探讨医院人事档案信息化管理模式的优势及应用要点

探讨医院人事档案信息化管理模式的优势及应用要点

张铃

张铃

木兰县妇幼保健院黑龙江哈尔滨151900

【摘要】人事档案管理是医院档案管理的一个重要组成部分，随着医院信息化建设的不断发展，传统的医院人事档案管理模式正面临着严峻的挑战。本文主要针对医院人事档案实施信息化管理进行深入的分析，在剖析信息化建设的前提条件的基础上探究医院人事档案实施信息化管理的优势与应用要点，以便于促进医院人事制度改革，合理有效配置医院人力资源，促进医院卫生事业发展。

【关键词】人事档案管理；医院信息化建设；优势与应用

【中图分类号】R165+.27【文献标识码】A【文章编号】1276-7808（2015）-03-423-01

随着当前我国的经济与社会在不断发展、进步，档案资料在社会的各项工作中也显得越来越重要，医院信息化建设逐步提速，医疗部门、财价、设备管理等主干网络也相继实现信息化管理，而档案资料的完整性及准确性问题也日益突出，因而医院人事档案信息管理更显得尤为重要。在这种情况下，医院人事档案管理迈向信息化已是一种必然的趋势。因此，笔者结合自身经验，针对医院人事档案信息化管理的前提条件与其优势，探讨其具体应用要点，以便于更好的实现信息共享和知识管理，促进医院卫生事业发展。

1.医院人事档案信息化建设的前提条件

随着医疗卫生事业单位的人事制度改革和医疗体制改革的深入，医院管理更趋向科学化和规范化。由传统的管理手段向信息化管理转变需要以下几个前提条件：

1.1充足的资金投入与完备的管理制度

首先，由于不少单位由于缺少应有的资金来保障，而无法为档案信息化建设工作提供相应的服务，同时也导致信息化发展受阻，无法真正满足于档案管理的信息化。数字化建设。所以不仅需要充足的必要资金投入，也需要构建计算机网络，购进计算机终端等的资金投入[1]。其次，应该从文档一体化、归档、保密等制度，到查阅利用制度、网络安全管理制度，要围绕着人事档案管理信息化构建起完整的制度。

1.2优秀的工作人员素质及充足的培训力度医院在招收档案管理工作人员的时候，应当将计算机应用技术当作录取的标准。因为优秀的工作人员是实现医院人事档案管理信息化的人才保证。另外，加强对档案管理人员政治素质和业务素质的培训，提高其文化素质水平。与此同时，可以将人事档案管理人员进行一个合理的划分，即老员工与新员工，老员工可以传授新员工人事档案管理的方法与要点，新员工可以传授老员工计算机应用方法。

1.3良好的技术支持

档案信息化建设的硬件设施包括存储器、计算机、复印机、刻录机等。医院不仅应该加强对硬件设施的资金投入以保证其实用性，还必须选用一套科学合理的人事档案信息系统，以便于提高整体工作效率，加快人事档案信息化管理，提高人事档案信息资源的利用率。与此同时，档案装具要齐备、充足符合规范要求，各门类、不同载体的档案存放科学、合理、有序，以便于更快捷、更准确地为医院决策机构提供依据。

2.医院人事档案信息化管理模式的优势

档案信息化建设是社会发展的需要、档案工作的主流，是人事档案管理改革的方向。它主要具有以下几点优势：

2.1建立健全的电子文档归档制度

医院电子文档涉及的范围较为广泛，医院档案科室单独完成电子文档归档事项是很难实现的，所以应当有机地结合医院管理科室、档案科室以及电子文档形成科室，一同解决电子档案的归档问题，以此实现档案资源的共享。医院不同部门之间各自发挥其自身所具有的特色与优势，使电子文档很好的结合成为一个统一、整齐的整体，改善了其自身的缺陷，提高了其使用性能。

2.2更好的实现了信息管理的网络化与微机化

一方面，医院人事档案信息通用数据库的建立，为查找档案提供方便，并很好的完成档案的接收、转递、借查阅，能够在很大程度上便于医院人员信息的查询、分析、整理以及统计[2]。另一方面，应用计算机查阅档，自动生成各种人力资源管理、劳资变动等报表，并完成档案、花名册、报表等资料输出，使其工作效率有很大的提升。与此同时，计算精度的增加，存储信息量的扩大，能够及时、有效地为决策人员提供全面、准确的信息数据，为医院人事档案数字化管理系统提供充分的信息基础。

2.3人事档案管理信息系统更加完备

实现档案信息资源共享其核心是建立完善的安全管理制度和针对数字化档案的一整套严格的安全措施，从每一个环节解决信息失真的隐患。只有通过制定严格的规章制度并切实贯彻执行，才能使人事档案管理工作做到有章可循，从而形成有机的完整的人事档案管理信息体系。建立健全的人事档案管理信息系统，扩展医院人事档案信息具备的内涵，实现医院工作人员信息的微机检索，以此保证医院在干部聘用、职称晋升以及人才培养等多个方面的公正性、合理性，促进医院的可持续发展[3]。

3.医院人事档案信息化管理模式的应用要点

在医院人事档案信息化管理模式的实践应用中需要注意以下几点：

3.1档案的转换与存档

档案的收集、保管、利用都是同等重要，缺一不可。在进行信息化管理转变的过程中，首先要对这类档案进数字化转换，由于所有的现存档案文件都应当具有连续性，在进行信息化转变的同时，也要扩充部分档案资源，将原有的档案资料继续完善，构建完整的档案资料库。可通过扫描等转换方式将纸质档案文件进行二次保存，可供网络查询和使用[3]。其次，通过将员工的电子文件归档进行保存价值评估。如若此文档具有一定的保存和利用价值，则对其进行归档操作；如若此文档没有可利用和保存的价值，则对其进行删除或进行有价值的修改后再进行归档操作。需要注意的是，在数据库建设之初，不仅要完整录入信息、准确录入信息，还要树立与时俱进意识，应当有专职人员及时对数据库进行更新和核准。这样才能够保证档案的后续维护工作的正常和顺利进行。

3.2定期进行硬件防护，提高系统安全性

一方面，所有的现存档案文件都应当具有连续性，在进行信息化转变的同时，也许要扩充部分档案资源，将原有的档案资料继续完善，构建完整的档案资料库。另一方面，由于电子档案载体极易受到环境的影响，因此必须加强对电子档案载体进行有效的检测与维护，定期检测和拷贝。电子档案载体系统的检测频率为1年，主要方式为等距抽样或随机抽样，抽取的样品数必须≥总数的10%。电子档案载体系统的拷贝频率为3个月，且需要对其进行多重备份，以避免造成数据的丢失。与此同时，原载体继续保留的时间不少于4年，全面提升档案管理信息系统的安全性。与此同时，对于电子档案的检测和拷贝，必须建立相应的跟踪记录，避免发生人为的误操作，切实做好档案信息化管理工作。这就需要高素质、高水平的管理工作人员[2]。医院可以通过对人事档案信息管理人员进行知识培训、进修学习、自学等形式提高管理人员的业务水平，逐步地建立档案管理人才梯队。

3.3加强保密工作

一方面，医院人事档案信息在存储好之后，再对其进行保密处理，加强医院人事档案信息的保密管理，例如：建立人员查询系统、人事信息保障系统等，这样能够很大程度上增强医院人事档案信息的保密度。与此同时，由于更新版本的不兼容性和不可识读性，电子文件保存中存在着存储材料及载体的易损毁等问题，往往会造成宝贵档案信息资源的丢失[1]。因此，要正确运用计算机的加密功能，处理好档案资料的保密与利用的关系。另一方面，要不断进行工作人员的安全意识培训，以提高其自身素质和对文档的保密意识。

结语

由于人事资源信息档案管理工作复杂而且琐但是其意义重大，因此必须加强医院人事档案管理信息化建设。医院应该运用现代档案管理理论与人事档案信息化管理系统，有效地为医院的人才交流和医疗水平的提高提供可利用信息，为领导的决策提供强有力的保障。

参考文献：

[1]年庆娟.浅析医院人事档案资源的信息化管理[J].中国管理信息化，2012，7（15）：92-92.

[2]刘小瑕.浅议医院人事档案实施信息化管理的优势[J].档案管理，2014，3（23）：206.

[3]陈能思.浅议新时期医院人事档案信息化管理工作[J].东方企业文化，2013（22）：55-57.__