浅谈街道机关如何规范做好档案管理

(整期优先)网络出版时间:2021-05-17
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浅谈街道机关如何规范做好档案管理

徐倩

巨野县永丰街道办事处经济贸易服务中心


摘要: 档案管理工作作为街道机关的一项基础性工作,真实反映出街道在悠久历史长河中的兴衰变迁,也为政府工作提供了大量的基础数据,对稳定社会秩序、推动社会发展具有重要意义。通过调查研究发现,不少街道机关档案管理工作存在不规范之处。本文通过研究分析街道机关档案管理工作现状,进而探讨如何规范做好该项工作,提升档案管理工作质量与成效。

关键词:街道机关;规范;现状;档案管理



街道机关档案是指在城市街道建设中,街道办事处逐渐形成、保留不同形式、载体的历史记录,主要包括纸质书写材料、录音文件、电子档案等。随着城市的快速成长和经济的日益繁荣,街道机关档案越发显示出其重要性,在城市与经济发展中发挥着积极作用。

一、 当前街道机关档案管理工作的现状

(一) 档案管理室基础设施差,存放不规范。当前,不少街道档案机关的档案室设施条件差,不能满足纸质资料的保管,例如一些档案室存在墙皮脱落、渗水现象,严重不利于档案存放。甚至有些街道机关未能单独设置档案室,只是简单将资料堆放在杂物间或者办公室某个角落,当要用到时,翻天覆地寻找,不仅加大了查找的难度,甚至使得堆放顺序更加凌乱,造成了人力时间的浪费。

(二) 档案管理员专业化程度还不够。街道办事处工作重,但办事人员相对缺少,档案管理员往往是由某个工作人员兼职,再加上人员频繁变动,使得档案管理队伍不够稳定。这也使得组织开展的档案业务培训跟不上队伍变动步伐,有的档案管理员接受培训之后,在还未进入到档案管理岗位角色之时,就被调换到其他岗位。多方面因素影响,使得管理员整体业务素质在很长一段时间内都得不到提高,档案管理质量也一直达不到要求。

(三)档案管理缺乏规章制度。首先,缺乏正规的管理体系,未明确哪些档案需要归档,导致档案管理员对不知道要保管的资料,出现了遗漏现象,而这部分资料最终也没有被保留下来;其次,缺乏奖励机制,使得档案管理员工作缺少主动性、积极性;再次,档案借出规范管理不够规范,甚至流于形式。甚者,个别人借此机会在档案上私自涂改内容,更改数据,造成档案资料失真。

(四)档案管理监督不严,审核程序不规范。很大程度上,档案资料在移交到档案管理室时,档案管理员的第一反应大多是任其堆放,或只是简单核对一些基础信息,未经分类便直接进行归档,放入档案室,未对档案资料完整性、正确性进行检查审核,对于漏页、错页问题,不能做到及时发现,对需要归档档案资料的初步审查工作并未正确做到位,长此以往,档案室里的文件错误积少成多,对日后工作会造成不小的麻烦。

二、 街道机关规范档案管理工作的应对措施

针对问题,我们提出如下办法:

(一)加大经费投入,改善基础设施条件。街道机关要充分认识到档案管理工作重要意义,通过加大资金投入力度、改善基本设施等手段,改善档案管理工作条件。另外,街道机关也可向上级机关请示申请资金建造专门的档案存放室,可以一次性满足档案规范存放的需求,推动档案管理进一步实现科学化、严谨化、标准化。

(二) 提升能力素质,强化人员赋能。作为一项专业性很强的工作,档案的管理与收集并不是人人都能快速上手的,档案管理工作不仅对人员的专业技能提出了高要求,也对他们的职业道德也提出了更高的标准。我国现代化信息设备随着时代的发展,也被广泛应用在社会的各个方面领域,档案管理也不例外。为进一步实现现代化管理,要增强工作人员相应能力:要在业务知识上,加强对档案管理人员的专业知识、技能培训;要在科学知识上,要求档案管理人员掌握现代化技能,提高综合素质;要在管理操作能力上,学会利用现代化技术,规范整理档案。

(三)增强规范意识,完善规章制度。做好街道档案管理工作,关键在人,我们要优先挑选具有较强责任心、较高业务素质、较强学习能力的年轻人,组成档案管理小组,组内要明确分工,落实岗位责任。这些人要严格遵守规章制度,做好档案日常保管、使用和整理工作。在日常的工作中,要做到制度落实,按期限要求移交需要保管档案资料,避免发生损毁现象,出借与归还都要办理相关手续,避免丢发生失和改动现象。档案管理员通过狠抓执行和落实,可以使得街道办事处档案管理制度更加健全和完善,长此以往,便能够形成一个科学的管理模式。

(四) 加强对档案资料归档前的初审,并增加复审环节。当其他人将档案资料拿过来时,档案管理员应第一时间对内容的真实性、完整性,进行初步核实。如果有缺页漏页、错误发生,第一时间返还给档案移交人,要求其进一步改正之后再进行移交。另外,每一次有人需要借出档案资料,需要做好登记工作,归还时也要当面清点无误后再重新放入档案管理室。除此之外,也要不定期对档案室内的档案资料进行复审,这一举措不仅可以检查出之前未发现的问题,还可以加深对档案内容的熟悉程度。

综上所述,目前,大多数街道机关的档案管理工作极为落后,存在较多不规范的地方。因此,我们要看到解决档案管理工作存在问题的重要性、紧迫性,根据实践需要,科学规范做好街道机关档案管理工作。而采取针对性强的举措不仅可以对症下药,有效解决当前档案管理存在的问题,还可以举一反三,延伸出更多的新想法提升档案管理工作,促使街道机关档案工作迈上新台阶,推动档案管理适应城市发展、社会发展需要。


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