谈工作中档案保存价值的鉴定

谈工作中档案保存价值的鉴定

夏雷

夏雷（哈尔滨市普宁医院，黑龙江哈尔滨150000）

摘要：对档案保存价值的判定，实质上是某一部分档案本身所具备的价值及其可能被人们利用时间的一种预测。某一份文件是否具有保存价值以及具有怎样的保存价值，其决定性的因素取决于这文件的“客体属性”和鉴定人员的“主体需求”之间的统一。

关键词：档案；保存；价值；鉴定

对档案保存价值的判定，实质上是某一部分档案本身所具备的价值及其可能被人们利用时间的一种预测。某一份文件是否具有保存价值以及具有怎样的保存价值，其决定性的因素取决于这文件的“客体属性”和鉴定人员的“主体需求”之间的统一。

1档案保存价值鉴定的依据

人们对档案保存价值的判定，实质上是某一部分档案本身所具备的价值及其可能被人们利用时间的一种预测。因此，决定档案保存价值的依据，主要应由两方面的因素所构成。

1．1档案的客体属性

客体是主体实践和认识活动所指向的对象。客体是一种不以主体的意志为转移的客观存在，作为客体的客观事物在成为客体的前后都具有客观性的特征，但客体和客观事物又有区别，客观事物只是潜在的客体，只有进入主体认识与实践领域时才能成为客体。

档案是人类社会实践活动的记录和产物，其客观地记录了人们社会活动的过程和内容，记录了人们的思想过程及其经验和教训，具有原始记录的特定性质和属性。档案在来、时间、内容和形式等方面的各种因素从本质构成了档案的客体属性。档案的这些属性客观存在的，它是档案保存价值的物质承担者。同时，由于档案的客体属性，其所蕴涵的值又是潜在的，只有通过人们的判定，其价值特征才能显现。

1．2人们的主体需求

主体是指处于一定社会条件下，从事一定实践活动和认识活动的人。作为具有社会、实践性的人具有自主性、能动性因素，是物质的和精神的统一体、自然的和社会的统一。主体按社会构成可分为个人主体、集团主体和社会主体。主体和主观这两个概念既相别又相联系，主体是物质与精神的统一，所以，它包括主观而不能归结为主观。

人类社会活动得以延续和发展，取决于对未来的追求和对以往的积累。档案是历史的一种原始记录，承载了人类以往的文明。在人类社会正常的发展过程中，人们对以往经验、教训乃至整个人类文明的需求是不间断的，人们必然会经常查考以往的记录。因此，作为一种社会实践活动的主体，对在社会活动中形成的档案这一客体的认识，人们必定会根据各自的需要，针对各种档案对自身的不同意义而赋予其不同的保存价值，具体也表现为相应的保管期限。

档案价值的实现从本质上而言是体现了主体和客体之间的利益关系，即主体对客体的需要同客体满足主体需要之间的关系。在主体和客体的价值关系中，客体是作为价值的承担者而出现的，即客体能够满足主体的某种物质的或精神的需要。客体之所以能够成为价值承担者，首先是因为它本身具有某些特定的属性或性质。由此可见，档案保存价值的最终确定，取决于两方面条件的限制，即“档案的客体属性”和“人们的主体需求”。

2档案保存价值鉴定的标准

某一份文件是否具有保存价值以及具有怎样的保存价值，其决定性的因素取决于这文件的“客体属性”和鉴定人员的“主体需求”之间的统一。

为了准确地判定文件的保存价值，档案鉴定人员在面对具体文件时，应主要考虑以几方面的标准。

2．1内容标准

文件的内容是决定文件保存价值的最重要因素。在鉴定文件的内容时，不能只看文种的名称，而应具体分析其内容反映了什么事实，说明了什么问题。

在对文件内容进行分析时，应基于立档单位分析文件内容所反映问题的重要程度如：是反映本单位的主要职能活动，还是非主要职能活动；是方针政策性的，还是事务性的；是反映全局性的问题，还是局部性的问题；是典型的，还是一般的；是中心工作，还是常工作；是针本单位的，还是普遍性的，等等。一般而言，前者是重要的，多数是本单位的核心档案，应该永久保存；后者则是一般档案，多数只能长期或短期保存。

由于重份文件不应归档，因此，每份归档文件从某种意义而言，都是“独特”的，都具独立性。在具体考察某份文件的保存价值时，还应注意不要孤立地看待文件的内容，应文件之间在内容上的联系结合起来加以考虑。只有在文件之间的历史联系得到保持的前提下，文件保存价值的判定才能趋向于准确。

2．2作者标准

由于文件作者在社会上的地位与作用不同，反映其社会活动的文件的价值也有所不同。相对而言，高级领导机关、重要的单位或著名的人物所形成的文件一般具有较高的保存价值，保管期限应该从长；对一个全宗而言，本单位所产生的文件一般具有较高的保存价值，保管期限应该从长；对外单位的文件而言，则隶属单位的文件比非隶属单位的文件来得重要。

2．3时间标准

文件的时间，可以从文件的形成时间和文件的有效时间两方面去进行分析。对文件的形成时间，则又可以区别为文件的绝对形成时间和相对形成时间。文件的绝对形成时间，是指该份文件的最终形成年代。一般而言，文件最终形成年代距今越久，其保存价值往往越高。

这是因为年代越久被保存下来的文件数量就越少，本来不太重要的文件往往也会因为存世时间的久远而获得其附加价值，开始具有特殊的保存价值，所以，“高龄案卷应当受到尊重”。文件的相对形成时间，是指该份文件形成于相对整个历史发展具有特殊意义的年代。即在某些特殊的历史时期所形成的文件也应予以特别关注，在保管期限的确定上应考虑适当从长计议。

文件的有效时间，是指文件内容等方面所涉及的限定时间。如某些协议书、合同、条约、契据、资格证书等，在规定的有效时间内往往具有法律的效用，具有证据性价值。但过了这一限定时间后，其价值就可能发生很大的变化，有的甚至会失去继续保存的价值。

2．4完整程度标准

档案的完整程度也同样影响和决定着档案本身的保存价值。从总体上而言，比较完整的文件体系，往往具有较高的保存价值。但从具体的某一个全宗或某一部分档案而言，在其完整的情况下，某些反映点滴情况的文件，某些内容已被其他文件包括了的文件，往往没有多大保存价值。但是当这一全宗或这一部分档案不完整时，特别是当某些重要文件遭到损毁时，那些原本次要的文件往往就会显示出其特有的“替代价值”，其保存价值应该上升。

2．5其他标准

文件的名称、文件的可靠程度、文件的外形特点等因素，也都会程度不同地影响到文件的保存价值。因此，在具体鉴定时也应适当地加以考虑。为保证档案鉴定工作的顺利进行，对影响档案保存价值的各种因素应该全面地、历史地加以分析和研究，不能孤立地、片面地根据文件的某些因素而贸然判定其价值。