谈对档案管理问题的探讨

谈对档案管理问题的探讨

贲驰

贲驰

大兴安岭韩家园林业局

摘要：随着国民经济建设的快速发展，档案管理工作目前越来越受到人们的广泛关注。本文主要是分析了档案管理在企业中的重要性以及管理上面的一些有效措施，希望这些观点能为广大同行提供一些帮助。

关键词：档案；管理；探讨

引言

企业档案管理工作的重点在于为企业的决策者提供及时准确的员工信息，随着计算机信息技术的迅速发展，档案管理作为企业员工人事管理工作中的一个重要组成部分，不仅在员工职位晋升、绩效考评等活动中的作用日益重要，而且档案信息资源的利用也逐步受到社会的重视。人事档案是在企业在人事管理工作中形成的文件、簿册、图表、录音、录像等各种载体档案，企业人事档案记载着很多优秀的员工业绩，是进行科学分析，扬长避短，制定企业发展方向的重要依据。加强企业人事档案管理,是企业现代化管理的重要内容。本文就我国企业的档案管理工作进行初步探讨。

一、档案管理对企业管理的重要性

1.促进企业科研技术发展

企业的发展离不开先进科技的支撑，这就要求广大的企业职工在工作实践中要不断地进行先进技术的探索，利用现代化的科学技术为企业的发展服务。科技信息的收集管理，开发利用科技档案资源，将科研计划管理与档案管理相结合，挖掘科技档案中实用的科技信息，使之成为科研立项、实施以及科研成果投入生产的重要依据。充分利用科技档案，开发、推广和应用科研成果，加快新产品研究的进度，通过对企业新产品研究成果的学术交流，逐步推进企业的科研技术水平。

2.促进企业生产效率提高

人事档案是企业档案管理的组成部分，专业性很强，也是评价和衡量企业员工工作效率的重要依据。作为人才信息缩影的人事档案，是各类人才在社会实践活动中形成的原始记录，是人才在德、能、勤、绩等方面的综合反映。人事档案资料信息的利用率高、时间性、实用率强，必须在短时间内做好收集、整理、登记、分类、贮存和档案的利用等工作，利用好人事档案，有助于企业根据人才的不同特点，合理的使用人才，把员工在工作中形成的信息资料进行全面系统的收集和分析，及时准确的向企业决策者提供有价值的人事信息。为企业领导加强企业管理，进一步总结提高企业管理水平提供可靠依据，在提高企业生产效率方面起到至关重要的作用。

3.促进企业生产设备管理

生产设备管理直接关系到企业效益，完善的企业生产设备档案为企业全面、准确地了解设备购置使用情况提供了可靠的技术凭证，也为设备的正常运转提供了保障。设备档案在大型仪器的引进和维护中能起到不可低估的作用。充分利用设备档案考查，了解设备使用频率及使用寿命，为购置新的生产设备提供及时、准确的信息，避免生产资源浪费，是提高企业生产效益的重要途径。

4.促进企业人才选拔

随着我国人事制度改革力度的不断加大，企业人事档案的管理至关重要，人事档案真实记载和反映着职工的个人经历、工作能力和政治面貌等资料，是企业人事管理工作不可缺少的重要依据。人才资源的合理利用以及人员结构的调配等方面都发挥着重要的作用。实现人事档案管理现代化，可以有效的提供全面、系统、准确的人事档案信息资料，以保证企业在人才培养、职称晋升等方面的合理性和公正性，为企业的可持续发展奠定坚实的基础。

二、加强我国企业档案管理工作的有效措施

1.增强档案管理意识

增强企业全体职工的档案管理意识，特别是档案管理人员及领导干部的档案管理意识。档案管理是企业管理的重要组成部分，要把档案管理纳入重要议事日程，与企业的发展目标决策同等地位。大力宣传档案工作，使企业领导、人事管理部门、企业职工都能充分认识档案管理的重要性，更好地支持档案管理工作。只有全面提高企业各部门对档案管理工作的认识，才能使档案管理工作顺利开展。

2.提高档案信息利用率

档案管理的最终目的就是提供信息利用服务，档案资源的开发利用是档案管理的主要目标，通过深层次、多渠道地开发档案信息资源，提高档案的利用率，为人力资源合理利用更好的服务。因此，档案管理人员要树立服务意识，使企业的档案为企业人才选拔、员工继续教育等工作服务。同时，积极开展多种活动，对档案信息进行开发，为利用者提供多方面、有实效的信息资源。当前，档案利用者需要的不仅仅是单份的原始档案资料，他们更需要系统的、有序的档案信息，档案管理人员将档案信息进行汇总，可以节约临时查阅的时间。加强档案利用反馈信息的管理，以满足档案利用者的需求，从而提高档案的利用率，充分发挥其人力资源管理的作用。

3.健全档案管理制度

随着计算机科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度是档案管理的关键。我们必须建立与企业发展目标相适应的科学的档案管理体系，使档案管理与企业决策目标均衡发展。

4.实现档案现代化管理

加强档案现代化管理，利用计算机管理档案信息的收集、传递、开发利用的主要功能。将档案内容按行政管理、人事管理、科研管理、仪器设备、财务管理等分门别类地输入计算机，具有检索快捷、方便、高效等优点，使查阅档案材料费时费力的原始劳动变成在几分钟甚至数十秒钟便可解决的问题。这样可以使档案信息在现代化信息设备中迅捷、准确、方便地再现，使档案信息的处理、传输获得积极效果。配备档案扫描系统，改变传统的由人工录入资料的相对落后的做法，提高档案管理的质量和档案管理工作的效率，注重对现代化各类信息的收集和整理，借鉴社会其他领域的各方面信息，丰富档案管理经验，使企业档案管理更加现代化。

5.加强档案管理人员的培训工作

档案管理人员素质直接影响档案管理水平，企业要将档案人员培养纳入企业人才培养计划，全面提高档案管理人员素质。通过专业培训、继续教育、进修学习等提高业务和知识水平，不断总结探索档案管理工作，推动档案管理水平的提高。档案管理人员在做好日常档案收集工作的同时，要主动丰富档案内容，优化档案结构，掌握档案利用的新动态，积极开辟档案信息资源，树立以档案管理促企业发展的档案管理理念。以满足企业决策者和员工对档案信息的需求。为使企业档案管理工作能更好地为企业发展和人才培养服务，必须重视企业档案管理人员的培养，实现企业档案管理的现代化。

三、小结

在我国建设学习型社会的背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试现代化的档案管理手段，可以全面、真实地反映企业的科研水平和员工素质。档案管理可以帮助企业管理人员及时了解员工工作状况，为适时调整管理策略提供准确依据，有利于社会准确认定企业绩效发展，档案管理与企业管理的有机结合奠定了高效发展的全新模式，对于实现学习型社会具有深远的影响。加强企业档案管理能为企业员工提供全方位、多层次、高水平的服务保障，从而最大限度地促进企业的可持续发展。档案管理人员最大限度地开发利用档案资源，企业全体职工都应充分地认识并积极参与到企业的档案建设，健全档案管理制度，建立档案信息现代化管理模式，多途径、多渠道地开发档案信息资源，实现档案信息资源的共享。

四、结束语

综上所述，企业的档案管理是一项多样化的系统工作，它涉及到方方面面，所以我们必须采取科学创新手段来务实工作，以期提高企业经济效益，促进企业的可持续发展。