学校档案管理工作之我见

学校档案管理工作之我见

杨丽

杨丽江苏省江阴市要塞中学214400

一、学校档案管理标准化规范化

学校内部的档案机构要对本学校的档案工作实行归口管理和统一领导，建立统一的学校档案管理制度，对学校的全部档案实施综合管理。要维护档案的完整，从数量上说，要保证学校档案在内容上齐全配套；从质量上说，要保持学校档案的系统性和内在的有机联系；在范围上应涵盖学校全部工作活动所产生的各种门类、各种形式的档案文书，严防对档案人为地加以割裂和零乱堆砌。要积极维护学校档案的安全，对学校档案进行很好的管理和保护。同时要加强保密工作，严防学校档案的丢失和失密、泄密现象的发生；严守学校档案中所含的涉密事项，保护知识产权，维护学校的合法权益。要便于学校和社会对学校档案的有效利用。

1.统一规范，建立档案管理现代技术标准，加快相关法规的完善，保护知识产权，提高信息的可获取性，档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件。因为现代档案信息已不再属于一个部门，而是作为一个地区、一个系统、一国或多国乃至国际档案信息交流的一个组成部分。因此档案工作部门必须要遵循标准化的原则，对收集、整理、编目、检索、温湿度控制、防霉防虫以及安全保管等基础性工作，都要严格按照统一的标准进行规范整理。国家相继出台了一系列相关标准，除了信息管理共用的标准和目前暂时与纸质文件、档案管理共用的标准外，还有电子文件管理专用的标准和规范，如《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15-1995）、《CAD电子文件光盘存储系统的一致性测试》（GB/T17679-1999）《CAD电子文件管理》（GB/T17825.1～10-1999）《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）《公务电子邮件归档与管理规则》（DA/T32-2005）等。并不断完善、修改《档案法》等相关法律，进一步为档案管理信息化提供法律依据。

2.提高学校档案管理人员的素质。

（1）具有较高的职业道德素质。档案专业人员必须具有较好的职业道德，要牢固树立为利用者提供优质服务的宗旨，提高服务质量。档案专业人员应尊重档案、尊重历史，坚持据实立档，据实用档；必须忠于职守，具有严格的保密观念，以确保档案在政治上的安全。

（2）应具有较高的专业素质。必须具有扎实的专业理论基础，掌握档案工作的方法和规律，精通档案业务，在熟悉档案工作的基础上，丰富计算机知识，实现档案工作由传统的手工操作向现代化管理的转变。

（3）应具有创新意识。创新是工作向前发展的直接推动力，知识经济的来临，我们要学习与创新同步，需要创造性学习，善于发现新事物，研究新问题、新办法。应把握机遇，解放思想，开创性工作，以新思维对待新问题，以新思路和新对策解决出现的问题，努力把档案管理工作提高到一个新水平。

二、加强学校档案管理标准化建设

1.明确归档制度。学校的档案属于学校所有，学校工作人员都有建立档案、保护档案的义务，不得截留档案。行政管理、劳动人事、学生管理、教学管理类文件按年度一年归档一次，要在次年的第一季度前归档。会计核算类文件由财会部门整理归档，保管一年后向档案室移交。学校人员因公外出学习、考察、开会获得的文件材料，要在会议结束后10天内向档案室移交。对制度的执行情况，档案员要跟踪督办，相关部门和人员要积极配合。

2.严格遵守学校档案管理流程。包括管理部门、文件点收、文件整理、档案分类、档案名称及编号、档号编定、归档与档案清理、保存期限、档卷清理、调卷管理等。

3.完善学校档案管理制度。包括档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、档案人员岗位责任制、档案统计制度、文件材料立卷归档制度等。

三、现代学校档案工作的主要原则具体体现在：珍存学校记忆、构建知识平台、实现知识共享、提升学校价值

1.珍存学校记忆。档案工作是对历史负责，为现实服务，替未来着想的工作。档案工作始终承担着珍存学校记忆的职责。档案从本质上而言是一种历史记录，珍存学校记忆是档案工作的最基本职能，也是学校档案工作实现其他功能的基础。珍存学校记忆就是要使学校发展中具有保存价值的文件材料得到完整、有效的珍存。只有珍存，学校才有知故的“记忆”和喻今的资源，学校档案管理才有存在的价值。创新归档方式，施行归档审批与备案制，强化“收集是档案工作第一要务”，最大限度保证“学校记忆”的完整珍存。

2.构建知识平台。从知识角度来说，珍存学校记忆关注于知识的“积累”，构建知识平台则注重知识的“整合”。从学校发展角度来说，学校必须具备获取知识的能力、建立知识库的能力以及输出知识的能力，这是学校学习与成长所必备的能力，构建知识平台体现的是学校建立知识库的能力。“组织对知识进行积累和建立知识库是非常重要的”“真正的学习型组织也就像一个充满生命力的水库一样，具有获取、输出、存储、共享、保护知识，并让不同形式知识之间相互转化的能力，最终为组织的生存发展和自我更新提供充足的知识资源”。随着信息化的深入发展，各个业务都统一规划了业务系统，而各个系统中具有保存价值文件都统一“归档”到内容管理平台上，内容管理平台既是学校级的档案管理系统，也是以档案为核心的知识管理系统。

3.提升学校价值。珍存学校记忆、构建知识平台、实现知识共享实际上体现的是学校获取知识、整合知识、输出知识的循环，而这一循环的目标是为了保持学校持久竞争优势，提升学校价值。提出档案工作的各项策略要以提升学校价值为导向，档案工作要为学校的奋斗目标和实施战略提供信息资源保障。