浅谈档案室档案的安全保管和有效利用

浅谈档案室档案的安全保管和有效利用

李萍

李萍（黑龙江省农垦宝泉岭管理局中心医院，黑龙江萝北154211）

摘要：随着档案管理现代化的发展，还将对档案管理工作的结构产生新的影响。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。其中每项工作都必不可少，并有一定程序。安全保管档案和提供档案的有效利用是档案室（馆）管理人员的重要职责，任何时候、任何环节都不能松懈。本文现就档案室档案的安全保管和有效利用做简要探讨与谈论。

关键词：档案室档案；技术处理；档案库房；存储介质；安全

档案的保管是指"根据档案的成分和状况所采取的存放和安全防护措施"。档案的保管主要包括以下三方面的内容：

（1）档案库房的管理，即库房内档案科学管理的日常工作。

（2）档案流动过程中的保护，即档案在各个管理环节中的一般的安全保护。

（3）保护档案的专门措施，即为延长档案的寿命而采取的诸如复制和修补等各种专门的技术处理。

档案室档案的安全保管主要涉及前两个方面。因此，档案保管工作的任务，就是了解和掌握档案损毁规律，通过经常性的工作，采取专门的技术措施，最大限度地方志和减少档案的损毁，延长档案的寿命，维护档案的系统性和完整性，保证档案的政治安全。维护档案的完整与安全是我国档案工作基本原则对全部档案工作的基本要求，而档案保管工作是实现维护档案的完整与安全的重要环节和直接手段。换言之，维护档案的完整与安全就是档案保管工作最基本、最经常的任务。

1档案库房的管理

库房管理工作是档案保管工作的主要内容，是档案保管工作的基础。现代档案库房的管理包括对纸质档案库房的管理和对电子文件档案库房的管理。

纸质档案库房的管理具体包括档案的组织、档案的上架排列、编制档案存放位置索引、建立档案全宗卷等工作。

1.1档案的排列上架。一般情况下，机关档案室保存的档案都不多，库房面积也不是很大，所以在档案存放时只需要按照既定的分类方案按年度或按保管期限划分区域，比如，将保存期限为永久的档案单独存放在一个区域。在档案很少的情况下，也可以连区域都不用划分，直接分年度，按照文件整理的顺序装盒，流水编制档案盒号，然后在按照编制好的档案盒号依次排放。档案室档案的存放方式一般是竖放，部分科技档案如基建档案中的底图、蓝图等采用平放方式。

1.2编制档案存放位置索引。在编制检索工具时，除了体现出文件的顺序号之外，还必须体现该份档案所在的盒号，甚至柜号。特别是在编制归档文件总目录时，应考虑将档案的存放位置体现出来，从而方便检索和提供利用，快速有效地调取档案原件。

1.3建立相应的管理制度。对于档案在库房怎么存放、怎么管理、档案架（柜）怎么排，都必须要有相应的规定。

1.4保证档案的安全。档案库房应具有防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防高温、防潮湿、防污染等安全防护措施，确保档案的安全保管。档案库房应配备温度湿度控制和条环节设备，其温度应控制在14~24°C，相对湿度应控制在45%~60%。档案库房温湿度记录要由专人负责，每天记录一次，积累、保存好测试的数据、采取的措施并记录其变化情况。要严格执行档案进出库等级制度，建立健全等级手续。对于馆藏档案应该定期进行检查，比如档案室可以每年检查一次，清点档案数量，及时发现需要整改的问题，填写检查记录，确保档案的完整与安全。档案排架应按照从左至右、自上而下的方法，系统反应档案类目设置的具体顺序。在档案库房入口最好能设置档案存放位置索引（即库房的平面示意图），档案柜侧制作统一的反映存放档案内容的标牌（即内容指引卡）等等。

1.5电子档案库房的管理。电子档案的安全保管已成为当今档案业务工作各环节中非常重要的一环。电子档案的信息存储介质主要有光盘、软盘、硬盘和磁带等，其中又以光盘和硬盘为主。这种特殊载体的档案，无论从形式上还是内容上都要求有比较专门的存放方式对其进行保管，并且温湿度有专门的规定，因此，在条件允许的情况下，应设置专门的库房将其与纸质档案区分开来保存。

由于特殊载体档案往往是某个具体全宗的一部分，从各个全宗内抽出来单独存放，因此，必须在有关的检索工具（包里档案存放示意图）中真实注明，支出存放地点，以保持先骨干档案之间的联系。

在保证档案物理安全、实体安全的同时，档案室还必须保障档案内容的安全。所谓档案内容的安全，主要指涉密档案的保管工作，保证涉密档案在保密期内的安全。建立严格的保密制度，对涉密档案在管理上采取专门的措施。

2全宗卷的编制

所谓全宗卷是在管理某全宗过程中形成的，以全宗为单位组成的、说明全宗历史情况的文件材料专卷。全宗卷的内容通常包括：移交和接收全宗的文据，立档单位和全宗历史考证，全宗整理工作方案，立卷说明，全宗内档案数量和状况的检查登记和报告，档案鉴定的报告和销毁清册，全宗指南、档案利用的重要登记等。这些材料随着全宗管理活动的继续而有所增加或发生其他变化。一般档案工作做的比较好、比较规范的单位都会有比较正规的全宗卷的形成。从某种意义上讲，全宗卷是全宗的“档案”，又是档案的“档案”，但不是全宗内的档案。因此，全宗卷在管理上应单独另行存放并实施统一管理。

3档案统计工作

档案统计工作是对档案保管工作做到心中有数的一个重要环节。机关档案部门应按照规定填写而档案收进和移出登记簿。准确编制档案工作情况统计年报，及时上报有关部门。档案统计调查的内容和形式，根据不同目的和作用，可分为两大类：一是综合性统计和临时性调查统计。主要是各级档案事业管理机构为了掌握全国或某一地区、某一部门的档案工作基本情况而制定的统计制度，包括定期统计报表、专题普查、抽样调查、重点调查和典型调查等多种方法。根据《档案馆工作通则》规定，全国各级档案馆均以全宗为单位，逐级向同级和上一级档案事业管理机关填报馆藏全宗卡片。

4档案的有效利用

机关档案室档案的提供利用工作，主要服务对象是本单位的各个部门。使档案室档案能够有效利用，第一要提升管理工作的水平，保证室藏档案的质量；第二要建立完善的档案检索体系，以方便利用者查阅；第三要开辟多种利用查阅途径，不一定必须到档案室，可以通过网络等方式，以电子文本的形式进行查阅利用。

在提供室藏档案有效利用的同时，机关档案室的另一个重要任务就是对档案信息资源进行开发，使所藏的档案能够从不同的角度更好地发挥它的作用。这也将成为今后档案部门工作的一个重心。

5结论

当前人类社会飞速发展，档案管理工作特别是数字化档案馆，要与时俱进，密切关注计算机技术的发展方向，加强对电子文件利用活动的管理，保证电子档案的信息安全。电子档案运行环境主要是计算机系统，保证电子档案运行环境的安全管理就是对计算机系统的安全管理。