试论互联网+环境下档案工作服务模式探索

试论互联网+环境下档案工作服务模式探索

许钰晗

哈尔滨元申广电网络有限公司

"互联网+档案"是时代发展提出的客观需求，也是满足人们个性化要求而进行的一项必要改革，对档案工作来说是一种全新的发展趋势与潮流。档案工作人员必须意识到档案管理工作的发展现状，并在掌握人们档案需求的基础上科学应用互联网。从"互联网+档案"这一核心着手思考、筹划全新的档案管理工作，将与时俱进作为核心原则管理档案，挖掘档案的潜在价值与作用，将更高的服务提供给人们。

一、"互联网+"对档案工作的影响

1.档案管理工作重点发生变化

很多机构已经认识到当前发展形势的变化。对接档案管理系统与办公软件数据是受到"互联网+"环境影响的直观体现，很多文件已经不在直接归入到档案系统，而是需要先生成相应的电子数据，然后利用同步性的特征归入到档案系统当中，在此基础上还会自动生成相应的目录，程序化的管理方式是改善传统管理过程中存在多种不足的重要前提。此种背景下，档案管理工作重心也有所转移，逐步提高对数据产生之前的重视程度，只有真正在业务系统软件设计当中做到提前介入，才能保障数据实现对档案管理要求的满足。这也是进一步对接档案管理软件以及业务系统数据的前提条件，逐步满足自动化归档的需求。

2.档案工作的地位受到影响

在"互联网+"时代，大部分的文件都是通过各种业务系统先生成电子数据，然后通过档案管理系统进行归档，档案工作人员的许多简单重复的劳动被计算机程序所代替，包括档案的接收、分类整理与利用。档案的管理不再主要依赖于人工，档案的查询也是如此。目前许多的公开信息可以直接越过档案管理部门，通过网络的检索功能即可实现。这些功能的实现使档案工作部门工作量大大减少，但档案工作人员的地位也随之被弱化，甚至还有人质疑档案部门存在的必要性，档案工作的地位也受到了一定的影响。

二、创新档案管理工作的有效措施

1.提高档案管理人员素质与能力

各个行业都涉及到档案管理工作，同时在其中占据重要位置，各个行业都需要给予档案管理工作应有的重视程度。档案管理人员需要从自身着手，实现对职业素养以及综合能力的有效提升。档案管理人员在开展管理工作之前，需要明确档案管理工作的重要性。在认清工作职责的同时，秉承认真负责的态度开展档案管理工作。档案管理人员还要定期或者不定期的查验相应档案，如果发现有档案遗漏问题存在，必须及时解决处理，进而实现对档案管理效率的有效改善。创新管理观念也是档案管理人员在开展管理工作时需要着重考虑的一方面内容。真正意义上做到顺应时代发展与潮流，在改革过程中逐渐摒弃陈旧的思想观念。

2.档案管理工作新体系的建立与健全

很多档案在开展管理工作时需要借助集中管理的方式，当然还有部分较为分散的工作资料需要进行科学整合。各个行业在实际开展档案管理工作时需要紧密连接整体工作流程，利用构建相应工作体系的方式，整合工作范围内的所有资料。档案资料的录入工作可以借助安全网络平台来实现，这些都是大面积应用科学技术以及信息手段的体现，同时不能忽略分类工作的重要性，分类过程中需要保障合理性，并在档案资料录入完成的基础上进行。档案管理工作会涉及到相当多的内容，整体较为复杂。管理时可结合实际应用先进的电子技术以及管理设备。无论是纸质档案还是电子档案，在管理过程中都需要进行相应的备份。利用档案管理工作体系，实现对档案工作流程的最大限度优化。创新相应的工作流程以及工作体系是档案管理工作的客观需求。在管理过程中科学应用电子技术是顺利匹配电子档案以及纸质档案的重要前提。

3.优化档案管理工作模式

档案管理工作需要积极的工作理念和高效的管理模式。随着信息化时代的到来，很多档案管理系统需要进行升级，才能够适应时代发展的要求。传统的档案管理方式已经不能够支撑整个档案管理工作的流程，因此各行业需要优化档案管理工作模式。首先，各行业要利用先进的信息技术来提高档案管理的水平，并运用科学化的管理方式提升管理效率。其次，各行业要逐渐从纸质档案管理模式向电子档案管理模式过渡。

4.防治病毒的干扰与破坏

快速发展的计算机技术，在真正意义上改变了人们的生活以及工作方式，不仅可提供一定的便利性，同时也可拓宽人们的视野与眼界。但是我们也不能忽略其中存在的不足，大面积存在的病毒是直接威胁计算机网络的重要因素，不仅会攻击窃取相应的档案信息，甚至还会毁坏整体网络，造成较为严重的损失。在高速发展的互联网影响之下，各类病毒的传播途径、种类以及数量可谓是花样百出。其影响范围相当广泛。所有档案管理人员都需要从思想上树立网络安全监督管理的意识，将预警、防火墙系统以及杀毒软件等合理安装在电脑当中。并不是上述软件安装完成后即可彻底杜绝病毒，因此需要进行定期的检测与更新，将病毒感染计算机概率控制在最小范围内。涉及到长期保存的重要文件档案，一定要开展定期的备份工作。部分计算机系统作为一种重要的载体，承载国家或者单位内部的秘密，这部分计算机系统严格禁止连接国际互联网或者其他信息网站。

5."互联网+"时代的档案公共服务创新

首先要构建档案信息大数据平台并优化档案上网信息检索服务。档案管理员在对信息进行管理的过程中，对于杂乱无章多余的信息进行增选、分类；提取关键词，方便档案使用人员通过微信、QQ、百度、搜狗等各种搜索方式，查询到自己想要了解到的内容。通过设置简明的栏目板块介绍档案网站信息网页内容，设置用户参与栏目与档案使用者进行交流。在移动互联网、大数据、云计算等科技不断发展的背景下，基层档案的资源、用户、产品、档案价值链不断进行更新，根据使用群体的需求调整方向、范围及前瞻性的资料，否则档案的应用产生效益就非常有限，会导致在数字档案馆上，没有人去关注或查看，让档案失去保管和信息化的价值，造成资源的浪费。

结语：各行各业发展迅速，传统的档案管理方法和观念已经不能顺应时代发展的要求。科学技术日新月异，行业发展影响着我国经济的总体发展，档案管理工作也成为行业工作的重中之重，所以各行业一定要高度重视档案管理工作。在进行档案管理工作时，各行业一定要与时俱进、不断创新，建立完善的管理制度，并采用新手段、新方法保证档案管理工作能够得到持续发展。

参考文献：

[1]郑志凯.互联网+形势下的科技档案工作探索[J].信息通信,2016(2):174-175.

[2]金梅花,蔡雨,陈贺."互联网+"形势下的电力档案管理模式研究与探索[J].科技创业月刊,2017(14).