要点击相应的应用，就可以直接完成远程归档，从而真正达到“随时随地准时归档”。相信在不远的将来，档案文书归档工作将会由传统归档方式、互联网远程归档和移动互联网远程归档这三种归档方式结合来完成。

2、电子档案文书存储模式与共享模式方面

云计算技术引入档案文书管理，将改变当前档案文书管理信息系统架构。具有云计算功能的档案文书信息系统将会具有更强的可更新性、可维护性，更新颖的服务功能，更好的技术支持能力，带来电子档案存储模式的创新，进而改变当前电子档案存储模式单一、共享不方便、查询不便利、数据不安全等诸多问题。另外，通过云计算技术为档案馆实现了云存储空间的功能，使电子档案数据可以实现轻松备份与恢复功能，而其海量存储空间将有效解决档案馆磁盘存储空间不足的问题。当然，随着云应用的不断加快，也暴露出云技术自身的一些劣势，如安全隐患、数据隐私易泄露、网络传输负载要求高、数据冗余加快、软件许可以及法律问题等。这些问题的有效解决尚需政府相关部门的有力支持与各界专家及有识之士的不断努力。

3、实物档案的存放管理方面

RFID电子标签技术是物联网技术的重要组成部分，它采用无线通信识别技术，可以对附着实体信息进行采集、记录与发送，具有识别距离远、非接触性、易于使用、可感知、适合恶劣环境等特点。利用该项技术，我们可以对珍贵的实物档案添加RFID标签，记录该实物档案的存放的地点、档案号、档案名称、归档时间等相关信息。通过这些信息的详细记录，档案员无需进入档案库房，就可以方便地进行实物档案文书的管理工作，如在查询实物档案的时候，可以直接通过物联网介入设备找到该档案的存放位置。

另外，由于RFID具有传感功能，可以对外界的温度、湿度、位置进行有效的识别，一方面可以加强对实物档案文书的实时管理，如根据室内环境气温对该实物档案构成材料的影响，对本类档案文书进行更科学的存放；另一方面，对于实物档案的非指令性移动与转移，能够立即报警并记录，实时跟踪与定位该档案的具体位置，有效加强珍贵实物档案的安全防护。

（四）提高办公室档案文书管理人员的专业水平以及责任意识

作为一名档案文书管理人员，应该具备相应的专业管理知识，要在时代发展的过程中，不断与时俱进，不断提升自身的工作能力。单位也要加强档案文书管理人员的技能培训工作的开展，还要培养起保密意识的形成，最终提升其工作的效率和质量。要加强管理人员的保密法制教育，同时对于单位的其他人员，也要重视档案文书管理工作，要尽可能配合管理人员的工作开展。通过相应的法制教育和业务培训，提高档案文书管理人员的管理能力和对档案文书保密工作的重视程度。

结语

综上，办公室档案文书管理工作对于单位其他工作的完善具有辅助性作用，所以加强管理人员的管理意识，完善管理制度，实现信息化管理等，在提高档案文书管理效率及单位工作效率中变得非常重要，也逐渐成为了现代化档案文书管理的一个必然趋势。

参考文献：

[1]谭丽.试论如何改进办公室档案管理工作[J].现代经济信息.2012（22）

[2]涂娇丽.提高办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务.2012（15）