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档案员与文书和档案工作

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DOI wjvpzke9j7/3692398

作者刘银辉

机构地区档案员与文书和档案工作刘银辉（湖南城建职业技术学院湖南湘潭411103）摘要：文件是档案的前身,档案是文件最终的归宿,因此应对文件、档案管理实行全程管理,即从文书部门文件管理开始入手。但档案工作的基础是文书处理工作,只抓档案工作而忽视文书处理工作的质量和规范,档案工作是做不好的。如果由档案员来同时做文书和档案工作关键字：历史联系保存价值真实性完整性可靠性全程管理、前端控制中图分类号：C623文献标识码：A文章编号：1672-691x（2010）04关于档案由归档部门进行整理、立卷的规定，这是档案管理规定在执行方面不到位最明显最长久的一个例子。档案员在工作中要求归档部门进行立卷，规定交给档案部门的归档材料应当是已经经过立卷整理好了的，但这种要求往往都会落空，大多数情况是档案归档后再由档案员去整理立卷。所以长期以来，文书或业务部门立卷，纯粹是一种理论规定，没有落到实处。文书或业务部门整理的规定执行得如此艰难，是不是这一规定本身有错呢，显然不是的，之所以要规定文书及业务部门整理，是因为整理的主要目的是为了把彼此有联系的，有某种共性的一些文件组织在一起，便于利用，也使得档案不容易丢失，而归档单位对自己从事的工作最熟悉，最了解文书处理过程，由他们整理，可以及时发现遗漏的材料和提高整理的质量，还可以提高整理的工作效率。由此可见，文书或业务部门整理的规定是很科学的，反映了档案管理的规律，是从档案工作实践中总结归纳出来的科学管理方法。那么如此科学合理的一项规定，为什么执行起来这么不顺呢？首先是因为整理工作是一项有一定专业水准的工作，要根据文件的形成特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，便于保管和利用，需要整理人花费一定的脑力劳动和耐心，还要花费一定的时间，这些在没有档案是由部门整理归档的意识的人那里，都变成了额外的工作负担，不甚其烦，想尽办法和理由不整理。其次是在档案部门要求各归档部门整理和各归档部门不愿整理的矛盾中，档案员处于弱势，任何部门往往都能强有力地抵制住由归档部门整理归档的规定。其结果只能是两种：一种是档案员自己整理，使档案员用多于部门整理许多倍的精力埋于整理工作，并容易出错，也使得档案员的真正职责被削弱了；而另一种是档案员自己也不整理，这样时间一长，档案管理就一片混乱，影响到档案的长期保管和利用。在目前由文书或业务部门整理这一规定还没有被普遍接受的情况下，

出处《兰州文理学院学报：自然科学版》 2010年4期

关键词

分类 [文化科学][]

出版日期 2010年04月14日（中国期刊网平台首次上网日期，不代表论文的发表时间）

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