电算化环境下利润表编制方法的优化

电算化环境下利润表编制方法的优化

郑健

内蒙古通辽市工业职业学校

在实施电算化后，通过财务软件编制利润表显得极为方便，然而在实际应用中，利润表编制却时常出错。在企业主要的会计报表中，利润表具有项目较少、项目内容与会计科目对应关系明确的特点。但是，在财务软件及企业资源计划（ERp）软件的报表系统应用中，编制利润表时却经常产生一些计算错误。这些错误往往并不一定源自软件本身的、设计缺陷或技术故障；而可能与用户的损益核算、损益结转方法和利润表项目具体计算方法有关。因此，有必要对利润表编制方法进行深入探讨。

一．利润表编制差错原因剖析

企业会计制度指出，利润表“本月数”各项目应根据相关科目的发生额填列，基于这一规定，部分财务软件利润表模板错误地将各项目“本月数”按相关科目的借方发生额或贷方发生额定义其取数公式。以“管理费用”项目为例，部分财务软件内设模板将其取数公式设置为：FS（5502，月，“借”，，年），按照这种方式设置，当经济业务发生时，只有“管理费用”科目发生额全部为借方发生额，才能保证利润表“管理费用”项目的数据正确，当出现贷方发生额时，按上述公式取数的结果将会发生错误。以计提坏账准备为例，假设企业按应收账款期末余额的5‰计提坏账准备金，坏账准备期初余额为20000元，应收账款期末余额3000000元，本期企业既无坏账发生也无坏账收回，期末企业计提坏账准备金时，会计分录为：

借：坏账准备 5000

贷：管理费用 5000

按公式FS（5502，月，“借”，，年）取数编制利润表时，“管理费用”项目的数值将比实际数多5000元。不仅“管理费用”项目存在这种问题事实上，利润表中的其他项目也存在与“管理费用”项目相类似的现象。

为保证按上述方式编制利润表的正确性，有的企业采用红字冲销凭证处理相关的冲减业务，仍以上例，按红字冲销方式编制记账凭证时，会计分录为：

借：管理费用 -5000

贷：坏账准备 -5000

这样虽然解决了利润表编制的问题，但与现行会计制度规定存在一定的偏差，不符合会计制度要求。实际上，利润表“本月数”各项目需要根据相关会计科目的借贷净发生额分析填列，在实际应用时，有的企业按净发生额定义了取数公式，仍以“管理费用”项目为例，则需将取数公式定义为JE（“5502”，月，，，）或FS（“5502”，月，“借”，，）-FS（“5502”，月，“贷”，，）。

上述公式在计算机数据处理方面存在一定缺陷。按会计制度规定，“管理费用”的本期发生额要于期末结转到“本年利润”账户，借记“本年利润”，贷记“管理费用”，期末结转业务在计算机系统中被看作是发生额。当企业完成期末结转后，按上述定义的净发生额取数，“管理费用”项目的数据将是零，这显然与实际情况大相径庭。按净发生额取数，则必须保证在期末结转前完成利润表的编制才能保证其正确性，因而利润编制的灵活性将受到很大限制。不论是按发生额还是按净发生额取数来编制利润表，都需要通过企业内部会计制度强制规定下来，然而，由于不同会计人员对经济业务的理解不同，对企业会计制度的把握情况不同，即使从制度角度进行了强制性规范，仍难以避免操作处理上的差错，因而也就难以保证利润表编制结果的完全正确。出于上述原因，有的企业以“本年利润”科目出发，以期末结转业务为基础，通过对方科目取数函数取与“本年利润”科目相对应的损益类科目的结转额来定义其取数公式。仍以“管理费用”项目为例，考虑到结转的方向问题，取数公式设置为：DFS（“5502”，“3131”，月，贷，，）-DFS（“5502”，“3131”，月，借，，），按这种方式，必须在所有损益科目全部完成结转后才能进行，从而增加利润表对期末结转的及时性和正确性的依赖，使其失去灵活性，不能解决不定期结转、部分结转时所产生的问题。

二、利润表编制的优化处理

1.损益类科目本期发生净额。即损益类科目本期发生但尚未结转至“本年利润”科目的损益数。对于收入类科目，是贷方发生额减去借方发生额后的净额，而费用类科目则为借方发生额减去贷方发生额后的净额。

2.损益类科目本期正方结转额。即损益类科目本期结转至“本年利润”科目的数额。所谓正方结转，是指收入从其科目借方结转至“本年利润”科目贷方，费用从其科目贷方结转至“本年利润”科目借方。

3.损益类科目本期反方结转额。反方结转，是指收入从其科目贷方结转至“本年利润”科目借方，费用从其科目借方结转至“本年利润”科目贷方。这虽然是非常规的结转方法，但并不违背记账原理和会计制度。特别是对于“投资收益”、“财务费用”等科目，由于其余额方向并不固定，当出现相反损益如投资损失和利息净收入时，会计人员通常可能按一般习惯以红字结转，即反方结转。在同一会计期末，两种结转方向一般只居其一，但也可能同时存在于先后进行的多次结转之中。因此，计算公式应同时包括对正方结转额和反方结转额的处理。

电算化环境下编制利润表，需要从计算机系统处理数据的特点出发来设置其取数公式，取数公式设置时，还需要综合考虑各种因素的影响。根据上述分析，利润表各项目取数公式的设置既要考虑相关会计科目业务发生额的情况，又要考虑报表编制时间不同的影响。在现行会计制度下，既要确保利润表编制的正确，又要发挥其编制的灵活性，其取数公式应由两部分构成，一是净发生额，二是损益类科目的净结转额。以“管理费用”项目为例，其取数公式应设置为：

JE（“5502”，月，，，）+DFS（“5502”，“3131”，月，贷，，）-DFS（“5502”，“3131”，月，借，，）

或FS（“5502”，月，“借”，，）-FS（“5502”，月，“贷”，，） + DFS（“5502”，“3131”，月，贷，，）-DFS（“5502”，“3131”，月，借，，）

通过上述公式取数时，若未进行期末结转则“管理费用”项目的数据只由“管理费用”的净发生额构成，即由 JE（“5502”，月，，，）或FS（“5502”，月，“借”，，）-FS（“5502”，月，“贷”，，）生成；若已全部完成期末结转则“管理费用”项目的数据只由“管理费用”的结转净额构成，即由DFS（“5502”，“3131”，月，贷，，）-DFS（“5502”，“3131”，月，借，，）来生成；若存在部分结转、结转冲销时，“管理费用”项目的数据将由“管理费用”科目净发生额和“管理费用”科目净结转额两部分构成。

按照这种方式编制利润表，不必考虑报表编制时间的限制，也不管损益如何入账、抵减事项如何处理只要各损益确认入账，都可体现在利润表的相关项目中，即使平时业务处理时出现借贷双方虚增或虚减现象，也不会影响到利润表编制的正确性，彻底克服了不规范业务对报表的影响，确保了会计制度的严肃性，因此具有较高的兼容性和较强的适应性。