信息化背景下供电企业档案管理改革研究

信息化背景下供电企业档案管理改革研究

孔芸

（国网山东省电力公司桓台县供电公司山东桓台256400）

摘要：在信息化背景下，信息技术的出现促进了企业改革的发展，是企业提高自身市场竞争力，获取良好经济效益的保障。面对改革和市场竞争带来的空前压力，移动互联时代和大数据带来的技术变革，供电企业在档案管理工作上需要管理的数据越来越多，需提供的服务要求越来越高，传统的档案管理模式已经难以满足现代化企业发展的需求。对于供电企业而言，档案是企业发展过程中一笔重要的财富，既对当前工作进行了归纳总结，也为未来的发展留下了可借鉴的经验。

关键词：信息化；供电企业；档案管理；改革

1信息化背景下供电企业档案管理改革的必要性

自迈入信息化时代起，人类生产的数据总量呈现出爆炸性增长，据统计，当前每两天人类产生的信息数据量，相当于2003年前人类生产数据总量的总和。当前供电企业数字化、自动化的生产经营模式，快节奏、高频次的各项会议及工作任务，企业需要入档的档案数据量在不断增加。快节奏、高要求的工作方式，也对供电企业的档案管理、借阅等工作提出了更高的要求。过去供电企业档案管理，一般采用传统的管理模式，档案的记录、存储方式都比较传统，大多依赖于人工。充分认识信息化技术的优越性，做好档案管理信息化改革工作，加大信息技术的应用，实现档案管理的信息化发展，是供电企业档案管理工作发展的必由之路。在信息技术为供电企业档案管理工作提供便利的同时，也带来了一定的安全隐患。因信息网络具有一定的开放性，电力企业在实现档案信息化管理的同时，也不可忽视对档案的安全保密工作，要加大安全技术的应用，确保档案信息化管理系统的安全性。

2信息化背景对电力企业档案管理的要求

2.1社会和企业信息化建设对档案管理的要求

社会信息化的建设和发展使得现代信息化技术在市场中得到了广泛应用，企业信息化建设成为了现代企业发展的重要内容。在企业信息化建设过程中，企业管理的信息化为企业档案管理赋予了前所未有的挑战。数字化、网络化社会和企业发展环境要求，电力企业档案管理要在网络平台上实现信息化，最大限度地发挥档案信息作用。

2.2实现信息资源共享，提高档案利用效率的要求

现代化建设进程的加快使得我国电力行业飞速发展，电力企业的规模不断扩大，企业的档案数量迅速增加，档案载体也不断丰富。这就使得传统的档案管理模式不能适应现代化大型电力企业经营管理和发展建设的需要。

2.3档案的信息资源属性对现代化管理的要求

企业档案客观地记录了企业生产经营活动的全过程，历经多年积累和沉淀成为企业最重要、最鲜活、最具权威性的信息资源，是维护企业合法权益、历史真实面貌的有效证据，更作为一种重要的信息资源，影响着企业的经营和发展。

3我国电力企业档案管理信息化建设的现状

3.1档案管理理念落后

现阶段，对我国大多数电力企业的档案管理工作信息化水平均处于初级阶段，相关管理人员对信息化管理理念的认识和理解尚不明确，具有片面性和模糊性，阻碍着电力企业档案管理信息化建设的开展。

3.2档案信息化建设的基础设施不足

信息化技术的发展是档案管理信息化建设的有效保证，需要具备充足的软、硬件等基础设施。目前，我国电力企业档案管理信息化建设正处于起步阶段，相应的计算机软件和硬件设施严重不足。

3.3企业管理与档案信息管理的信息化建设不同步

我国现代电力企业信息化建设的规划统一性的缺失，使得应用系统相对独立，忽视了管理工作的整体性。此外，在系统运行环境中，各领域管理系统的相对独立，导致档案管理系统为有效衔接其他信息管理系统，文档管理缺乏一体化，最终阻碍了档案信息化建设的进程。

4信息化背景下供电企业档案管理改革几点建议

4.1建立信息化管理模式

在信息化背景下，实现管理信息化发展，建立信息化管理系统已成为时代发展的必然。对于供电企业而言，档案是企业发展过程中无形的资产，企业要想提高档案管理效率，保证档案管理质量，就应当重视信息技术的应用，以信息技术为依托，建立统一的信息化管理系统。在档案信息录入时，要一改以往的手工方法，要利于信息化技术进行档案信息的录入；对已经录入的档案信息，可以利用信息化技术进行分类整理，按照年份、类别、日期等参数进行有序的存储，进而方便档案信息的调用和查阅。

4.2加强档案管理人员的教育与管理

信息化背景下，对供电企业档案管理人才提出了更高的要求。对于供电企业而言，档案管理人员职业素养的高低、水平的高低直接影响到档案管理效率和质量。在档案管理工作中，要想提高档案管理工作效率和质量，供电企业就必须重视专业人才的培养。对内，企业必须加强现有档案管理人员的教育和管理，加强职业培训，提高他们的职业素养，加强计算机应用能力的培养，提高档案管理人员的计算机应用能力，进而更好地开展档案管理工作；对外要引进懂专业、有信息化管理能力的档案管理人才，为档案信息化管理工作提供保障。另外，有条件的还可以加强档案管理人员之间的沟通交流，组织专题研讨和学习，相互分享管理经验，共同提高进步。

4.3档案安全管理

在企业推动档案信息化管理的过程中，企业必须高度重视档案安全问题。在档案信息化管理中，一些不法分子利用网络信息技术去攻击他人的网络系统，窃取他人的档案信息，从而危害到他人、企业、社会或国家的利益。为了确保档案信息安全，供电企业就必须做好档案安全管理，在实现档案信息化管理的过程中要加强网络安全技术的应用，在系统管理上使用动态口令，在档案借阅上采取智能身份认证等技术，以技术为依托，确保信息系统的安全。同时，要定期对网络信息系统进行升级，改善网络信息系统存在的各类安全风险漏洞，进一步完善档案信息系统的安全防护能力。同时，要严格按照AAA级档案馆的建设标准，切实加强档案馆的硬件建设，切实抓紧抓实“八防”（防火、防潮、防尘、防鼠、防盗、防光、防虫、防水）基础建设上，以及不断加强防磁、隔热功能，完善密集架、空调、电子消毒机、去湿机、温湿度测试仪等先进的档案设施、设备，强化档案资料的硬件管理。

4.4实现现代化的管理

档案作为一个企业在发展过程中对物质财富和精神财富的高度总结和提炼，在企业发展过程中有着的良好的引导作用。档案管理作为现代企业管理的一个重要组成，在实现档案的信息化管理后，应该建立与之相适应的现代化的管理体系，包括完善的档案录入流程，加强对档案的过程管理，严格档案借阅和归还制度等，要大力推行网借阅制度，以现代化的管理手段去进行档案管理，进而提高档案管理效率。

5结语

在供电企业发展过程中，档案是一笔无形的资产，对企业自身的发展有着重大作用。信息化背景下，而企业要想更好地发展下去，就必须认识到信息技术带来的挑战和机遇，要积极的做好档案管理工作，在档案管理中要建立现代化的管理制度，实现档案管理的信息化发展，确保档案管理效率和质量。

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