医院档案管理工作探讨

医院档案管理工作探讨

张俊双

张俊双

德州市市立医院山东德州253012

医院档案工作的开展，是医院在工作中形成的文件、簿册、图表、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体档案，是医院的宝贵信息资源财富。加强对这一信息资源管理，更好的为医院医改工作提供信息服务，对医院领导决策科学化和医院现代化建设极为重要。

一、当前医院档案管理存在的问题

（一）重管轻用，没有发挥档案应有的作用

从目前医院的档案管理来看，重管轻用的现象普遍存在。档案收集了、整理了、保管了，却忽视了最为重要的档案信息资源的开发利用。许多珍贵的医院档案被束之高阁，大量的档案材料沉睡在档案室内，体现不出利用价值，失去了管理的意义。

（二）档案管理滞后，重病历档案，轻其它档案

由于病历档案对医院有着特殊意义，它是医疗的重要依据、教学的极佳教案、科研的良好素材，因此，各医院对病历档案保管较为完善，能及时收集、整理、归档，配备专人负责管理。而对于人事档案、文书档案、科研档案、基建档案、设备档案、会计档案、业务档案等其它档案的重视，则远远不如病历档案了。许多医院档案的管理还没有一整套科学统一的管理制度标准。

（三）档案管理人员专业性不强，业务不精

许多医院的档案管理人员往往都是兼职的，常因兼职过多而无法将精力放在档案业务上，使医院档案工作处于应付或被动状态。档案管理人员平时进修机会少，缺乏系统的档案知识培训，加上自觉学习不够，许多档案管理人员的管理水平停留在经验上，思想观念和管理水平跟不上时代的发展要求，缺乏创新和活力，培养高素质的档案专业人才成为医院工作的当务之急。

二、加强医院档案管理工作的想法

（一）建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度

健全档案管理内容十分广泛，如建立档案利用、保管等制度，制定档案保

管期限、归档范围等规定，并将这些制度和规定纳入医院岗位责任制和考核办法之中。其中，健全档案收集制度尤为重要。从医院整体角度看，医院管理部门和临床医护科室，医院领导、科室干部和医护人员，都或多或少地形成文件材料，材料形成分散，往往会影响档案的收集工作。这就需要我们健全档案收集制度，在提高全员档案意识，使他们积极主动归档，在配合档案部门工作的同时，建立材料的传递、登记制度，实现动态管理，一旦发现遗失，及时查找挽救，以确保档案材料的完整性。

同时，由于医院档案工作具有独特性，因此，要建立符合医院实际情况的档案管理模式。

（二）引进先进档案管理设备，实现档案现代化管理

医院要加大资金投入，引进现代化的技术和设备，利用计算机储存医院各种档案，方便利用，提高工作效率。健全医院档案三级管理网络，由正（副）院长直接分管，形成一个分管院长全面领导，办公室主任负责，各部门负责人专、兼职档案员为成员的医院档案三级管理网络。这种管理有利于统一领导、统一机构、统一制度、统一操作、统一保管，有利于组织监督各职能部门的档案工作，有利于档案的收集和利用，有利于解决档案管理中的人员、经费、设备等问题，有利于档案的完整、安全，为开发利用提供可靠依据。

（三）建立医院信息一体化管理模式，切实保证归档质量

医院管理、领导决策，都需要各职能部门及时准确地提供信息。而医院档案、图书资料、情报信息一体化管理，正是适应现代化医院管理需要的信息管理模式。这三者具有共同的性质，其基本职能相同，都具有收集、整理、贮存、加工输出信息的工作程序，实行一体化管理，不但可以节约人力、物力、财力，而且能提供更多的综合信息，实行信息一体化管理是医院档案动态管理的需要。文件材料收集不齐全，就会影响医院档案的内在质量，对不符合规定的退回补充、纠正，保证归档质量。

三、多途径、多渠道地开发档案信息资源

档案管理的终极目的就是利用，就是使用档案发挥其潜在的社会效益和经济效益，达到档案信息资源共享。因此，医院档案工作要多途径、多渠道地开发档案信息资源，使档案为医院各项工作，特别是为医疗、教学、科研服务。

（一）编制多种检索工具，提高档案利用率

建立档案用户信息库，及时分析、了解病人对档案的需求，有针对性地编辑完整的系统档案信息，提高档案利用率，向利用者提供快捷、方便的档案信息服务，这是提高档案管理水平和开发利用档案信息资源的主要手段。

（二）开展编研工作，提供主动服务

这就需要档案工作深入医院第一线调研，了解各项工作对档案信息的需求，有目的地从室藏档案材料中挖掘有价值的信息，加强二次文献和三次文献的编研工作，主动为医院各项工作提供档案信息资源。

（三）加强档案利用反馈信息的管理

这是检查档案利用情况的唯一有效的标准。收集利用反馈信息，了解和研究档案利用的各种反馈信息，可以了解档案效益发挥的情况，以总结经验教训，从而提高档案利用率，改变以往那种只管信息输出，不管用途如何的现象。