档案工作标准和标准化研究综述许慧

档案工作标准和标准化研究综述许慧

许慧

镇江市丹徒区广播电视台镇江212028

摘要：国家档案局在机构改革之际，成立了综合科教司法规标准化处，具体承担全国档案工作标准化的行政管理工作，负责组织制定档案工作标准并监督标准的实施。其主要任务是受国家档案局的委托，对档案工作领域内的国家标准、行业标准的立项进行评议，对标准的送审稿进行审核。本文分析了档案工作标准和标准化。

关键词：档案工作；标准；标准化

档案工作标准，是以档案工作领域中的重复性的事物和概念为对象而制定或修订的各种标准的总称；它是档案工作中有关单位和个人应当遵守的共同准则和依据。就本质而言，档案工作标准是一种“统一规定”，是各有关方面需要“共同遵守”的行为准则和依据。

1档案工作标准

1.1档案工作标准的要求。档案工作标准的制定同其他工作领域的标准制定工作一样，都应当遵守如下几点基本要求：第一，标准的编写应注意贯彻国家法令并与有关标准相协调。制定档案工作标准应当自觉遵守国家的档案法律、法规、行政规章等法律规范的相关规定，并且注意与同级有关标准相协调，下级档案工作标准不得与上级档案工作标准相抵触；第二，文字表达准确、简明。档案工作标准化文件中的文字表达应当做到准确、简明、通俗易懂、逻辑严谨，避免产生不易理解或有不同理解之处。宜用文字的用文字，宜用图表的用图表；第三，技术内容应当正确无误。档案工作标准中的图样、表格、数值、公式、化学分子式和其他技术内容都应做到正确无误；第四，术语、符号、代号应统一；第五，编排格式和细则应当符合规定。档案工作标准的构成、内容编排、层次划分及其编号、编写细则应当符合《标准化工作导则标准编写的基本规定》的要求。

1.2档案工作标准的具体表现形式。档案工作标准的具体表现形式是各种相关的标准文件，是指按照规定的工作程序制定，经公认权威机构批准的一整套在文件与档案工作范围内必须执行的规格、规则、技术要求等规范性文件。档案工作标准按照标准的性质可分为管理标准和技术标准，目前我国及国际档案工作组织制定的标准大多数属于技术标准。按照标准的实际法定效力，可以分为强制性标准和推荐性标准。强制性标准是指保障国家档案财富安全的标准和国家通过法律、行政法规规定强制执行的标准；其他标准均为推荐性标。国家档案局将全部档案工作的国家标准和行业标准界定为推荐性标准，并规定今后通过全国档案经技术委员会审查上报的档案工作标准都作为推荐性标准。按照标准的相关程度可以分为正式标准和参照标准。正式标准是指档案工作标准中同档案、档案管理直接相关的标准，如通过全国档案工作标准化委员会会审上报，并得到批准的各种档案工作标准；国际档案工作组织制定的档案工作标准等。参照标准是指由于目前尚无正式的档案工作标准可循，而不得不借鉴的其他行业制定的相关工作。按照标准的适用范围，可以将其划分为国际标准、区域性标准、国家标准、专业或行业标准、企业标准等。国际标准，是指经过国际上的权威性组织制定，在国际上得到承认和通过的标准。这些标准的制定，为各国档案著录工作的标准化提供了基本的行为规范；区域性标准，也称“国际区域性标准”，是指只适用于世界某一区域的、经过世界区域性标准化组织通过的标准；国家标准，是指对全国经济、技术发展有重大意义，必须在全国范围内统一的标准；企业标准，是指在企业内部遵守的技术。各企业在档案工作方面，也可以依据国际标准、国家标准、专业标准，制定水平更高的企业档案管理标准和技术标准。

2档案工作标准化

2.1我国档案工作标准化问题产生的原因。一是忽视了档案工作标准化问题的价值和意义。在档案工作标准化的实施过程中，实施人员和机构往往忽视了档案工作标准化的价值和意义所在，把实施的过程作为执行上级任务的过程。这样在实施的过程中人员没有执行的积极性。最终导致档案工作的标准化的实施在法律、经济和行政方面都得不到保证，具体的实施单位不能够对档案工作的标准化进行充分的宣传和解释工作，导致了实施的困难。二是对档案工作标准化的研究较为薄弱。在现阶段我国仍缺乏对档案工作标准化问题的理论和概念研究，从而导致我国目前还没有形成一套较为完善和科学的档案工作标准化体系。目前针对档案工作标准化问题所研究的书籍或者文献中多是在讨论档案工作的理论原理，或者是针对档案管理工作标准化的某一项具体标准的研究，而对档案工作标准化的认识和应用还停留在对理论的简单借鉴和理解上。三是没有实施档案工作标准化的人才队伍。要有效科学的实施档案工作标准化，必须要有队伍的支撑。实施档案工作标准化的人员不仅应熟练掌握档案工作标准化的具体流程和操作规范，还能够清楚地认识到档案工作标准化实施的价值和意义。然而在现阶段我国的档案管理工作人员中，档案工作标准化的人员稀缺，工作人员的专业知识匮乏，阻碍了档案工作标准化实施。

2.2解决档案工作标准化问题的具体措施。一是档案部门领导要重视标准化的实施。标准化程度如何是衡量档案工作现代化水平的标志。实施标准化，档案工作可以由“人治”变为“法治”，由繁变简，由杂乱走向统一规范，减少重复劳动，提高档案工作质量和社会效益。因此，档案部门领导必须高度重视标准化的实施。标准化实施的形式有采用、选用、补充、配套、提高五种，各单位应根据具体情况，总体规划，选择标准，制定细则，有计划，有步骤地实施。二是在标准化实施过程中，要注意协商一致。档案部门在档案标准化实施过程中要有整体观念，要服从大局，要用标准去统一行动，用标准去规范各项工作，以建立正常的秩序和相对平衡。标准化的实施，除档案部门外，还必须与有关方面协商。众所周知，档案是由文件转化而来的，档案工作标准化的某些方面必须从文件材料的形成部门做起。如果档案工作标准化能从档案形成部门做起，就容易收到事半功倍的效果。三是实施标准化要进行经常性的检查与监督。要保证档案工作实施的标准化的质量，必须加强对档案标准化实施的监督。监督可以由档案行政管理部门或档案学会组织负责，以及时纠正标准化实施过程中背离标准的做法，这样不仅能够促进标准化活动正常有序的开展，而且能够有效规范档案工作人员的工作态度，提升对档案工作标准化的认识。四是加强标准化人才培养。档案工作标准化的实施需要有专业化的人才作为支撑。为适应档案事业发展的需要，档案行政管理部门要采用多种形式（专业培训、短训班等）培训标准化人才，培养同档案管理现代化相适应的高素质的复合型人才。他们不仅要具有文书方面的专业知识、较强的标准意识、规范的标准化研究行为和工作行为，还要具有综合分析和高度概括的信息组织能力，能对国内档案工作发展动态和国外主要国家的标准和有关资料进行分析、调整，及时提供高价值的档案信息，能熟练地运用计算机来管理档案等。

档案工作标准化对于提升我国档案管理的质量和水平，促进我国社会实践的有序发展和进行，具有重要的作用。但是，就现阶段我国档案工作标准化的实施过程中，仍存在很多的问题。档案工作人员对档案工作标准化问题的认识不够深刻，在档案管理标准化实施的过程中投入不够，不能够充分借鉴国际的档案管理标准，以及未建立标准的档案管理体系等都影响了档案工作标准化的实施。所以，有关部门应采取相应的措施，保证档案工作标准化的实施。

参考文献：

[1]王莉.我国档案工作标准化问题及对策研究[J].民营科技，2016（9）：127-128.

[2]张幸媛，李财富，左凡凡等.我国档案工作标准化的问题、成因与对策[J].浙江档案，2016（12）：30-31.

[3]卞刚.当代中国档案工作标准化研究探析[J].档案学研究，2016（2）：43-45.