谈常用档案检索工具的编制方法

谈常用档案检索工具的编制方法

张艳芳

张艳芳（哈尔滨市殡葬事务管理所，黑龙江哈尔滨150000）

摘要：由于档案的内容和外形特点很多，人们利用档案的目的和要求各不相同，单靠一二种检索工具很难全面揭示出档案的内容和成分，也难以满足利用者的不同层次和不同角度的利用需要，所以在长期的档案检索实践中，便形成了不同种类、不同内容和形式的检索工具。

关键词：常用；档案；检索工具；编制方法

档案检索工具是记录、报道、查找档案材料的手段，是开发档案信息资源的工具。由于档案的内容和外形特点很多，人们利用档案的目的和要求各不相同，单靠一二种检索工具很难全面揭示出档案的内容和成分，也难以满足利用者的不同层次和不同角度的利用需要，所以在长期的档案检索实践中，便形成了不同的检索工具。

1卡片式档案检索工具

卡片式的检索工具主要有分类卡片目录、全宗文件卡片目录、专题卡片目录、主题卡片目录、人名卡片目录等。它们虽然在形式和管理方法等方面有共同特点，但在具体的对象范围、作用和编制方法方面又各有特点。

1.1分类卡片目录

分类卡片目录是按照档案内容性质的逻辑体系，依据档案馆（室）所采用的档案分类法组织而成的目录。分类卡片目录的优点是：系统性和集中性强，能为利用者提供系统、全面的档案材料；灵活性和适用性强，是档案人员从事各项业务工作不可缺少的工具。

1.2全宗文件卡片目录

全宗文件卡片目录是以全宗为对象，将全宗内所有需要长久保存的文件的内容和形式特征著录在卡片上，按照档案内容性质的逻辑体系组织而成的卡片目录。

全宗文件卡片是档案室重要的检索工具，其优点是：它问题集中，便于从专业和专题的角度提供档案信息，还可根据需要重新组合；它著录项目详细，存贮信息丰富，有较高的查全率和查准率。

1.3专题卡片目录

专题卡片目录是按照一定题目，把同一主题内容、属性的二次文献组合在一起，以卡片的形式系统揭示档案馆（室）某一专题档案内容和成分的一种卡片目录。

专题卡片目录不受全宗、年度的限制，扩大了信息的存贮范围；也符合按专题利用档案的特点，查找迅速，检准率较高。

1.4主题卡片目录

主题卡片目录是用规范化的词、词组揭示文件或案卷的主题内容，按主题词字顺排列组织而成的一种检索工具。主题卡片目录的主要优点是：具有专指性、集中性、直观性和灵活性的特点，便于特性检索。它的主要缺点是：按主题字顺排列，缺乏逻辑体系，系统性差，不便族性检索。

1.5人名卡片目录

人名卡片目录是将档案馆（室）所藏档案中涉及到的人名及其情况简要著录，按字顺集中排列而成的一种目录。

人名卡片目录项目的设置以简明实用为原则。常见的有简单和详细的两种。简单的只有人名和档号，实际上是人名索引。详细的有3部分内容：第一部分是人的自然情况，包括人名、曾用名、性别、出生年月、民族、籍贯、简历；第二部分是档案内容摘要，即用简洁、准确的文字揭示档案内容，这是最核心的著录项目；第三部分是指引部分，写明材料所在的档号，以便使用索取。

2书本目录式档案检索工具

书本目录式检索工具，一般有案卷目录、案卷文件目录（又称全引目录）、分类目录、全宗文件目录、专题目录、主题目录、全宗目录、联合目录、文号目录。其中，分类目录、全宗文件目录、专题目录和主题目录是相应的卡片目录的转换形式，这里不再赘述。

2.1案卷文件目录

案卷文件目录的格式比较常见的有3种：第一种形式是先列出每一案卷的主要项目，如案卷号、案卷题名、起止日期、案卷内文件页数、保管期限、备注等，再在每一案卷下面详细列出卷内文件目录。第二种形式是仅指出每一个案卷的卷号和题名，下面列出该卷的卷内文件目录。第三种形式是分为两部分，第一部分为案卷目录表，第二部分为卷内文件目录表，在卷内文件目录的备注中注明该份文件所属的案卷号。

2.2文号目录

文号目录是按文号、作者、年度编排并指明出处的一种检索工具，是一种特殊形式的目录。机关日常工作中习惯以文号查档案。文号目录编制简便，检索效果好，主要适用于机关档案室和基层档案馆。

文号目录（索引）的编制方法是：先设计印制好《文号目录表》，再找出要编文号目录的案卷，按文件字号的顺序把文号、文件形成时间、文件题名、档号填在表内，装订成册即可。编制联合目录可以采用三种方式：一馆为主先编，其他馆校对补充；各馆分编，一馆为主汇总；各馆分编，组织专门班子汇总。

3文章叙述式档案检索工具

文字叙述式档案检索工具主要有全宗指南、专题指南、档案馆指南。这类检索工具不记录档案文件的检索标识，不建立排检项目，而采用文章叙述的形式记录档案信息，因此借助它不能直接获得档案文件。从这个意义上来说，可将其视为间接性检索工具。它的主要功能是：全面概括地介绍档案的情况，客观评述档案价值，发挥宣传报道作用，向利用者提供一定的档案线索。

3.1专题指南

专题指南的结构一般包括序言、档案材料内容简介和辅助性工具。序言，概要说明选择该题目的理由、编制的目的和意义，指南的结构和使用方法，以及说明选材的标准、范围、可靠性、完整程度等，并对专题指南中最重要的材料及其意义作简明概述。

档案材料内容简介是专题指南的核心部分。简介按专题、时期等把档案内容分成若干题目或类别，构成指南的章节，以简练、准确的文字系统介绍本专题的有关材料。辅助性工具，放在专题指南末尾，附上全宗名称索引，人名、地名索引，简称表等，为利用者使用专题指南提供方便。

3.2全宗指南

全宗指南的主要作用是介绍报道全宗档案的全面情况，为利用者提供档案的内容、种类、制成材料、科研与历史价值以及机关历史等全面的情报。档案人员可以通过全宗指南更好地熟悉档案和开展业务工作，提高档案的科学管理水平。

立档单位和全宗简要历史是全宗指南的组成部分之一，放在全宗内档案内容成分简介之前，使利用者更好地了解和利用该全宗的档案。关于立档单位和全宗历史简介的内容与方法基本上类似档案整理时的“立档单位和全宗历史考证”，只是简略一些。全宗指南的辅助材料是为了方便使用全宗指南而附设的材料，可以包括关于利用全宗材料的说明、有关立档单位历史和全宗历史的参考材料以及人名和地名索引等。

参考文献

[1]唐宝莲，档案工作的管理体制的探讨[J].科技档案，2006（3）.

[2]夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案，2010（3）.